Serie – 10 Tipps: Homeoffice: Selbstbestimmt zu Hause arbeiten

Spätestens seit der Corona-Krise gilt das Homeoffice als Zukunftsmodell. Dank Internet und Collaboration Tools wird es immer weniger wichtig, wo die Arbeit erledigt wird, solange das Ergebnis stimmt. Bisher ist das Homeoffice aber kein Massenphänomen. Das Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) hat in einer 2019 veröffentlichten Studie festgestellt, dass in Betrieben mit mindestens 50 Beschäftigten nur 22 Prozent der Beschäftigten zu Hause arbeiteten. Ganze Homeoffice-Tage sind laut IAB-Studie selten. Vielleicht steigen die Nutzerzahlen ab 2020 stark an: Immerhin hat der Bundesgesundheitsminister im März das Arbeiten von zu Hause empfohlen, um die Ausbreitung des Corona-Virus zu minimieren. Unternehmer, die es ihren Angestellten erlauben, im Homeoffice zu arbeiten, sollten einige Dinge klären.
Foto: ©shurkin_son – stock.adobe.com
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1 FREIWILLIGE SACHE
„Homeoffice“ meint, dass Beschäftigte berufliche Tätigkeiten in ihren privaten Wohnungen verrichten. Arbeitsrechtlich ist es bisher so: Homeoffice ist immer freiwillig. Der Arbeitgeber kann seine Beschäftigten nicht zwingen, ihre privaten Räume als Arbeitsort zur Verfügung zu stellen. So weit reicht sein Direktionsrecht nicht. Gleichzeitig haben Mitarbeiter kein Anrecht auf einen Arbeitsplatz zu Hause. Aktuell gibt es zwar im Bundesarbeitsministerium konkrete Pläne, ein Recht auf Homeoffice einzuführen, aber bisher ist nichts spruchreif. Ob eine Homeoffice-Regelung eingeführt wird, entscheidet jedes Unternehmen für sich. Tipp: Zum freiwilligen Charakter gehört, dass dem Beschäftigten weiterhin ein Arbeitsplatz im Betrieb zur Verfügung stehen muss. Heimarbeiter können sich aber Arbeitsplätze teilen. Das muss natürlich geregelt werden, wer wann am heimischen Schreibtisch sitzt oder im Büro.

2 KLARE ABSPRACHEN TREFFEN
Wenn feste Heimarbeit-Tage eingeführt werden, an denen Beschäftigte gar nicht ins Büro kommen, sollte das vertraglich geregelt werden. Es muss im Arbeitsvertrag ein Passus stehen, dass der Arbeitnehmer ganz oder teilweise im Homeoffice arbeitet. Fehlt eine solche Klausel, hat ein Angestellter keinen Anspruch auf regelmäßige Heimarbeit und der Chef hat nicht das Recht, einen Mitarbeiter ins Homeoffice zu versetzen. Je genauer die Modalitäten festgelegt werden, desto weniger Streitpunkte könnte es später geben. Der zeitliche Rahmen ist wesentlich: Wie viel Arbeitszeit wird im Homeoffice verbracht? Welche Arbeitszeiten gelten? Zu welchen Kernzeiten muss ein Mitarbeiter erreichbar sein? Dr. Yvonne Lott, die am Wirtschafts- und Sozialwissenschaftlichen Institut der Hans-Böckler-Stiftung u.a. zu flexiblen Arbeitszeitmodellen forscht, rät Unternehmen, zeitliche Obergrenzen festzulegen, realistische Vorgaben für das Arbeitspensum zu machen sowie genug Personal und Vertretungsregeln auch beim Homeoffice einzuplanen.

3 GEREGELTE ARBEITSZEITEN
Auch im Homeoffice gilt das Arbeitszeitgesetz. Die meisten Mitarbeiter wünschen sich im Homeoffice ein selbstbestimmtes Arbeiten, das zu ihrem Biorhythmus und zur Work-Life-Balance passt. Damit die Homeoffice-Zeiten kompatibel mit den Betriebsabläufen sind, sollten Kernarbeitszeiten festgelegt werden bzw. feste Zeiten, in denen der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin zu erreichen sind. Die Arbeitszeit sollte dokumentiert werden, beispielsweise mit „Stundenzetteln“. Tipp: Auch für Mitarbeiter im Homeoffice besteht das Recht auf Nichterreichbarkeit. Es gilt auch derselbe Anspruch auf Pausen.

4 WEDER KÜCHENTISCH NOCH SOFA
Mit dem Laptop auf dem Sofa hinfläzen oder die Buchhaltung am Küchentisch erledigen: Ganz so lässig sollte die Arbeit im Homeoffice nicht laufen. Als Chef hat man zwar keinen Einfluss auf das Design des privaten Arbeitszimmers, aber man ist als Arbeitgeber auch beim selbstbestimmten mobilen Arbeiten gesetzlich verpflichtet, für die Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten Sorge zu tragen. Soll heißen: Ergonomie, Arbeitssicherheit, richtige Beleuchtung und ein adäquater Bildschirmarbeitsplatz spielen auch in privaten Arbeitszimmern eine Rolle. Homeoffice ist zwar flexibel, aber kein Arbeitsplatz zweiter Klasse. Tipp: Als Chef hat man das Recht und die Pflicht, hin und wieder zu überprüfen, ob die Vorgaben des Arbeitsschutzes im Homeoffice erfüllt werden. Natürlich mit Vorankündigung. Im Vertrag sollte eine Zutrittsberechtigung vereinbart werden.

5 WER SOLL DAS BEZAHLEN?
In der Regel stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer auch im Homeoffice die nötigen Arbeitsmittel wie Firmenlaptop, sichere Übertragungstechnik, vielleicht auch ein Firmenhandy zur Verfügung. Anteilige Kosten für die Miete und Nebenkosten werden meist nur übernommen, wenn die Beschäftigten überwiegend zu Hause arbeiten und keinen gesonderten Arbeitsplatz im Unternehmen haben. Ansonsten kommt es auf den Einzelfall und die individuellen Absprachen an. Tipp: Wenn Arbeitsmittel zur Verfügung gestellt werden, kann zusätzlich geregelt sein, dass diese nicht für den privaten Verbrauch vorgesehen sind.

6 WER IST GEEIGNET?
Am heimischen Schreibtisch kann man effizienter arbeiten – ohne störende Geräuschkulisse durch Kollegen, Besucher oder Telefonate. Aber es braucht Selbstdisziplin, wirklich konsequent zu arbeiten und sich nicht von Hausarbeit, Familienangehörigen oder anderen Dingen ablenken zu lassen. Beim Homeoffice verwischen die Grenzen zwischen dienstlich und privat, zwischen Arbeitstag und Feierabend. Wer Homeoffice in seinem Unternehmen einführen möchte, sollte das bedenken: Welcher Mitarbeiter hat so viel Disziplin? Wer ist in der Lage, wirklich selbstbestimmt zu arbeiten? Wer übertreibt es auch nicht mit dem Arbeiten?

7 MITARBEITERBINDUNG ERHALTEN
Viele Unternehmer glauben, dass sich Mitarbeiter im Homeoffice weniger mit dem Arbeitgeber identifizieren, weil sie weniger von den Betriebsabläufen und dem „Spirit“ im Hause mitkriegen. Durch digitale Plattformen und Collaboration Tools wie Trello oder Slack wird die Integration ins Team verbessert. Interne und externe Kollegen können kommunizieren, sich in Echtzeit auf dem Laufenden halten und gemeinsam an Dokumenten arbeiten. In der Praxis scheint sich ein Mix aus Homeoffice und Präsenztagen am besten zu bewähren. Regelmäßige Face-to-Face-Kommunikation fördert den Austausch, die Kollegialität und die Zufriedenheit auf beiden Seiten. Tipp: Vorgesetzte sollten auch zu Mitarbeitern im Homeoffice persönlichen Kontakt halten. Achten Sie im Gespräch auch auf Zwischentöne. Nehmen Sie aktiv wahr, zu welcher Uhrzeit eine E-Mail verschickt oder per Chat kommuniziert wurde.

8 PRODUKTIV UND GESUND
Verschiedene Studien haben aufgezeigt, dass Mitarbeiter im Homeoffice sehr produktiv und fleißig sind. Oftmals wird mehr als 40 Stunden pro Woche gearbeitet. Gleichzeitig wird weniger krankgefeiert als im Präsenzbetrieb. Doch schaut man tiefer in die Studien, zeigt sich, dass die höhere Produktivität teils auf Selbstausbeutung der Mitarbeiter beruht. Im Homeoffice neigt man dazu, öfter abends oder am Wochenende zu arbeiten und weniger Pausen einzulegen. Es wird vermutet, dass Leute im Homeoffice bei Krankheit einfach einen Gang runterschalten und die Arbeit später nachholen, ohne sich krankzumelden. Als Arbeitgeber merkt man das zunächst nicht. Zumal, wenn das abgesprochene Arbeitsvolumen geschafft wurde. Langfristig birgt das eine Gefahr, denn erschöpfte Mitarbeiter machen nicht nur Fehler, sondern können auch ganz ausfallen. Tipp: Vorgesetzte sollten auch zu Mitarbeitern im Homeoffice persönlichen Kontakt halten. Achten Sie im Gespräch auch auf Zwischentöne. Nehmen Sie aktiv wahr, zu welcher Uhrzeit eine E-Mail verschickt oder per Chat kommuniziert wurde.

9 DATEN SCHÜTZEN
Auch im Homeoffice muss der Datenschutz gewährleistet sein. Das fängt an, dass Dritte wie Freunde oder Familie nicht Einsicht in Unterlagen, personenbezogene Daten oder Betriebsgeheimnisse bekommen. Deswegen sollte ein separates Arbeitszimmer vorhanden sein, das bei Bedarf verschließbar ist. Je nach Branche und Sensibilität der Daten kommt der IT-Sicherheit eine besondere Bedeutung zu. Dann sind technische Lösungen wie die Verschlüsselung von Daten oder die Verwendung eines Virtual Private Networks (VPN) nötig. Tipp: Man kann als Unternehmen untersagen, dass besonders sensible Daten nach Hause mitgenommen werden.

10 FÜHREN IM HOMEOFFICE
Auch Führungskräfte können dauerhaft von zu Hause arbeiten. Um der Führungsrolle gerecht zu werden, muss eine vermehrte Kommunikation stattfinden. Die tägliche Teambesprechung kann per Videokonferenz oder Video-Telefonat stattfinden. Zusätzlich sollten einmal pro Woche Einzelgespräche mit jedem Teammitglied geführt werden, damit man das Ohr am Puls der Zeit hat und Aufgaben steuern kann. Falls ganze Teams im Homeoffice arbeiten, gibt der Chef die Homeoffice-Leitlinien vor, z.B.: Sollen alle zur selben Zeit online sein? Oder wird zeitunabhängig gearbeitet? Wie schnell muss auf eine Frage oder E-Mail geantwortet werden?
Claudia Schneider | redaktion@regiomanager.de
Ausgabe 01/2020