Erste Dienstwagen anmelden

Dienstwagen - In gewisser Weise sind sie ein Sinnbild für den angestrebten Erfolg eines Unternehmens. Ein Unternehmen, welches Dienstwagen bereitstellt, ist zumindest nach außen hin auf dem richtigen Weg. Sie dienen mitunter der Mitarbeiterbindung, doch zu Beginn stellen diese Fahrzeuge Unternehmer vor eine Herausforderung. Welche Aufgaben und rechtlichen Details sind zu beachten und welche Punkte sind rund um den Dienstwagen schlichtweg unverzichtbar? Dieser Artikel schaut sich die wichtigsten Aspekte in diesem Zusammenhang an und gibt Tipps zum Einstieg.

Erste Schritte zur Anschaffung von Dienstwagen

Fakt ist: Die wenigsten Dienstwagen werden von einem Unternehmen konkret erworben. Meist stehen Leasingverträge hinter den Fahrzeugen. Dies ist sinnvoll, immerhin wird im Regelfall ein langjähriger Vertrag angestrebt, und ein Dienstwagen, der die zehn oder mehr Jahre überschritten hat, wirkt auf Kunden wenig interessant. Doch selbst, wenn der Leasingpartner gefunden wurde, gibt es noch offene Fragen. Aber was müssen Unternehmer grundsätzlich bedenken?

• Angebote einholen – jeder Betrieb sollte sich mehrere Angebote einholen. Leasing ist auch nicht gleich Leasing, denn je nach Vertrag ist beispielsweise eine Kilometerzahl als Maximalwert vorgegeben. Das kann problematisch sein, denn ein Außendienstmitarbeiter reist womöglich mehrfach quer durch die Republik – in der Woche. Das Angebot des Leasinggebers muss zum Unternehmen passen.
• Leasingende – schon vor dem Vertragsbeginn muss an das Ende des Leasings gedacht werden. Was Privatpersonen ärgert, kann für Betriebe fatal werden. Welche Regularien beinhaltet der Leasingvertrag? Wie werden Gebrauchsspuren oder leichte Schäden behandelt? Was geschieht, wenn die Kilometerleistung überschritten wurde? Aus diesem Grund ist es wichtig, die Verträge genau zu prüfen und sie eventuell dem eigenen Rechtsbeistand vorzulegen.
• Regelwerk – innerbetrieblich muss ein klares Regelwerk rund um die Dienstwagen vorliegen. Und das gilt für Dienstwagen, die vom Mitarbeiter mit nach Hause genommen werden ebenso, wie für die Wagen, die nur für Botenfahrten genutzt werden. Ohne das Regelwerk ist der Ärger praktisch vorprogrammiert: Würde der Fahrer des Botenwagens eine Strafe bekommen, wenn er das Mittagessen dem Kind nach Hause bringt, der Fahrer des Dienstwagens jedoch keine Strafe erwarten, obwohl er Kinder von der Schule abholt, ist der Ärger im Betrieb selbst gegeben. Jeder Unternehmer muss klare Regeln für die Dienstwagennutzung aufstellen, die sich auf Nutzung, Reinigung und natürlich das Fahrtenbuch beziehen.

Das Regelwerk mag der schwierigste Aspekt sein. Dennoch ist es das wichtigste Element, denn ohne eine innerbetriebliche Klarheit wird auch nie eine rechtliche Klarheit geschaffen. Fahrtenbücher sollten ohnehin normal sein. Elektronische Varianten der Bücher unterstützen Fahrer und Betrieb bei der Führung, selbst mit Apps lassen sich die Bücher mittlerweile führen.

Dienstwagen anmelden

Im Straßenverkehrsrecht ist der Dienstwagen ein normales Fahrzeug, welches natürlich angemeldet werden muss. Die Anmeldung des Dienstwagens ist mitunter online möglich, allerdings kommt es hier ganz auf die Region an. Nicht alle Straßenverkehrsämter ermöglichen die Online-Registrierung. Notwendig für die Anmeldung sind die Fahrzeugpapiere (werden bei der Onlinevariante per Post zusätzlich nachgeschickt), der Personalausweis und natürlich der Versicherungsnachweis. Aber was gibt es allgemein zu beachten?

• Kennzeichen – im Zuge der Anmeldung wird auch ein Kennzeichen beschafft. Dies ist mittlerweile durchaus online möglich, allerdings muss darauf geachtet werden, dass die Ausgabestelle auch mit dem Straßenverkehrsamt zusammenarbeitet. Bei der Bestellung muss das Kennzeichen geblockt werden, denn sonst könnte es auch eine weitere Person bestellen. Wer ein Wunschkennzeichen benötigt, der muss, regional unterschiedlich, tiefer in die Tasche greifen. Kostete früher ein Wunschkennzeichen noch 20,00 Euro, so wird heute mitunter für jeden Buchstaben oder jede Zahl dieser Betrag verlangt.
• Versicherung – sie unterscheidet sich von der eigenen Kfz-Versicherung. Natürlich ist die Vollkasko bei Leasing- und Neufahrzeugen notwendig und sinnvoll, doch müssen Unternehmer aufpassen: Dienstwagen dürfen keine Fahrersperre haben. Um zu sparen, greifen viele Privatleute auf den Ausschluss von Fremdfahrern oder Fahrern unter 25 Jahren zurück – im beruflichen Umfeld ist dies natürlich nicht möglich, denn weder kann ein Betrieb heute sagen, ob der Top-Außendienstler in zwei Jahren nicht gerade Mal 23 Jahre als ist, noch kann er verhindern, dass keine Fremdfahrer den Wagen fahren. Ist der Betrieb in Person des Unternehmens Versicherter, sind alle anderen Personen Fremdfahrer. Das würde das Thema Dienstwagen ad absurdum treiben.

Reparatur und Wartung des Fahrzeugs

Auch diesbezüglich scheiden sich die Geister. Denn die Nutzung des Dienstwagens ist mitunter entscheidend dafür, wie die Wartung und die Reparatur von Dienstwagen geregelt wird. Einige Beispiele:

• Montagefahrzeug – auch Handwerker nutzen Montagefahrzeuge als Dienstwagen und dürfen sie privat mitnehmen. Andere Unternehmen unterbinden das. Wird das Fahrzeug rein für betriebliche Zwecke genutzt, so unterliegen Wartungen und Reparaturen natürlich dem Unternehmen. Denn: Der Mitarbeiter greift auf das Fahrzeug als reines Arbeitsmittel zurück. Und so wenig, wie er für die Reparatur einer Kreissäge zuständig ist, so muss er sich auch auf das Auto als Arbeitsmittel kümmern.
• Echter Dienstwagen – mittlerweile hat es sich eingebürgert, dass zumindest Mitarbeiter im gehobenen Segment das Arbeitsfahrzeug mit nach Hause nehmen dürfen und dieses auch privat nutzen. In diesem Fall ist eine Regelung notwendig.

Jeder Betrieb kann nun über den Dienstwagenüberlassungsvertrag die Regularien festlegen. Wer darauf verzichtet, der macht sich angreifbar. Mindestens muss über das Fahrtenbuch erkennbar sein, zu welcher Zeit ein Unfall geschah, der eine Reparatur erforderte. Ist es während einer Privatfahrt gewesen? Nun greifen die gesonderten Regelungen, meist sogar in Verbindung mit der privaten Kfz-Versicherung des Fahrers. Fand der Unfall indes während der Arbeitszeit statt, so greift die Versicherung des Betriebs.

Unabhängig von den regulären, meist über das Checkheft vorgegebenen Wartungsintervallen, ist die Pflege des Wagens zu klären. Auch sie dient dem Erhalt des Fahrzeugs und sollte somit fest definiert sein. Aber was gehört dazu?

• Reinigung – wie häufig muss das Fahrzeug gereinigt werden? Eine Angabe »bei Bedarf« reicht nicht aus, denn der Spielraum ist je nach Ermessen zu groß. Eine Angabe »einmal monatlich Waschanlage und aussaugen« hingegen setzt klare Parameter.
• Gebrauchsmittel – im besten Fall behandelt der Mitarbeiter den Dienstwagen wie sein Eigentum. Dennoch sollte klar definiert werden, dass der Mitarbeiter dafür zuständig ist, Öl nachzufüllen und beispielsweise das Kühlwasser zu prüfen. Für erweiterte Arbeiten sollte direkt vom Betrieb aus ein Check-Termin in der Werkstatt ausgemacht werden.
• Essen –Was gerne vergessen wird, ist auch die Mittagspause im Fahrzeug. Sicherlich schadet ein belegtes Brötchen dem Auto nicht, doch speisen Mitarbeiter regelmäßig in Fast-Food-Ketten oder essen den Döner im Auto, so hinterlassen die Mahlzeiten Spuren. Auch dies muss vorab geklärt werden. Alternativ: Der Mitarbeiter verpflichtet sich, bei der Abgabe des Fahrzeugs oder beim Ausscheiden aus dem Betrieb eine professionelle Innenraumreinigung auf eigene Kosten durchführen zu lassen. In diesem Fall lässt sich Ärger vielfach umgehen.

Grundsätzlich müssen sich Unternehmen über Reparaturen und Wartungen des Fahrzeugs Gedanken machen. Je häufiger der Wagen auch privat genutzt wird, desto häufiger kann es zu Problemen kommen. Was ist, wenn der Mitarbeiter privat mit dem Golden Retriever aufs Land fährt, der Hund sich begeistert in Pfützen herumtrollt und später zurück ins Auto kommt?

Fazit – Dienstwagen bedeuten mehr als die bloße Anmeldung

Unternehmen sollten sich immer gute Gedanken machen, wenn sie die ersten Dienstwagen anschaffen. Schon die Frage der Anschaffung ist wichtig, doch noch wichtiger ist es, ein klares Regelwerk für das Unternehmen aufzusetzen. Die Nutzung des Dienstwagens muss bis ins kleinste Detail geregelt sein – und dies gilt für alle Fahrzeugtypen. Ein Unfall des Abteilungsleiters vor dem Kindergarten des Sohnes darf nicht anders behandelt werden als der Unfall der Kurierfahrerin, die dem Kind ein Pausenbrot bringt und vor der Schule einen Unfall hat.