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Projektmanagement: Grundlagen und Voraussetzungen

Foto: ©pixabay.com/de/usersterovesalainen-809550/
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In der heutigen Wirtschaft werden Arbeitsprozesse immer komplizierter und verschachtelter, außerdem haben sich die Arbeitszyklen erheblich verkürzt. Damit alles reibungslos über die Bühne geht und ein Projekt rechtzeitig abgeliefert werden kann, muss die Arbeit in separate Blöcke eingeteilt werden. Ein Projektmanager sorgt dafür, dass Fristen eingehalten und Aufgaben professionell ausgeführt werden. Projektmanagement ist ein wichtiger Bestandteil eines jeden Betriebs. Der wichtigste Faktor, der zu einem gelungenen Projektmanagement beiträgt, ist ein präziser Fokus. Der Projektmanager muss jeden Schritt des Prozesses sauber steuern und kontrollieren können. Dazu gehören auch ein tiefschürfendes Verständnis der einzelnen Etappen sowie ein bereichsübergreifender Ansatz. Außerdem müssen die nötigen Rahmenbedingungen vorliegen, um ein erfolgreiches Projekt auf den Weg zu bringen. Wie lässt sich das Projektmanagement innerhalb eines Unternehmens verbessern? Viele Unternehmen räumen dem Projektmanagement nur eine nebensächliche Rolle ein. Dabei ließen sich viel größere Erfolge verzeichnen, wenn dem Projektmanagement mehr Aufmerksamkeit zuteil würde. Die Kompetenz des Projektmanagers ist hierbei besonders wichtig, denn er muss die Interessen der Stakeholder - der sogenannten Anspruchsgruppe - erfüllen. Dabei sind Parameter wie Zeit, Kosten und Qualität ausschlaggebend. Der Auftraggeber stellt klare Forderungen an das Projekt, die möglichst genau eingehalten werden müssen. Dabei stehen die obengenannten Parameter in direkter Konkurrenz zueinander: Kann eine Frist voraussichtlich nicht eingehalten werden, muss zusätzliches Personal beschäftigt werden, was die Kosten in die Höhe treibt. Allerdings kann es auch vorkommen, dass die Kosten gedeckelt sind und dadurch  Abstriche bei der Qualität unumgänglich sind. Die Aufgabe des Projektmanagers ist es, diese Faktoren optimal gegeneinander abzuwägen und ein Projekt abzuliefern, das im Großen und Ganzen den Vorgaben entspricht. 

Tools für ein gelungenes Projektmanagement
Im digitalen Zeitalter stehen Projektmanagern zahlreiche Tools zur Verfügung, die bei der Abwicklung eines Projekts eingesetzt werden können, um den Vorgang angenehmer und schneller zu machen. Selbstverständlich ist nach wie vor ein kompetenter Projektleiter gefragt, der die Zügel fest in der Hand hält und ausgezeichnete Führungsqualitäten beweist. Doch auch die technische Komponente darf dabei nicht zu kurz kommen. Die Kommunikation zwischen den einzelnen Teams, den Stakeholdern und dem Auftraggeber muss während des gesamten Projektzyklus gewährleistet sein. Spezielle Tools erleichtern die Aufgabe des Projektmanagers und ermöglichen eine harmonische Zusammenarbeit. Dabei können Meilensteine dank eines speziellen Computerprogramms problemlos visualisiert  und mit Dritten geteilt werden. Jeder Schritt des Projekts wird genau mitverfolgt und auf wichtige Faktoren wie Zeit und Kosten hin überprüft.

Die Chaos-Studie
Seit 1994 widmet sich eine Langzeitstudie der Erforschung von Faktoren für den Erfolg beziehungsweise Misserfolg im Bereich des Projektmanagements. Der dabei am häufigsten auftretende Projekttyp (51 %) ist das teilweise erfolgreiche Projekt, das zwar fertiggestellt wurde, bei dem es jedoch zu Zeit- oder Kostenüberschreitungen kam. Mehr als ein Drittel aller untersuchten Projekte musste frühzeitig abgebrochen werden. Ob ein Projekt zum Scheitern verurteilt ist, lässt sich schon früh erkennen: Bei häufigen Anforderungsänderungen sowie bei unklaren oder unvollständigen Aufgabenstellungen sinkt die Erfolgswahrscheinlichkeit auf ein Minimum. Die Gründe für häufige Änderungen im Laufe des Projekts sind vielfältig, doch im Endeffekt erweist sich die fehlende Kommunikation als unüberwindbare Hürde. Deshalb ist es besonders wichtig, Projektzeile von Anfang an zu definieren und einzelne Aufgaben richtig zu verteilen.  Weitere Aspekte des Projektmanagements Obwohl fachliche Kompetenz der wichtigste Faktor für ein gelungenes Projekt ist, kommt es immer wieder dazu, dass sich selbst hoch qualifizierte Projektmanager überfordert fühlen. Es fehlt an Zeit und Geld, das Projekt kommt nicht voran wie gewünscht.  Das Erkennen von Problemen und Störfaktoren ist ein besonders wichtiger Bestandteil des Projektmanagements, der rechtzeitig erfolgen muss, damit diese Störgrößen eliminiert werden können. Oftmals sind die Störfaktoren eine Folge äußerer Einflüsse, die es zu unterbinden gilt. Ein solcher Störfaktor kann ein häufiges Anrufaufkommen von Kunden sein. Dies kann ablenken und die Hauptaufgaben werden damit schneller außer Acht gelassen. Büroservice24 kann hier abhelfen. Der Telefondienst nimmt Anrufe rund um die Uhr entgegen, wodurch die Projektteilnehmer entlastet werden.
Außerdem sind nicht nur digitale Lösungen dafür geeignet, ein Projekt positiv zu beeinflussen. Ebenfalls relevant sind Checklisten, die genaue Angaben zum Fortschritt eines Projekts machen und für sämtliche Mitarbeiter einsehbar sind. Obwohl es keine gesetzlichen Bestimmungen hierfür gibt, empfiehlt sich die Führung eines Lasten- und eines Pflichtenheftes. Ersteres enthält das Grundkonzept des Projekts sowie die Anforderungen an den Auftragnehmer und an das fertiggestellte Produkt. Das Pflichtenheft hingegen enthält die vom Auftragnehmer erarbeiteten Prozesse zur Realisierung des Auftrags. Ein Vergleich dieser beiden Dokumente ermöglicht es dem Projektmanager, Schwächen zu erkennen und einzuschätzen.

Fazit
Ein erfolgreiches Projekt kann nur dann abgeliefert werden, wenn sämtliche Etappen aufeinander abgestimmt sind und ein kompetenter Projektmanager den Prozess mitverfolgt und leitet. Für ein erfolgreiches Projektmanagement wird jedoch nicht nur geschultes Personal benötigt - IT-gestützte Strukturen sind ebenso wichtig, da sie den Kommunikationsfluss zwischen den einzelnen Abteilungen aufrechterhalten und die Projektsteuerung unterstützen.

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Ausgabe 06/2019