Flexibilität – das erwarten die meisten Unternehmen von ihren Mitarbeitern. Selbst gehen jedoch nur die wenigsten von ihnen mit gutem Beispiel voran. Doch wer auch künftig das beste Personal haben möchte, sollte darauf achten, seinen Büro-Mitarbeitern moderne Arbeitsmodelle bieten zu können.
Frank Lurtz, Geschäftsführer der Systemhaus Ruhr GmbH, zeigt auf, worauf man achten sollte und wie man als Arbeitgeber mit der Zeit geht. „Durch die Anbindung von Heimarbeitsplätzen oder Co-Working-Space kann der Mitarbeiter flexibel auf die eigenen und die Bedürfnisse seines Unternehmens eingehen.“ Für solche Anwendungen gibt es mehrere Möglichkeiten, z.B. Cloud-, VPN- oder Hybrid-Lösungen. „Bei solchen Modellen sollten natürlich Sicherheit und Datenschutz ganz oben stehen“, so der dringende Apell des Essener Unternehmens. Firmendaten auf einem privaten PC im Homeoffice ohne ein MDM (Mobile Device Management) sind da die allerschlechteste Lösung. „Wir haben in der Corona-Pandemie zwar viele Vorteile, aber auch die großen Hürden für einen sicheren Remote-Arbeitsplatz kennengelernt.“
Arbeitsplatz 4.0
Da nicht jedes Unternehmen mit denselben internen Prozessen arbeitet, gibt es somit auch nicht den einen richtigen Weg. Um jedoch herauszufinden, was die beste Lösung ist, dafür steht das Team vom Systemhaus Ruhr für seine Kunden zur Verfügung. „Wir würden Sie gerne auf dem Weg zum Arbeitsplatz 4.0 beraten und begleiten. Dies heißt im Klartext: Hybrides Arbeiten und eine strategische Büroflächenplanung sind die Eckpfeiler für eine zukunftsweisende Form von Modern Working. In manchen Fällen ist sogar das Arbeiten im Strandcafé, Garten oder Ferienhaus keine Utopie mehr. Alleine im letzten Jahr hat die Systemhaus Ruhr GmbH an sieben Standorten auf den Balearen Heimarbeitsplätze eingerichtet. „Mit der deutschen Festnetz-Telefonnummer aus Santanyi beim Kunden anrufen und angerufen zu werden – in diesen Fällen spielt der Standort des Arbeitens keine Rolle mehr. Es ist eben von überall möglich“, erläutert Lurtz.
Digitaler Posteingang
Auch wenn dieses Beispiel nicht unbedingt für alle Arbeitnehmer umsetzbar ist, bietet sich dennoch für viele Geschäftsführer und Führungskräfte eine sehr gute Möglichkeit, Familie und Arbeit zusammenzubringen. Auch für die Arbeitszeiterfassung bieten diverse Möglichkeiten, solche Tools an den Home-Arbeitsplatz oder einen Co-Working-Space anzubinden. Dazu gehören weitere Prozesse wie z.B. ein Urlaubsmanagement mit Genehmigungs-Workflow. Denn: Alle Daten und Projekte sind in der digitalen Datenwelt immer im Zugriff vom Handy, Tablet oder Notebook über sichere VPN- Verbindungen auch in öffentlichen WLAN-Netzwerken möglich.
Eine perfekte Lösung ist an dieser Stelle auch der digitale Posteingang in Verbindung mit einem Dokumenten-Management-System, kurz DMS genannt. Der digitale Posteingang kann die Art und Weise, wie ein modernes Unternehmen Informationen empfängt, verarbeitet und teilt, revolutionieren. Er spielt eine Schlüsselrolle bei der digitalen Transformation und ermöglicht es, den nachgelagerten Prozessen genauen Zugriff auf relevante Informationen zu erhalten. Die Post kommt per Mail beim User an, egal ob im Homeoffice, Co-Working-Space oder im Büro. Genauso einfach ist der gemeinschaftliche Zugriff auf das Archiv mit allen relevanten Informationen. Eingangsrechnungen, Leasingvertage, Dokumentationen erscheinen so in Sekundenschnelle auf dem Bildschirm.
Die Vorteile liegen auf der Hand. Mit modernen Arbeitsprozessen genießt man so den Ruf eines attraktiven und modernen Arbeitgebers. Denn durch digitale Prozessoptimierung erhöht sich auch die Produktivität und es motiviert die Mitarbeiter. Ein weiterer positiver Effekt sind deutliche Einsparungen, da sich Arbeitsausfälle sowie Energie- und Bürokosten verringern.
Systemhaus Ruhr
Heinrich-Held-Str. 33
45133 Essen
0201 219621 79
Ein Porträt des Unternehmens und weitere Informationen zu Systemhaus Ruhr finden Sie HIER
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