Serie – 10 Tipps: Perfekte Präsentationen: Die Botschaft gut rüberbringen

Den Begriff „präsentieren“ nutzen wir heutzutage vielfältig. In unseren Tipps für eine „perfekte Präsentation“ geht’s um die visuelle Darstellung von Informationen und deren Vermittlung in einem Vortrag. Die Präsentationsmethode hat ihren Ursprung im Marketing – Ziel ist es also, eine Botschaft zu vermitteln und die Zuhörer zum Handeln aufzufordern. Durch die Covid-19-Pandemie ist die Zahl der Präsenzveranstaltungen gesunken, viele Unternehmen haben den virtuellen Raum für sich entdeckt. Die Vorteile liegen auf der Hand: Man kann sich standortübergreifend austauschen, spart Zeit und Reisekosten. Doch egal, ob beim klassischen Meeting vor Ort oder im virtuellen Raum: Wer die Zuhörer in seinen Bann ziehen will, sollte auf folgende Dinge achten:
Foto: ©Impact Photography – stock.adobe.com
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1 ZIEL VOR AUGEN

Warum sollten sich Ihre Mitarbeiter, Kollegen oder Kunden Zeit nehmen, um Ihrem Vortrag zu lauschen? Haben Sie etwas zu bieten? Wer seine kostbare Zeit zum Zuhören opfert, will z.B. Neuigkeiten erfahren, Nutzen oder Vorteile aus der Veranstaltung ziehen oder einfach kurz und bündig informiert werden. Bevor man sich an seine Vortragsfolien setzt, muss klar sein, mit welchem Publikum man zu tun hat. Auf welchem Wissensstand sind die Teilnehmer und welche Erwartungshaltungen haben sie an die Veranstaltung? Nur so können Sie passgenau Ihre Botschaften formulieren und Ihr Ziel verfolgen. Tipp: Bei virtuellen Veranstaltungen sollten die Teilnehmer vorab technische Informationen erhalten (Systemvoraussetzungen, Zugangscodes, Hardware, gegebenenfalls Testlauf anbieten).


2 IM FLUSS BLEIBEN

Vorträge – wir gehen hier vom PowerPoint-Format aus – sollten im Idealfall eine Geschichte erzählen. Die Folien-Abfolge sollte einem roten Faden folgen. Logisch und gut nachvollziehbar werden die Fakten präsentiert – aber hier und da könnten Thesen, neueste Forschungsergebnisse, Kundenbefragungen oder andere Fakten für Überraschungseffekte sorgen. Das weckt die Neugierde im Auditorium. Tipp: „Echte“ Fotos, also keine Stockfotos aus Datenbanken, wirken meist sehr authentisch und ziehen den Zuhörer in die Geschichte hinein.


3 TRICHTER ODER PYRAMIDE?

Die Gedanken, Kernbotschaften und Fakten sollten gut strukturiert werden. Es gibt zwei grundsätzliche Ansätze: einen trichterförmigen Aufbau oder als Pyramide. Beim Trichterprinzip werden alle Argumente und Fakten vorgestellt und am Ende wird eine Lösung oder Idee präsentiert. Das ist logisch gut nachvollziehbar. Es klappt aber nur, wenn die Zuhörer konzentriert bei der Sache sind und die Lösung mitentwickeln. Bei der Pyramidenstruktur wird schon zu Beginn das Problem grob umrissen und eine Kernbotschaft/Lösungsidee präsentiert. Diese wird nachfolgend mit Fakten und Argumenten erläutert. Am Ende folgt die Konklusion und die Kernbotschaft wird wiederholt. Bei dieser Präsentationsart wird der Fokus klar auf die Lösung gelegt. Das Publikum kann sich von Beginn an mit dieser Idee auseinandersetzen. Tipp: Bei komplexen Themen ist es oft nicht einfach, einer Präsentation zu folgen. Zur besseren Orientierung auf den Folien helfen sogenannte Action Title, die den Inhalt der jeweiligen Folie zusammenfassen.


4 KLAR UND ÜBERSICHTLICH

Kurze Sätze mit möglichst wenig Fachjargon kommen beim Zuhörer am besten an. Reine Schlagwörter nach Spiegelstrichen bleiben weniger im Gedächtnis. Denken Sie daran, aktiv statt passiv zu formulieren und möglichst Verben statt Substantivierungen zu verwenden. Optisch sollten die Folien nicht überfrachtet werden. Gestalten Sie weder reine Textwüsten noch eine bunte Collage mit zig Icons, Grafiken oder Fotos. Der Trend geht eher zu schlichten Folien mit wenig Inhalt. Die Worte sollen wirken. Die wichtigsten Zahlen und Fakten sollen ins Auge springen. Tipp: Setzen Sie Akzente mit Business-Symbolen wie die Glühbirne für eine Idee oder das Sofa für die Komfortzone. Aber auch hier gilt: Weniger ist mehr


5 NICHT ALLES VORHER VERRATEN

Eben habe ich empfohlen, prägnant zu formulieren und die Folien auch optisch eingängig zu gestalten, damit das Auditorium gut folgen kann. Verschießen Sie aber nicht Ihr ganzes Pulver schon auf den Folien. Völlig selbsterklärende Folien machen Sie als Redner überflüssig. Die Konzentration im Auditorium sinkt. Das gesprochene Wort sollte den Folieninhalt ergänzen – aber bitte nicht zu sehr abschweifen, sonst entsteht eine Text-Bild-Schere und die Zuhörer werden verwirrt. Tipp: Mit gezielten Pausen steigern Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer. Ihre Aussagen können nachhallen, die Spannung wächst. Im virtuellen Raum bietet es sich an, Folien mit ausdrucksstarken Bildern oder vielen Zahlen und Fakten etwas länger stehen zu lassen.


6 SUPEREFFEKTE NUTZEN MEIST WENIG

Manche Leute sind wahre PowerPoint-Meister und ziehen sämtliche Register: Da schwirren die Animationen nur so über die Seiten. Technisch ist das perfekt, aber dem Zuschauer wird es eher schwindlig. Die Fakten verschwimmen im Hintergrund. Bei virtuellen Vorträgen muss man auch bedenken: Animationen fressen hohe Datenmengen. Nicht jeder Teilnehmer verfügt über eine starke Internetverbindung und kann dann ruckelfrei dem Vortrag folgen. Wer unbedingt Bewegung in seinen Foliensatz bringen will, könnte Cinemagramme einbauen. Das sind leicht bewegte Bilder und Animationen auf statischem Hintergrund.


7 VOLL IM ZEITPLAN

Eine ideale Präsentation dauert circa 30 bis 45 Minuten. Es streiten sich die Gelehrten, wie viel Aufmerksamkeit dem gesprochenen Wort geschenkt wird und wie viel auf die nonverbale Kommunikation entfällt. Klar ist: Bei Online-Präsentationen stehen die Folien im Vordergrund. Drei bis maximal fünf Minuten Vortragszeit pro Folie geht in Ordnung – manche Praktiker empfehlen nur ein bis zwei Minuten. Das hängt von der Komplexität des Inhalts ab. Das Publikum kann den Text meist schneller lesen, als ein Referent spricht. Vermeiden Sie, zu viele Aspekte auf einer Folie aufzulisten. Eine Kernbotschaft pro Folie ist ideal. Sonst reden Sie noch über Punkt eins, während die Teilnehmer schon ganz woanders sind. Tipp: Man könnte allerdings auch einzelne Abschnitte oder Bilder nacheinander einblenden lassen, dann sind Redner und Hörer auf einem Stand.


8 ICH BIN SO FREI

Sprechen Sie frei. Setzen Sie Ihre Stimme gezielt ein. Gerade bei virtuellen Vorträgen ist das wichtig. Bleiben Sie locker, nutzen Sie Gestik und Mimik – auch im virtuellen Raum. In Präsenzveranstaltungen können Moderationskarten als Gedankenstütze fungieren; virtuell kann man mit dem geteilten Bildschirm bzw. einem zweiten Bildschirm als „Spickzettel“ arbeiten. Gehen Sie den Vortrag vor der Präsentation mehrmals durch. Lesen Sie den Text in normaler Sprechlautstärke vor. So merken Sie besser, ob der Text irgendwo hakt oder ob es inhaltliche Schwachstellen gibt. Außerdem wissen Sie dann, ob die Vortragsdauer im Limit liegt. Tipp: Vorträge im virtuellen Raum sind anfangs ungewohnt. Probieren Sie die Technik vorher unbedingt aus. Üben Sie vor der Kamera zu reden, dafür reicht auch das Smartphone.


9 IM VIRTUELLEN RAUM

Auch online sollte eine ruhige Arbeitsatmosphäre geschaffen werden. Geräuschquellen wie Handy oder Pop-up-Fenster ausstellen. Kamera ist auf Augenhöhe. Tonprobe vorher machen. Für eine gute Beleuchtung sorgen. Beim Sprechen in die Kamera schauen und sich die Zuhörer „denken“. Auch wenn es schwerfällt, ohne direktes Feedback wie Blicke und Mimik. Bildschirmhintergrund und Kleidung sind auch wichtige Aspekte. Ein einheitlicher Hintergrund – am besten ein Greenscreen – sorgt für einen professionellen Auftritt und scharfe Konturen. Die Kleidung sollte nicht zu stark gemustert sein und beim Greenscreen keine grünen Farbtöne aufweisen. Grundsätzlich gilt: dunklere Kleidung vor hellem Hintergrund und umgekehrt. Tipp: Je nach verfügbarer Datenleitung empfiehlt sich, die Bandbreite zu reduzieren, damit alles störungsfrei abläuft. Mailprogramme, Browser, YouTube oder andere Anwendungen schließen.


10 AN INTERAKTION DENKEN

Wer sich die dauerhafte Aufmerksamkeit des Publikums sichern will, muss die Leute einbeziehen und direkt ansprechen. Das gelingt mit Blickkontakt, aber auch mit eingestreuten Fragen wie z.B. „Nutzen Sie auch dieses Produkt“? oder „Stellen sie sich vor, ihr Unternehmen expandiert“. Rückfragen des Publikums sind erwünscht – müssen aber kanalisiert werden, damit der Vortragsfluss nicht zu sehr gestoppt wird. Auf virtueller Ebene bieten sich Chatmeldungen an. Die Vortragenden sollten als Einzige das Mikro anhaben. Bei Wortmeldungen heben die Teilnehmer die (virtuelle) Hand. Tipp: Am besten die Folien erst am Ende als Handout ausgeben bzw. später versenden. Das lässt dem Vortragenden mehr Spielraum für freie Rede und die Zuhörer sind gezwungen, zuzuhören.
Claudia Schneider | redaktion@regiomanager.de
Ausgabe 03/2020