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Projektplanung

Ressourcen richtig planen

Eine zuverlässige und einfach zu handhabende Ressourcenplanung ist die Basis für eine erfolgreiche Unternehmensentwicklung. Das gilt für Dienstleister und Produzenten ebenso wie für Startups.



Wann kann der Auftrag frühestens fertig sein? Welche Mitarbeiter haben Kapazitäten für ein neues Projekt? Haben wir die benötigten Maschinen oder Geräte für den Auftrag? Wie kann ich auf Ausfälle am besten reagieren? Diese und andere Fragen stellt sich jeder Geschäftsführer, Abteilungsleiter oder Projektmanager tagtäglich. Eine Ressourcenplanung liefert zuverlässige Antworten. Sie sollte am Anfang der Planung eines Projekts oder einer Maßnahme stehen und organisiert die dafür notwendigen Ressourcen.

Bei der Planung aller für ein Projekt notwendigen Ressourcen sind zwei unterschiedliche Perspektiven von Bedeutung: Die erste betrifft die unmittelbare Projektdurchführung. Hier werden alle notwendigen Ressourcen betrachtet und geplant, die das Projektteam benötigt. Die zweite ist die langfristige Perspektive über den gesamten Lebenszyklus des Produktes hinaus. Wird diese langfristige Perspektive außer Acht gelassen, kann es passieren, dass das Projektteam Lösungen entwickelt, die zwar das Projektbudget schonen, im laufenden Betrieb aber hohe Kosten verursachen. Für die Ressourcenplanung ist es zunächst wichtig, die verschiedenen Ressourcenarten voneinander abzugrenzen:

Personalressourcen

Diese beziehen sich auf die Verfügbarkeit der Projektteammitglieder (Urlaub, Krankheit etc.). Die Bestimmung der Personalkosten kann der Einfachheit halber auch in Stunden- oder Tagessätzen vorgenommen werden. Zu unterscheiden ist zwischen internem und externem Personal. Wichtig in Bezug auf die Verfügbarkeit des internen Personals ist eine genaue Abstimmung mit der Linienorganisation. Denn in vielen Fällen ist das Personal der Projektleitung nicht disziplinarisch unterstellt und bringt seine Arbeitskraft auch nur zu einem gewissen Teil in das Projekt ein. Damit es nicht zu Zielkonflikten kommt, sind Absprachen unerlässlich. Eine gute Verbindlichkeit lässt sich auch erzielen, indem Linie und Projekt die geplanten Einsatzzeiten der Projektteammitglieder zusätzlich schriftlich fixieren. Entscheidend ist allerdings, dass diese Vereinbarungen auch gelebt und bei Veränderungen weiterentwickelt werden.

Anlagen- und Sachressourcen

Auf diese muss das Team während des Projektes zugreifen muss, angefangen bei der Nutzung von Besprechungsräumen, Anlagen, Prüfständen oder Labors bis zur Verfügbarkeit von Softwarelizenzen. Anlagen- und Sachressourcen sind oft in der Organisation schon vorhanden und werden dort genutzt. Im Rahmen der Ressourcenplanung ist es wichtig zu klären, wer in welchem Umfang und mit welcher Priorität auf die Sachressourcen zugreifen darf. Die Planung der Ressourcennutzung von Anlagen, Räumen und anderen Einrichtungen der Linienorganisation erfolgt analog zur Personalplanung oder auch durch interne Dienstleistungsvereinbarungen. So kann sichergestellt werden, dass Projektkosten nicht der Linie, sondern dem Projekt zugerechnet werden, was zu einer kostenrechnerisch sauberen Lösung führt.

Investitionen im Blick

Bei den Investitionen, die im Rahmen des Projektes getätigt werden, unterscheidet man in Investitionen für die Projektdurchführung und in Investitionen, die das Projektteam im Hinblick auf den Lebenszyklus der Lösung tätigt. Ein Beispiel für den ersten Fall: eine Investition in eine Rechneranlage für eine vom Projektteam benötigte Software. Diese Anlage ist für den späteren Betrieb nicht mehr nötig. Hier muss geklärt werden, inwiefern diese Investition aus dem Projektbudget getätigt wird, oder ob das nicht eher Aufgabe der Linienorganisation ist. Stellt das Projektbudget die Investitionsmittel zur Verfügung, wäre zu klären, was nach Projektende mit den noch nicht vollständig abgeschriebenen Investitionen geschieht. Im zweiten Fall werden die Investitionen im Hinblick auf die zu erstellende Lösung getätigt. Hier handelt es sich zum Beispiel um eine zu errichtende Produktionsanlage. Diese Investitionen sind vom Auftraggeber zu tragen und entsprechend in der Linienorganisation zu aktivieren. Das Projektteam löst sie lediglich aus. Wichtig für die Durchführung eines Projektes ist es, Terminplanung und Ressourcenplanung gleichzeitig im Auge zu behalten. Oft werden Projektziele deshalb zwar terminlich und vom Ergebnis her gerade noch erreicht. Die Kostensituation interessiert im letzten Projektdrittel oft nur noch wenig. Der Trend geht jedoch eindeutig zu immer enger kalkulierten Projekten und zu immer geringeren Margen. Deshalb ist eine belastbare Ressourcenplanung in Zukunft noch wichtiger, als das aktuell der Fall ist.

Das richtige Tool

Eine qualifizierte IT-Unterstützung ist eine wichtige Basis für ein erfolgreiches Ressourcenmanagement. Die Ressourcenplanung sollte in die Projekt- und Personalplanung eines Unternehmens integriert sein, damit alle Komponenten im Blick bleiben. Mit einer passgenauen Ressourcenplanung lässt sich von der kompletten Fertigungsplanung, einzelnen Projekten, Klein- und Großaufträgen bis hin zur Terminplanung und To-dos alles effizient und übersichtlich organisieren.

Bigit Marx | redaktion@regio-manager.de

Ausgabe 07/2018