Deutsche Unternehmen haben, anders als man vielleicht annehmen könnte, keine gesetzliche Verpflichtung, für ihre Beschäftigten eine Personalakte vorzuhalten. Dennoch führen selbstverständlich fast alle Unternehmen in Deutschland aus Praktikabilitätsgründen Personalakten. Anstatt Personalunterlagen, wie z. B.
– Lohn- und Gehaltsabrechnungen,
– Sozialversicherungsnachweise,
– Arbeitsverträge,
– Kfz-Überlassungsverträge („Dienstwagenregelungen“),
– Arbeitszeiterfassungsaufzeichnungen („Arbeitszeitkonten“),
– Unterlagen zum Mutterschutz,
– Leistungsbeurteilungen,
– Zielvereinbarungen,
– etwaige Abmahnungen und
– Mitarbeiterdarlehen
an verschiedenen Stellen im Unternehmen abzulegen, werden diese in der Regel für alle Beschäftigten fast immer zentral in einer Personalakte erfasst. Diese wird in vielen Fällen noch immer als Handakte oder Ordner in Papierform geführt.
Zahlreiche Unterlagen und Informationen, die die Beschäftigungsverhältnisse betreffen, müssen allerdings grundsätzlich bereits seit 2022 (auch) in digitaler Form aufbewahrt und bei Sozialversicherungsprüfungen digital zur Verfügung gestellt werden.
Hiervon konnten Arbeitgeber sich bis 31.12.2026 auf Antrag befreien lassen gemäß § 8 Abs. 3 S. 2 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV).
Dies fällt nun Ende 2026 weg. Demgemäß müssen die in § 8 Abs. 2 BVV im Einzelnen aufgeführten, über 20 verschiedenen Personaldaten und -unterlagen stets in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen genommen werden. Außerdem müssen bei Sozialversicherungsprüfungen gemäß § 28p Abs. 6a S. 1 SGB IV die für die Sozialversicherungsprüfung notwendigen Daten der Beschäftigten dem zuständigen Rentenversicherungsträger elektronisch aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm übermittelt werden.
Angesichts dessen stellt sich die Frage, ob es dann nicht Sinn macht, im Jahr 2026 von der Führung einer klassischen Personalakte in Papierform auf die Führung einer digitalen Personalakte für alle Beschäftigten überzugehen.
In den Personalakten befinden sich sehr sensible persönliche Daten der Angestellten. Bei in Papierform geführten Personalakten lässt sich der Datenschutz über abschließbare Aktenschränke und die Benennung der zur Einsicht befugten Mitarbeiter gewährleisten. Digital muss dies in gleicher Weise gewährleistet werden.
In diesem Falle empfiehlt es sich – auch im Hinblick auf den Datenschutz – dann hierfür professionelle Lösungen im Sinne von Personal-Managementsystemen zu nutzen, für die es verschiedene Anbieter gibt. Erster Ansprechpartner und Ratgeber kann hier der Steuerberater sein, der häufig bei Fragen zu Lohn- und Gehaltsabrechnungen zur Verfügung steht oder diese sogar vollständig übernimmt und abwickelt – oft auch im Team mit in der Kanzlei ansässigen Rechtsanwälten, die für Fragen des Datenschutzes sowie des Sozialversicherungs- und Arbeitsrechts zur Verfügung stehen, Letzteres z. B. im Hinblick auf Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats bei der Einführung einer „digitalen Personalakte“.
Friebe - Prinz + Partner
Parkstr. 54
58509 Lüdenscheid
Ein Porträt des Unternehmens und weitere Informationen zu Friebe - Prinz + Partner finden Sie HIER
Teilen:
Fotostrecke
Der Autor Dr. Volker Jahr ist Rechtsanwalt und Steuerberater, Fachanwalt für Steuerrecht, Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht und Partner bei FRIEBE – PRINZ + PARTNER Wirtschaftsprüfer Steuerberater Rechtsanwälte mbB. Er betreut und berät vorwiegend mittelständische Unternehmen in allen Fragen des Wirtschaftsrechts zusammen mit den weiteren Rechtsanwälten und Fachanwälten der Kanzlei.
Herr Martin Kantor LL.B. M.Sc. ist Wirtschaftsprüfer und Steuerberater und Partner bei FRIEBE – PRINZ + PARTNER Wirtschaftsprüfer Steuerberater Rechtsanwälte mbB. Er ist dort Ansprechpartner für alle Fragen im Zusammenhang mit der Einrichtung und Betreuung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie insbesondere für Digitalisierung.
