Ab 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung Pflicht. „Viele Unternehmer stellen sich zurzeit noch die Frage: Was ist eine E-Rechnung? Da besteht Aufklärungsbedarf“, sagt Sascha Kain, Inhaber von SK Informationssyteme. Die elektronische Rechnung ist ein Rechnungsformat, das elektronisch erstellt, übermittelt und empfangen wird. Anders als PDF-Dokumente oder gescannte Rechnungen sind E-Rechnungen strukturierte Datenformate, die von Maschinen ausgelesen und verarbeitet werden können. Kain: „Da gibt es die XRechnung, ein XML-basiertes Format, sowie ZUGFeRD, ein hybrides Format, das PDF und strukturierte Daten kombiniert.“
In Deutschland ist die Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich geplant. Unternehmer müssen dann auch im Inland elektronische Rechnungen bei Geschäften zwischen Unternehmen verwenden. Damit eine E-Rechnung als rechtskonform gilt, müssen Anforderungen erfüllt sein. Kain: „Gefordert ist zum Beispiel die Einhaltung des Standardformats: Die Rechnung muss in einem strukturierten Format vorliegen. Außerdem muss sichergestellt sein, dass die Identität des Rechnungsausstellers eindeutig nachgewiesen werden kann. Der Inhalt der Rechnung darf während der Übertragung nicht verändert werden. Und die Rechnung muss für den Empfänger auch menschenlesbar sein, zum Beispiel durch ein eingebettetes PDF.“
Der IT-Experte sieht zahlreiche Vorteile, die mit der Umstellung verbunden sind: „Durch die strukturierte Datenübertragung kann die E-Rechnung direkt in die Buchhaltungssysteme eingelesen und verarbeitet werden, was den manuellen Aufwand reduziert. Papier, Druckkosten und Portokosten entfallen, Rechnungen können schneller bearbeitet und bezahlt werden. Durch die elektronische Verarbeitung werden Fehler, die bei der manuellen Eingabe auftreten können, vermieden.“
Um die E-Rechnung im Unternehmen zu implementieren, empfiehlt Kain: „Es muss sichergestellt sein, dass Firmen-Systeme in der Lage sind, E-Rechnungen zu erstellen, zu versenden und zu empfangen. Viele Buchhaltungs- und ERP-Systeme bieten bereits Schnittstellen für die E-Rechnung. Falls nicht, muss auf externe Dienstleister zurückgegriffen werden, die E-Rechnungslösungen anbieten. Außerdem ist es wichtig, dass die relevanten Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Technik geschult werden. Zudem sollte man seine Geschäftspartner über die bevorstehenden Änderungen informieren und geklärt werden, welches Format bevorzugt wird. Es muss auch sichergestellt werden, dass die Rechnungen rechtskonform ausgestellt werden; dazu sollte man sich mit einem Steuerberater oder Rechtsanwalt beraten.“
SK Informationssysteme
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