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(Foto: © undrey – stock.adobe.com)

Leerer Schreibtisch = leerer Kopf?

Büromenschen neigen dazu, Unterlagen zu horten, die keiner mehr braucht. Über den Sinn und Zweck streiten sich die Gelehrten: Die einen sagen: „Wie es auf dem Schreibtisch aussieht, so sieht es auch im Kopf aus.“ Die anderen halten es mit Albert Einstein: „Wenn ein unordentlicher Schreibtisch einen unordentlichen Geist repräsentiert, was sagt dann ein leerer Schreibtisch über den Menschen aus, der ihn benutzt?“. Da fällt mir Donald Trump ein, der sich neulich telefonierend an einem leeren Schreibtisch ablichten ließ, um zu demonstrieren, wie hart er arbeite. Anyway. Fakt ist aber, sobald man den Überblick im Büro verliert, verschwendet man zu viel Zeit mit Suchen und es besteht die Gefahr, Aufgaben und Dinge zu vergessen. Dann ist es höchste Zeit, auszumisten und aufzuräumen. Wer die nachfolgenden Tipps beherzigt, kann das Chaos im Büro sogar dauerhaft in den Griff kriegen.



1 TABULA RASA

Nehmen Sie sich Zeit, um Ihren Schreibtisch komplett aufzuräumen. Nur hier ein Häufchen verkleinern oder dort etwas wegräumen, das reicht nicht. Es muss ein neues System her. Räumen Sie zuerst alles runter vom Schreibtisch. Wieder rauf darf nur, was permanent benötigt wird. Nehmen Sie jede Sache, die sich auf dem Tisch befindet (Blätter, Akten, Kugelschreiber, Deko etc.) einzeln in die Hand und entscheiden Sie, was damit passieren soll und ob sie diese Sache tatsächlich dauerhaft auf Ihrem Schreibtisch brauchen. Tipp: In einigen Unternehmen hat sich das Desk-Sharing durchgesetzt. Vom Azubi bis zum Chef hat niemand einen eigenen Schreibtisch. Nur einen kleinen Rollcontainer gibt es als individuelle Ablage. Vielleicht hilft Ihnen diese Vorstellung, sich leichter von Dingen zu trennen, die nicht auf dem Schreibtisch lagern müssen.

2 VIER MÖGLICHKEITEN

Wegschmeißen – weiterleiten – sofort erledigen – wieder hervorholen. Diese vier Möglichkeiten sollten Sie beim Aufräumen Ihres Schreibtisches nutzen. Wegschmeißen befreit ungemein. Dinge weiterleiten, bedeutet delegieren oder auch ausgeliehene Sachen zurückzugeben. Alle Aufgaben, die man innerhalb der nächsten 2-3 Minuten erledigen kann, sollten während der Ausmistaktion erfolgen (z.B. einen Termin bestätigen, ein Dokument abheften). Als Wiedervorlage kommen nur ganz wichtige Dinge auf den Schreibtisch zurück – aber nicht bitte nicht gedankenlos neue Stapel bilden. Am besten überlegt man sich schon die nächsten Bearbeitungsschritte, damit man das Thema im Bewusstsein hat und aktiv in den nächsten Tagen angeht. Tipp: Falls Sie beim Ausmisten auch auf Elektroschrott stoßen: Die Deutsche Post bietet einen kostenlosen Rücknahme-Service an, den sogenannten Electroreturn-Service. Das geht so: Einfach den Elektroschrott in einen Umschlag geben, kostenlose Versandmarke ausdrucken, aufkleben und in den nächsten Briefkasten werfen.

3 EINGANGSKORB ANALOG

Kanalisieren Sie alle Dokumente in einem klassischen Eingangskorb. Briefe, Einladungen, Meeting-Unterlagen sollten nicht über den gesamten Schreibtisch verteilt werden. Wichtig ist: Alle Papiere, die sich dort ansammeln, werden einmal am Tag gesichtet, eingeordnet oder sofort weggeworfen. Tipp: Vermeiden Sie eine Zettelwirtschaft und nutzen Sie lieber ein Notizbuch. Alternativ können To-do-Punkte, Ideen oder Rückrufnummern auch auf einer Abreiß-Schreibtischunterlage notiert werden. Am Abend reißen Sie das oberste Blatt ab, übertragen Unerledigtes und schmeißen die Papier-Zwischenablage weg.

4 AUFGABE ABRUNDEN

Ideal ist es, wenn man sich angewöhnt, sofort alles wegzuräumen, wenn eine Aufgabe erledigt ist: Unterlagen abheften, Leuchtstifte in die Schublade zurück, Wichtiges ins Archiv geben und Digitalisieren. Alles was man nur für diese Aufgabe benötigt hat, kann vom Schreibtisch verschwinden. Tipp: Das sofortige Aufräumen macht auch Sinn, wenn in einigen Wochen oder Monaten eine Wiederaufnahme des Projektes  ansteht. Lässt man die Dinge solange auf dem Schreibtisch besteht die Gefahr, des „Broken-Windows-Effekts“:  Liegt irgendwo eine geringe Menge „Müll“ herum, braucht es nicht lange bis sich weitere Dinge ansammeln.

5 IN DIE RICHTIGE SCHUBLADE

Griffbereit und übersichtlich: Alle Arbeitsmaterialen, die man nicht ständig braucht, sind in der Schublade gut aufgehoben.  Geben Sie jedem Gegenstand ein Zuhause. Nur ein, zwei Stifte, die Sie täglich nutzen, sollten auf dem Schreibtisch liegen bleiben. Diverses Büromaterial sollte sinnvoll verstaut werden. Gewöhnen Sie sich auch eine Riesen-Vorratshaltung in Ihren Schubladen ab. Tipp: Das Einsortieren wieder mit Ausmisten verbinden. Wer braucht schon ausgetrocknete Stifte, einen kaputten Locher oder ein abgebrochenes Lineal? In einer Schublade darf auch persönlicher Schnickschnack (Nervennahrung, Kosmetik, Glücksbringer etc.) verbleiben. Aber bitte in Maßen und überschaubar.

6 ABLAGE MIT SYSTEM

Wer im Büro nichts mehr suchen muss, spart eine Menge Zeit – und damit Geld. Überlegen Sie sich ein sinnvolles Ablagesystem für die Papierpost, aber auch für E-Mails oder Dateien. Beschriften Sie jede Ablage (Ordner, Ablagefach, Dateiordner) eindeutig und übersichtlich. Halten Sie Ihre Ablage schlank. Auch Ordner sollten nicht überquellen, weil man sonst schlecht darin blättern kann. Register und Trennblätter sorgen für Ordnung innerhalb der Ordner. Je nach Umfang Ihrer Akten- und Projektunterlagen ist ein Verzeichnis aller Akten hilfreich. Es hilft bei der Wiedervorlage, wenn Sie vermerkt haben, in welchem Ordner und Regal eine Kundenakte abgelegt ist. Tipp: Registrieren Sie auch die elektronischen Dokumente, damit sie leichter wiederzufinden sind. Fügen Sie in jedem Dokument den Dateinamen und Ablagepfad in der Fußzeile ein, so sehen Sie sofort, wo das Dokument in der EDV-Ablage zu finden ist.

7 PROJEKTE ORDNEN

In Ihrem Ordner- und Ablagesystem sollten Sie für jedes Projekt eine eigene Ablage einführen und das auf allen Ebenen: Papier-, PC- und E-Mail-Ablage. Stellen Sie einen separaten Ablagekorb auf und richten Sie am PC einen Projektordner mit entsprechenden Unterordnern ein. Das gleiche gilt für die E-Mail-Ablage. Auch hier wird ein eigener Ablage-Ordner mit dem Namen des Projekts im E-Mail-Programm erstellt. Dort hinein kommen dann alle E-Mails, die diesem Projekt zugeordnet werden können. Mit dieser Struktur behalten Sie die Übersicht und haben stets sofortigen Zugriff auf die zum Projekt gehörenden Unterlagen.  Tipp: Ist das Projekt abgeschlossen, kann der E-Mail-Ordner und der EDV-Ordner einfach archiviert werden. Das Gleiche gilt für den Papier-Ordner.

8 RITUALISIERTES AUFRÄUMEN

Man kennt das vom Sport: Wenn man einen Kurs fest gebucht oder fixe Trainingszeiten hat, geht man hin. Ohne Kontrolle, siegt oft die Faulheit. Büro-Coaches raten, sich feste Aufräumzeiten in den Kalender einzutragen. Ideal wäre es täglich. Dann wird das Aufräumen zum Ritual und läuft von alleine. Man kann zum Beispiel den Feierabend damit einleiten, indem man noch ein wenig Ablage macht. Tipp: Nehmen Sie sich für die Büroorganisation lieber regelmäßig Zeit, aber dafür am Stück weniger. Lieber jeden Tag ein paar Minuten aufräumen als einmal im Monat eine große Hauruck-Aktion.

9 DIE PLATTE PUTZEN

Außen hui und innen pfui, das bringt’s auch nicht: Neben einem aufgeräumten Schreibtisch und gut sortierten Ordnern im Regal sollte auch in Ihrem Computer Ordnung herrschten. Überlegen Sie sich für E-Mails und Dateien ein sinnvolles Ablagesystem. Ansonsten hilft wieder Routine: Regelmäßig Tag für Tag das Postfach aufräumen, konsequent eine Zeit blocken und Mails bearbeiten. Tipp: Viren gibt es nicht nur im Computer. Auch auf Tastatur, Maus und Schreibtisch findet sich eine Artenvielfalt von Viren und Bakterien. Nutzen Sie nach dem Aufräumen die Gelegenheit, um den Arbeitsplatz gründlich zu reinigen.

10 PROFESSIONELLE UNTERSTÜTZUNG

Klassische Putzarbeiten, werden in der Regel an professionelle Reinigungskräfte delegiert. Aber wer gibt Geld aus, um seine Ablage machen zu lassen? Viele Unternehmer denken gar nicht an diese Lösung oder meinen, dass sie sich das Geld sparen könnten. Vielleicht probieren Sie mal einen Büroservice aus. Die flexiblen Helfer könnten für einige Stunden zu Ihnen in den Betrieb kommen, um Belege zu sortieren, einzugeben und abzuheften. Diese Dienstleister übernehmen auf Wunsch auch weitere Büroarbeiten. Tipp: Falls Sie das Chaos im Büro nicht alleine in den Griff kriegen, trauen Sie sich und engagieren einen Büro-Coach, der Ihnen beim ersten Ausmisten und dem Aufbau eines neuen Ablagesystems hilft. Falls Ihnen Ihre Stapelablagen zu peinlich sind, könnten Sie alternativ auch einen online-Kurs ausprobieren.

Claudia Schneider | redaktion@regio-manager.de

Ausgabe 02/2018