Viel mehr als nur Zeiterfassung

Heute sind sie der Technologieführer für die automatisierte Aufbereitung von mobilen Zeiterfassungsdaten, begonnen hat die Geschichte der virtic GmbH aus Dortmund aber mit einer Anekdote, die gleichermaßen sympathisch wie auch typisch für die Region ist. Firmengründer Bernd Wolff erinnert sich: „Es war Ostersamstag 2004, ich hatte einem Bekannten versprochen, ihm übers Wochenende bei der Lohnabrechnung für seine Mitarbeiter zu helfen. Nun stand aber ein wichtiges Spiel des BVB an, was ich nicht verpassen wollte. Außerdem hatte ich an diesem Tag ein neues Handy bekommen und war dabei, es einzurichten. Ich hielt also diesen Nokia-Knochen in der Hand, und hatte plötzlich die Idee, dass es doch möglich sein müsste, solche Abrechnungen einfach darüber abzuwickeln. Das war der Auslöser.“ Ob es ein gutes Omen war, dass der BVB dann den HSV mit 2:0 besiegt hat? Fest steht, dass sich Wolff mit einem Software-Entwickler kurzschloss und nach einer Woche bereits den ersten Prototypen, die erste Version der intelligenten App vor sich hatte. Bernd Wolff hatte zu diesem Zeitpunkt einen Elektroinstallationsbetrieb mit über 50 Mitarbeitern und wusste genau, worauf es im Handwerk und überhaupt im Mittelstand bei der Lohnbuchhaltung ankommt. Gemeinsam mit Michael Stausberg, einem Maschinenbauingenieur, gründete er die heutige virtic-Gruppe. Michael Stausberg: „Der Firmenname steht für ‚virtual time clock‘, damit bringen wir unsere Kompetenzen auf den Punkt. Mittlerweile haben wir in unserem System sämtliche Varianten und Besonderheiten der unterschiedlichsten Branchen berücksichtigt. Das heißt, wir übernehmen die komplette Konfiguration, das individuelle Setup des Systems. Dabei können wir auf die einzelnen Bordwerkzeuge zurückgreifen, die wir dann kundenindividuell aktivieren.“ Seit vier Jahren ist auch Wolffs Tochter Katharina mit im Unternehmen. 2021 trat sie in die Geschäftsführung ein. Nach ihrer Ausbildung hatte sie sich ganz bewusst für eine Karriere in der Projektentwicklung bei einem Mittelständler entschieden und weitere kaufmännische Stationen im Handwerk durchlaufen. So ist sie bestens gerüstet für die Übernahme des Unternehmens von ihrem Vater.

Stundenzettel sind Zeitfresser aus der Vergangenheit!

Ganz grob kann man es so zusammenfassen: Wer virtic in seinem Unternehmen nutzt, möchte Kosten reduzieren. Auf ganz vielen Ebenen kann man direkt und indirekt wertvolle Ressourcen einsparen. Bernd Wolff: „Die Lohnerfassung und das Controlling laufen automatisch ab. Deswegen waren wir auch schon so erfolgreich, als man noch gar nicht ahnen konnte, dass einmal ein Gesetz kommen würde, welches die Unternehmen zur umfassenden Dokumentation der Arbeitszeiten zwingt. Bis heute gibt es Personalabteilungen, in denen die papiernen Stundenzettel und Arbeitsnachweise gesammelt, geprüft, korrigiert und dann in das jeweilige Software-System eingetragen werden. Damit sind wertvolle Mitarbeiter – und gerade auch bei den Lohnbuchhaltern gibt es Fachkräftemangel – mit Aufgaben gebunden, die sich ganz einfach automatisieren ließen.“ In Zeiten von „Bewerbermärkten“ ist Transparenz und Fairness im Umgang miteinander wichtiger denn je. „Oft wird schon im Vorstellungsgespräch danach gefragt, wie die Arbeitszeit im Unternehmen erfasst wird“, erläutert Michael Stausberg, „hier haben Arbeitgeber durch eine digitale und für alle Parteien glasklar nachvollziehbare Zeiterfassung die Chance, ihre Mitarbeiter nachhaltig zu binden. Es dient dem Betriebsfrieden, wenn alle wissen, dass ihre Arbeit zeitnah komplett erfasst und vergütet wird.“ Dabei lässt sich das Gesamtpaket von virtic auch aufteilen. Unter den Kunden sind Firmen mit nur zwei oder drei Mitarbeitern, aber auch welche mit über tausend Beschäftigten. Zu den größeren Referenzkunden gehört VIVAWEST, einer der führenden Wohnungsanbieter in Nordrhein-Westfalen.

Herausforderung angenommen: Effektiv und nachhaltig unterwegs

Das Unternehmen bewirtschaftet in ganz NRW knapp 120.000 Wohnungen und gibt etwa 300.000 Menschen ein Zuhause. Im Rahmen ihres nachhaltigen Geschäftsmodells verfolgt VIVAWEST das Ziel, den gesamten Gebäudebestand bis spätestens 2045 klimaneutral zu gestalten. Michael Stausberg: „Hier haben wir auch ein gutes Beispiel dafür, dass wir Unternehmen dabei unterstützen, nachhaltiger und umweltfreundlicher zu agieren. Das fängt bei der papierlosen Buchhaltung an und setzt sich fort, weil durch unser System alle möglichen innerbetrieblichen Prozesse optimiert und verschlankt werden können.“ Hält man sich vor Augen, dass die etwa 1.200 Handwerker, Techniker, Monteure und Gärtner, die das System derzeit nutzen, in den Wohnungen und Gebäuden beschäftigt sind, Grünflächen pflegen, den Winterdienst durchführen und regelmäßig Verbrauchsstände in den Wohnungen ablesen, ist einem schnell klar, dass sich hier die Abrechnung und Zeiterfassung besonders komplex gestaltet. „Der Großteil dieser Mitarbeiter ist vor allem im Bestand und damit außerhalb des Büros unterwegs. Daher verwenden sie unsere Smartphone-App vLinc, um ihre Arbeitszeiten zu erfassen. In den Büros gibt es dafür eigene Zeiterfassungsterminals, für die Verwaltungsmitarbeiter“, erklärt Bernd Wolff, „allen gemeinsam ist aber, dass jeder hier mit so wenigen Klicks wie möglich seine Erfassung abwickeln kann. Bei Handwerkern kommt noch hinzu, dass Fahrzeiten anders abgerechnet werden als Arbeitszeiten. Diese Daten sind später zum einen für die automatisierte Berechnung der einzelnen Fahrgelder wichtig, aber auch für die Kostenrechnung in Bezug auf die jeweiligen Immobilien.“ Weil das System sowohl die für den Kostenträger als auch für den Beschäftigten relevanten Daten erfasst, ist alles auf einen Blick abrufbar.
Hinzu kommen besondere Module, die beispielsweise unterschiedliche Erschwerniszulagen mitberücksichtigen. Musste in großer Höhe gearbeitet werden? Hantierte man mit gefährlichen Substanzen? Gab es Teer- oder Bitumenarbeiten? Für eine Abrechnung spielen diese Faktoren eine Rolle. Bernd Wolff: „Mit internen Plausibilitätsprüfungen und der automatisierten Aufbereitung auf unseren Servern, die nachts aus den Zeitstempeln zu Buchungssätzen für beliebige ERP-Systeme berechnen, haben die Controller und Buchhalter schon am nächsten Morgen alle Daten aufbereitet vor sich. Und die Lohnbuchhalter erhalten am Monatsende die Daten für die Lohnsoftware, z.B. DATEV.“

Wenn die eigene HR-Software nicht mehr ausreicht

Viele Unternehmen haben bereits eine leistungsfähige HR-Software, die Teile der Abrechnung automatisiert. Kompliziert wird es aber bei großen Unternehmen, die unterschiedliche Tätigkeitsbereiche, wechselnde Arbeitsorte wie Baustellen, Niederlassungen an verschiedenen Standorten und in mehreren Bundesländern und unterschiedliche Arbeitszeit- und Vergütungsregeln haben. Michael Stausberg: „In Unternehmen der Energiewirtschaft beispielsweise gab es immer Teilbereiche, die man noch über manuell ausgefüllte Stundenzettel abwickeln musste. Das liegt zum Beispiel daran, dass die Außendienstmitarbeiter mehrfach am Tag Einsatzort oder Tarifzone wechseln. Manchmal überschreiten sie Landesgrenzen, wenn sie wichtige Anlagen der Energieinfrastruktur bauen oder warten müssen. Regelmäßig hatte man wochenlange Verzögerungen, bis die Daten berücksichtigt und von der Verwaltung aufgearbeitet werden konnten. Das lähmte die internen Betriebsabläufe.“ Die Einführung von virtic vereinfacht nun alles deutlich. Gerade bei Firmen, die schon bestehende Systeme verwenden und behalten wollen, machen sich die Anpassungsfähigkeit der Software und die Integrationsmöglichkeiten bezahlt.

Schnittstellen zu Lohn- und ERP-Software

Unternehmer, die jetzt durch die neue Gesetzgebung auf die Notwendigkeit der digitalen Zeiterfassung stießen, fürchten oft, dass sich hier ihre eigene Software nicht integrieren lässt. Bernd Wolff: „Ich weiß selbst, dass es Programme für Handwerker gibt, mit denen sich sehr gut arbeiten lässt. Daher war es uns bei der Entwicklung unserer Software auch ganz wichtig, die Möglichkeit der ergänzenden Implementierung anzubieten. So kann die etablierte Software im Unternehmen weiter genutzt werden. Das gehört für uns auch zu fairer und ergebnisoffener Beratung dazu.“ Am Ende profitieren Arbeitnehmer und Arbeitgeber von der papierlosen Buchhaltung.
Die virtic Zeiterfassung ist komplett webbasiert, so erspart man sich aufwändige Installationen. Und die Ersteinrichtung des Kundenaccounts mit den betrieblichen Regeln für Überstunden, Zuschläge, Spesen oder Auslösungen übernimmt der virtic-Kundendienst.

Selbst die Steuererklärung wird zum Kinderspiel: Benefits für Mitarbeiter

Wer viel beruflich unterwegs ist, weiß, dass die Freude über Werbungskosten, die man später von der Steuer absetzen kann, immer ein bisschen getrübt ist. „Das war in der Vergangenheit mit viel Bürokratie und Papierkrieg verbunden“, erläutert Katharina Wolff, „handschriftlich waren zuerst die Reisekosten mit dem Arbeitgeber abzurechnen, am Ende benötigte man dann noch eine eigene Aufstellung für den Lohnsteuerjahresausgleich. Das wird in unserer Software automatisch erledigt und ist mit einem Klick abrufbar.“ Dabei hat man bereits bei der Konfiguration des Accounts angelegt, welche besonderen tariflichen Regelungen oder betrieblichen Auslösungs- und Spesen-Richtlinien zum Tragen kommen. Unterm Strich macht es einen Arbeitgeber also attraktiver, wenn er seine Bürokratie vereinfacht. Letzteres spürt man übrigens auch bei virtic selbst: Mit Angeboten wie Jobfahrrädern und vor allem den zusätzlich zu den 30 Tagen Urlaub noch gewährten zwölf familienfreien Freitagen hat man hier genug Zeit für andere Dinge, zum Beispiel für die Beschäftigung mit Borussia Dortmund.

Daniela Prüter | redaktion@regiomanager.de

virtic

Freie-Vogel-Straße 367
44269 Dortmund

0231 941590-0

Ein Porträt des Unternehmens und weitere Informationen zu virtic finden Sie HIER

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