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(Foto: © peshkova – stock.adobe.com)

Wie viel IT verkraftet ein Unternehmen?

Willkommen in der modernen Geschäftswelt!



Virtual Marketing, eCommerce, CRM, ERP, Computerbörse, Industrie 2.0. Ein Unternehmen, das den Weg in die Zukunft mitgehen möchte, kommt nicht drumherum, in Sachen IT kräftig nachzulegen. Immerhin geht es um nichts Geringeres, als sich modern, zeitgemäß und leistungsfähig aufzustellen und zu präsentieren.

Die Verheißung 


Softwarehersteller und IT-Experten versprechen die ultimative Lösung für alle Branchen und Problembereiche. Nahezu auf Knopfdruck lösen sich alle Probleme automatisch und sekundenschnell in Umsätze auf. Nicht nur ist die IT der Garant für mehrstellige Wachstumszahlen – ohne diese Maßnahmen ist ein Unternehmen gar nicht mehr überlebensfähig.

Es ist alles so bunt


Zunehmend getrieben von diesem Druck, sehen sich Unternehmen dem Zwang ausgesetzt, zu „modernisieren“. Klar ist, dass mit E-Mail, Word und Excel kein Blumentopf mehr zu gewinnen ist. Auch der schicke Serverschrank im Keller mit den vielen blinkenden Lichtern, erst vor wenigen Jahren für teures Geld angeschafft, ist schon ein alter Hut und eigentlich nicht der Erwähnung wert. Eine „richtige“ IT muss her! Aber wo anfangen? Investiert man erst mal in den Bereich Marketing und Vertrieb, um seine Kunden auch zukünftig erreichen zu können? Oder rationalisiert man zunächst die innerbetriebliche Organisation, um auf der Kostenseite einzusparen und seine Leistungsfähigkeit zu erhöhen? Optimiert man Einkauf und Produktion? Oder macht man gleich den großen Schritt und führt eine unternehmensweite standardisierte IT ein? Und wenn ja, soll es eine angepasste Lösung oder eine branchenspezifische Software sein?

Investition in die IT ist wie Spielen im Casino


Die Beträge, die für Unternehmenssoftware auf den Tisch gelegt werden müssen, sehen zunächst zwar happig, aber überschaubar aus; sie wachsen aber schnell in schwindelerregende Höhen, insbesondere, je mehr „spezielle Wünsche“ man in die Anforderungen einbringt. Hat man aber erst mal angefangen, auf ein Blatt zu setzen, gibt es kein Zurück mehr. Ein „Erfolg“ wird zur existenziellen Frage. Für diesen Erfolg aber ist man letztendlich auf die Versprechen der Anbieter angewiesen und tatsächlich ist es ungewiss, ob man diese Kosten jemals wieder hereinholt. „Vertrauen Sie Ihrem Croupier, er kennt das Spiel!“

Die IT-Falle


Und wie sieht es mit den langfristigen Kosten aus? Statt der erhofften Einsparungen sieht man sich bald der Notwendigkeit gegenüber, teure IT-Spezialisten zu beschäftigen, um sein System zu warten und zu pflegen. Mitarbeiter müssen geschult werden, um die Programme zu bedienen, und die Personalbeschaffung wird schwieriger, da weitere spezielle Qualifikationen benötigt werden. Noch düsterer sieht es für den unternehmerischen Gestaltungsspielraum aus. Soll die Organisation neuen Produkten oder geänderten Markterfordernissen angepasst werden, kommt man nicht drumherum, auch die IT entsprechend anzupassen. Plötzlich sieht man sich als Bittsteller bei den IT-Experten, die bedauernd den Kopf schütteln: „Das ist kompliziert“ oder „Das geht so nicht“ oder „Das wird richtig teuer“ … oder: „Außerdem dauert es ewig.“ So landet etwa die ersehnte Expansion erst mal wieder in der Schublade.

Die Großen schaffen es doch auch


Lassen Sie sich als kleines oder mittleres Unternehmen nicht davon blenden, dass große Unternehmen mit der Einführung von Monster-IT angeblich den Sprung in die Moderne schaffen. Auch diese Unternehmen kochen nur mit Wasser. Und haben die gleichen Schwierigkeiten. Nur haben diese Unternehmen meist einen längeren Atem, sodass die Möglichkeiten zur Geldverbrennung hier weitaus günstiger sind und sich die Konsequenzen durch längere Projektlaufzeiten erst viel später zeigen. Fantastische Erfolgsmeldungen wie „erfolgreich mit Unternehmenssoftware“ sind oft in Wirklichkeit „erfolgreich trotz Unternehmenssoftware“.

Keine Panik


Ist es dennoch möglich und sinnvoll, ein Unternehmen mithilfe der IT moderner aufzustellen? Die Antwort lautet natürlich: Ja! Statt sich durch die vermeintliche Komplexität des Computerbusiness verwirren zu lassen, sollte man sich auf die eigenen Stärken verlassen. Das sind gute Dienstleistungen und Produkte und ein leistungsfähiger Personalstamm. Diese Qualitäten zu erhalten ist oberste Priorität. An dieser Stelle ist konservatives Denken ein guter Ratgeber.

Ihr Reiseziel


Als Erstes ist es wichtig, klar zu definieren, was die Ziele von Veränderungen sein sollen. Hier zeigt sich bereits die erste Schwierigkeit: Die Formulierung „Ich möchte ein Computersystem, welches folgende Probleme löst …“ führt gleich zu Anfang auf den falschen Pfad. Machen Sie sich zunächst frei von allen Vorstellungen und dem Vokabular aus dem IT-Bereich, sonst geben Sie gleich schon die Kontrolle aus der Hand. Denken und formulieren Sie Ihre Ziele in Kategorien von Organisation und kaufmännischem Handeln. Beispiele sind: „Ziel ist es, die Auslastung der Auftragsbearbeitung bei gleicher Personalstärke zu verdoppeln“ oder: „Es soll sichergestellt sein, dass alle Vorgänge personenunabhängig in festgelegter Zeit bearbeitet werden“ – oder: „Das Projektmanagement braucht zeitnah belastbare Informationen aus den operativen Einheiten.“ Dieses Denken schützt Sie vor Kontrollverlust und hält Ihre Ziele überprüfbar.

Brauch ich – brauch ich nicht


Trennen Sie die notwendigen Ziele von den „Nice to have“-Zielen. Gerade Letztere sind meist aufwendig und teuer und ihr Nutzen steht im Missverhältnis zum Aufwand. Bei Softwareangeboten sind diese verlockenden Bonbons gern gebotene und genommene Ablenkungen vom Wesentlichen. Behalten Sie hier einen klaren Kopf und lassen Sie sich nicht blenden.

Rahmen abstecken


Umsonst gibt es nichts auf der Welt. Legen Sie fest, was Ihnen die Erreichung Ihrer Ziele wert ist. Welche internen Ressourcen und welches Budget stellen Sie zur Verfügung. Kalkulieren Sie auch einen möglichen Misserfolg ein. Formulieren Sie Kriterien, bei denen Sie gegebenfalls ein Projekt abbrechen, wenn die Ziele absehbar mit den verfügbaren Mitteln nicht mehr erreichbar sind. Ein Projektabbruch mag schmerzhaft sein, ist aber immer besser als ein Fass ohne Boden. Diese Grenzen sollten Sie allerdings auch nicht zu eng stecken, um dem Projekt eine realistische Chance zu geben. Hier ist kaufmännisches Denken und Fingerspitzengefühl gefragt.

Verantwortlichkeiten bestimmen


Die Veränderung einer Unternehmensstruktur ist kein Nebenjob. Bestimmen Sie einen Projektverantwortlichen und geben Sie ihm die zeitliche und materielle Möglichkeit, sich dem Projekt auch zielführend zu widmen. In erster Linie benötigt dieser Projektverantwortliche Zielorientierung, soziale Kompetenz und Analysefähigkeit. Es sollte auch niemand sein, der in seiner Arbeit direkt in den zu optimierenden Prozessen eingebunden ist, um einen objektiven Blick zu bewahren.

Wie ist der Stand?


Für klare Zielvorgaben ist die Analyse des Ist-Zustands ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Nur wenn Sie die betrieblichen Realitäten detailliert darstellen, können Sie auch ein Szenario entwickeln, das den Gegebenheiten wirklich Rechnung trägt. Machen Sie sich ein klares Bild von den realen Betriebsabläufen in Ihrem Unternehmen. Sein Unternehmen zu „kennen“ reicht nicht aus, es muss formuliert werden, wer was warum wie macht. Je klarer diese Beschreibung ist, desto klarer können die zukünftigen Zustände definiert und auf ihre Realisierbarkeit geprüft werden. Um diese Klarheit zu erhalten, müssen Sie an die Basis gehen und Ihre Mitarbeiter einbeziehen. Denn letztendlich realisieren diese die neu definierten Prozesse und arbeiten mit der eventuell neu eingeführten Software. Das Ergebnis einer Analyse zeigt, wo überhaupt die Probleme liegen. An welchen Punkten stehen Informationen nicht oder unzureichend zur Verfügung, wo sind Gefahrenstellen durch die Ballung von Know-how und welche überflüssigen Bearbeitungsschritte gibt es. Viele Probleme lassen sich auf dem organisatorischen Niveau lösen. Nach einer guten Analyse wissen Sie bereits, wie viel IT-Unterstützung Sie überhaupt brauchen und – was noch viel wichtiger ist – wie viel Sie nicht brauchen!

Pflichtenheft und Lastenheft


Sollten Sie mehr als eine punktuelle Softwareunterstützung benötigen, müssen die Absichten und Funktionalitäten in einem Pflichtenheft formuliert werden. Dies ist eine Wissenschaft für sich. Der Projektverantwortliche muss einerseits klar die Zielvorgaben im Blick haben, andererseits sollte er über ein gewisses Verständnis für die Denkweisen der IT verfügen. Schnittstellenkompetenz ist hier gefragt. Das Pflichtenheft muss zwar detailliert, aber nicht in Fachtermini verfasst sein. Schließlich bildet es die Grundlage für die Überprüfung der gelieferten Leistung in Ihrem Kontext, nicht in dem des IT-Dienstleisters.

Die Auswahl des IT-Dienstleisters


Die Auswahl des Dienstleisters oder Anbieters von Software ist eine wichtige Entscheidung. Pauschal kann man nur sagen, dass kleinere Anbieter häufig flexibler sind und besser auf Ihre Bedürfnisse eingehen. Die grundsätzlichen Kriterien, die Sie an einen IT-Dienstleister und die angebotene Lösung anlegen sollten, sind: angemessen, zielführend, transparent, sicher, flexibel. Lassen Sie sich nicht verbal auf fremdes Terrain entführen. Der Anbieter sollte diese Kriterien in Bezug auf Ihre Absichten in Ihren Worten klar belegen.

Die Mitarbeiter


Bedenken Sie, dass Ihre Mitarbeiter mit dem neuen Produkt nicht nur klarkommen müssen, sondern ihre Arbeit besser und erfolgreicher erledigen sollen. Auch wenn unternehmerische Entscheidungen keine demokratische Veranstaltung sind, kann ein Hauch Mitsprache hier viele unliebsame Erfahrungen ersparen. Nebenbei verbessert eine solche „Würdigung“ Motivation und Leistungsbereitschaft.

Das Ende der Kette


Allen anders lautenden Behauptungen zum Trotz gehört die IT ans Ende der Nahrungskette. Ihre Aufgabe ist es, das Unternehmen und deren Mitarbeiter bei der Arbeit zu unterstützen. Softwareanbieter und IT-Experten haben ihre eigene Perspektive und eigene Interessen, die sich oft nur scheinbar mit denen des Unternehmens decken. Geben Sie Ihre Kontrolle nicht aus der Hand – Ihr unternehmerisches und menschliches Selbstbewusstsein ist gefragt. Denken Sie daran: IT ist wie Bürokratie – nur bunter!

Ausgabe 09/2016