Lohnnebenkosten senken: Diese Möglichkeiten gibt es

Am Bruttoentgelt zu schrauben, ist dabei vor allem angesichts des Fachkräftemangels nur selten möglich und sinnvoll. Stattdessen bieten die Lohnnebenkosten einen gewissen Spielraum für Einsparungen, ohne dass die Mitarbeiter dadurch einen Nachteil erfahren und drohen, zur Konkurrenz zu wechseln. Im Gegenteil: Wer richtig an die Sache herangeht und die Potenziale steuerfreier sowie steuerbegünstigter Zuwendungen bestmöglich ausschöpft, kann dadurch eine Win-Win-Situation für Arbeitgeber sowie Arbeitnehmer erreichen. Ein Überblick.

Arbeitgeberbrutto richtig berechnen

Der erste Schritt, um die Lohnnebenkosten zu optimieren, besteht in deren richtiger Berechnung. Vor allem Selbständige oder KMUs, die vielleicht das erste Mal eigene Mitarbeiter einstellen oder mit der Lohnkostenoptimierung bislang nur wenig Erfahrung haben, tun sich damit in der Praxis oft schwer. Sie begehen beispielsweise den Fehler, ausschließlich mit dem Bruttoentgelt zu rechnen und weitere Kosten in ihrer Kalkulation zu vernachlässigen. Das Bruttoentgelt ist aber nicht gleich das Arbeitgeberbrutto, sondern Letzteres umfasst noch weitere Kostenpunkte. Das Arbeitgeberbrutto setzt sich demnach zusammen aus

• dem Bruttoentgelt sowie
• dem Arbeitgeberanteil der Sozialabgaben

und je nach Einzelfall zusätzlich aus

• der gesetzlichen Unfallversicherung im Fall einer Berufsgenossenschaft,
• einmaligen Kostenpunkten wie Sachbezügen oder Zuschüssen,
• eventuellen Umlagen für Mutterschaft oder Krankheitszeiten sowie
• Pauschalsteuern, die für Minijobber oder gewisse Bezüge bezahlt werden müssen.

Die tatsächlichen Personalkosten können somit selbst bei gleichem Bruttoentgelt differieren und müssen in jedem Fall individuell berechnet werden. Ebenso kann es Schwankungen geben, wenn beispielsweise in einem Jahr ein Arbeitgeberzuschuss gewährt wurde und in einem anderen Jahr nicht. Als grobe Faustregel lässt sich somit sagen, dass die gesetzlich vorgegebenen Lohnnebenkosten bei etwa 20 Prozent des Bruttoentgelts liegen – hinzu kommen die variablen Lohnnebenkosten. Bei einem Bruttoentgelt von 2.000 Euro monatlich kommt so ein Arbeitgeberbrutto von etwa 2.400 Euro zusammen. Bei einem Bruttoentgelt von 4.000 Euro im Monat liegt es bei etwa 4.900 Euro. Individuelle Schwankungen sind, wie bereits erwähnt, natürlich möglich.

Die Rolle der Beitragsbemessungsgrenze

Die Sozialabgaben machen in den meisten Fällen den größten Teil der Lohnnebenkosten aus. Hierbei ist gesetzlich festgelegt, welcher prozentuale Anteil des Bruttoentgelts an die Sozialversicherungen abgeführt werden muss – jeweils zur Hälfte durch den Arbeitgeber und den Arbeitnehmer. Dieser Prozentsatz steigt simultan zur Höhe des Bruttoentgelts, sprich je mehr der Mitarbeiter verdient, desto höher sind auch für den Arbeitgeber diese Lohnnebenkosten.

Die Beitragsbemessungsgrenze spielt daher eine wichtige Rolle, um diese zu optimieren. Sie markiert die Obergrenze für das Bruttoentgelt, ab welcher die Sozialversicherungsbeiträge nicht mehr weiter steigen. Damit definiert sie also die Höchstbeiträge, welche Arbeitnehmer und Arbeitgeber, aber auch Selbständige oder andere Berufsgruppen beispielsweise für die gesetzliche Krankenversicherung beziehungsweise die Rentenversicherung entrichten müssen. Das bietet verschiedene Potenziale für die Optimierung der Lohnnebenkosten:

• Bis zur Beitragsbemessungsgrenze kann es für Arbeitgeber und Arbeitnehmer lohnend sein, anstelle einer Gehaltserhöhung andere Regelungen zu finden, um das Nettoentgelt für den Arbeitnehmer zu erhöhen – ohne gleichzeitig die Sozialversicherungsbeiträge steigen zu lassen. Steuerfreie oder steuerbegünstigte Zuwendungen sind hierbei ein wichtiges Stichwort.
• Über der Beitragsbemessungsgrenze bleibt bei Erhöhungen des Bruttoentgelts für den Mitarbeiter mehr Netto übrig und auch für den Arbeitgeber steigen die Lohnnebenkosten in geringerem Ausmaß als unter dieser Grenze.
• Attraktiv kann ab einem gewissen Einkommen zudem der Wechsel des Arbeitnehmers in die private Krankenversicherung sein. Sinken dadurch nämlich seine Versicherungsbeiträge, muss auch der Arbeitgeber weniger bezahlen. Es kann daher ab einem gewissen Einkommen eine sinnvolle Überlegung sein, dieses im Rahmen der nächsten Gehaltserhöhung bewusst über die jeweils gültige Einkommensgrenze für die PKV zu heben.

Eine Verpflichtung des Arbeitnehmers, daraufhin in eine private Krankenversicherung mit möglichst niedrigem Versicherungsbeitrag zu wechseln, besteht allerdings nicht. Der Vorteil für Angestellte besteht bei einem Wechsel darin, die Höhe der Beiträge individueller beeinflussen zu können. Sie sind nicht direkt an das Einkommen gekoppelt, sondern hängen auch vom gewählten Leistungsspektrum ab.

Bei der Lohnkostenoptimierung muss daher stets im Einzelfall abgewogen und eine optimale Lösung gefunden werden. Die Beitragsbemessungsgrenze in diesen Überlegungen zu berücksichtigen, ist aber in jedem Fall sinnvoll.

Lohnnebenkosten durch Arbeitgeberzuschüsse senken

Während die Möglichkeiten also sehr eingeschränkt ist, bei den Sozialabgaben und damit dem größten Block der Lohnnebenkosten zu sparen, ergeben sich bei anderen Lohnnebenkosten deutlich mehr Potenziale. Das gilt beispielsweise für Arbeitgeberzuschüsse, die staatlich subventioniert werden. Dadurch können Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern attraktive Zuschüsse bieten, gleichzeitig aber ihre eigenen Lohnnebenkosten senken. Erneut ergibt sich also eine Win-Win-Situation. Der Arbeitgeberzuschuss ist eine steuerfreie Leistung, die beispielsweise für das Essen gewährt werden kann und dadurch eine jährliche Ersparnis bei den Lohnnebenkosten in Höhe von fast 1.400 Euro pro Jahr und Arbeitnehmer ermöglicht – um nur ein Beispiel von vielen zu nennen. Ähnliche Zuschüsse, die ebenso beliebt und wirkungsvoll sind, stellen beispielsweise dar:

• Zuzahlungen zu privaten Versicherungen
• Zuschuss zum Kurzarbeitergeld
• Tankgutscheine
• Übernahme der Kinderbetreuungskosten
• Zuzahlungen zum Mutterschaftsgeld
• Bezuschussung von Darlehenszinsen

Damit ist die Liste an steuerfreien oder steuerbegünstigten Zuwendungen noch lange nicht zu Ende, die dem Arbeitgeber zur Verfügung stehen. Somit ist für jedes Unternehmen und jeden einzelnen Mitarbeiter eine Wahl dabei, die einen konkreten Nutzen für beide Seiten bringt. Diese Arbeitgeberzuschüsse können daher eine gute Alternative zu einer Gehaltserhöhung sein, die der Mitarbeiterbindung und gleichzeitig der Personalkostenoptimierung dient.

Weitere Sonderleistungen durch den Arbeitgeber

Es sind aber nicht nur steuerfreie Zuschüsse, durch welche der Arbeitgeber die Lohnnebenkosten senken und dennoch das Nettoentgelt für die Arbeitnehmer erhöhen kann. Derselbe Effekt lässt sich durch Sonderleistungen in Form von Sachbezügen hervorrufen. Hierbei erhält der Arbeitnehmer nicht mehr Geld im Sinne von Zuzahlungen, sondern Sachzuwendungen, sodass er seine eigenen Ausgaben verringern kann. Diese Ersparnisse führen indirekt wiederum zu mehr Geld, welches der Arbeitnehmer zur freien Verfügung hat – gefühlt also zu einem höheren verfügbaren Einkommen. Solche Sachzuwendungen sind in Höhe von 44 Euro pro Monat sozialversicherungs- sowie steuerfrei. Allerdings müssen dafür einige Voraussetzungen erfüllt werden, beispielsweise strenge Aufzeichnungs- sowie Dokumentationspflichten. Zu diesen Sachzuwendungen gehören zudem nur Gutscheine, bei denen keine Barauszahlung möglich ist. Solche Sachbezüge können verschiedenste Formen annehmen. Eine häufige Wahl ist beispielsweise:

• Geschenke zu besonderen Anlässen
• Essensgutscheine
• Gesundheitsfördernde Maßnahmen
• Schenkung von Eintrittskarten
• Warengutscheine
• Geschäftswagen

Damit ist die Liste noch nicht zu Ende, doch letzteres Beispiel macht direkt ein Problem deutlich, das häufig auftritt: Nicht immer ist es leicht, mit den Sachbezügen unter der steuerlichen Freigrenze zu bleiben. Überschreiten sie diese, wie oft beim Geschäftswagen der Fall, werden sie als geldwerter Vorteil versteuert und erhöhen zugleich die Sozialabgaben – auch für den Arbeitgeber. In Einzelfällen können solche Sachbezüge trotzdem die günstigere Alternative zur Erhöhung des Bruttoentgelts sein, wenn beispielsweise ein Geschäftswagen mit günstigem Listenpreis ausgewählt wird, sodass der geldwerte Vorteil gemäß Ein-Prozent-Regel geringstmöglich ausfällt. Auch deshalb gilt es, in Gehaltsverhandlungen individuelle Lösungen zu finden und so zu kalkulieren, dass die Lösung für beide Seiten konkrete Vorteile bringt.

Zusammenfassung

Die richtige Kalkulation und Optimierung von Personalkosten ist also ein wichtiges Thema für jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Art, Größe oder Branche. Die Lohnnebenkosten spielen dabei eine wichtige Rolle, schließlich machen sie einen Großteil der Personalkosten aus. Diese richtig zu berechnen und so zu reduzieren, dass für die Arbeitnehmer dennoch ein Vorteil entsteht, ist dementsprechend eine wichtige Aufgabe auf der Arbeitgeberseite. In größeren Unternehmen ist es daher sinnvoll, dass diesbezüglich der CFO und die HRler effizient zusammenarbeiten, um eine Personalplanung zu entwerfen, die dem Rekrutierungsprozess, der Mitarbeiterbindung und der Personalkostenoptimierung gleichermaßen zuträglich ist. Kleinere Unternehmen, denen diesbezüglich das Know-how oder die Ressourcen fehlen, sollten sich externe Berater an die Seite holen. Es handelt sich schließlich um eine Investition, welche sich durch die Einsparungen bei den Lohnnebenkosten schnell amortisiert, gleichzeitig dem Employer Branding dient und das Unternehmen langfristig wettbewerbsfähig(er) hält.