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Grundvoraussetzung für jede Location ist eine gute Standardtechnik Foto: ©maxoidos – stock.adobe.com

Die Location als Dienstleister

Deutschland ist ein beliebter Tagungsstandort. Welche Anforderungen müssen erfüllt werden, um dauerhaft wettbewerbsfähig zu sein?



In Sachen Tagungsstandort ist Deutschland zwar nicht Weltmeister, steht aber immerhin seit Jahren mit auf dem Treppchen: Zum dreizehnten Mal in Folge gelangt Deutschland beim jährlichen Ranking der International Congress & Convention Association (ICCA) auf den ersten Platz im Vergleich der europäischen Tagungs- und Kongressdestinationen. Das teilte das GCB, das German Convention Bureau, im Frühjahr mit. „Weltweit liegt Deutschland erneut auf Rang zwei hinter den USA. Demnach fanden in Deutschland im Jahr 2016 689 der für das Ranking erfassten internationalen Verbandskongresse statt – ein Plus von rund 3 Prozent gegenüber dem Vorjahr.“ Im Vergleich der städtischen Ziele blieb demnach Berlin „erfolgreich unter den Top 5-Städten weltweit und in Europa“. Mit dem vierten Platz im aktuellen Ranking habe es die deutsche Hauptstadt in den vergangenen sechs Jahren fünf Mal geschafft, in der Spitzengruppe der europäischen Städteziele zu landen. „Erfolgreiche Platzierungen im weltweiten Vergleich erhielten auch München und Hamburg (Rang 22 beziehungsweise 25) sowie Frankfurt (Platz 43) und Leipzig (Rang 48). Zum positiven Ergebnis Deutschlands im ICCA-Ländervergleich trugen darüber hinaus weitere Städte bei, darunter Dresden, Köln, Stuttgart, Düsseldorf, Nürnberg und Heidelberg.“

Vom Kongress bis zum Seminar

Deutschland scheint also gut aufgestellt. Dazu tragen natürlich die einzelnen Standorte im Land bei. Aber welche Anforderungen muss die „Tagungslocation von heute“ eigentlich erfüllen? „Die moderne Tagungslocation versteht sich als serviceorientierter Dienstleister im Auftrag des Kunden“, so Stephan Kipp, Hallenmanager im Kongress- und Eventzentrum Stadthalle Bielefeld und Vorstandsmitglied des EVVC (Europäischer Verband der Veranstaltungs-Centren). „Unterschiedlichste Veranstaltungsformate, ob Großkongress, Managementtagung, Hauptversammlung, Festveranstaltung oder Vertriebsseminar, müssen in gleicher Weise verlässlich umgesetzt werden. Alle wesentlichen Services im Technik- und Dienstleistungsbereich sollten über einen zentralen Ansprechpartner im Veranstaltungshaus direkt abrufbar sein. Ein zentraler Standort, gute Erreichbarkeit, ICE-Anbindung, nach Möglichkeit ein gut ausgebauter ÖPNV in der Veranstaltungsdestination sind für Veranstalter und Tagungsbesucher in gleicher Weise von zentraler Bedeutung“, so der Branchenkenner.

Von erheblicher Bedeutung für die Location sei auch eine breit aufgestellte Tagungsgastronomie, die von der gastronomischen „High End“-Veranstaltung bis zur schnellen Tagungsverpflegung variable Angebote bereithalte. Ein spannender Trend im Tagungswesen sei die Integration neuer, interaktiver Formate in Form von Open Space, Bar Camp etc. „All diese Formate ermöglichen einen intensiveren Austausch unter allen Teilnehmern. Natürlich steigen dadurch auch die Anforderungen an die Location bei der Anpassung des Raumambientes an die unterschiedlichen Veranstaltungsformen.“

Rolle des demografischen Wandels

Kipps Kollegin Britta Keusch hebt die Bedeutung des demografischen Wandels hervor. Durch ihn spiele „auch das Thema Barrierefreiheit eine immer größere Rolle“. Die Anzahl an beeinträchtigten Menschen und damit auch an Besuchern und Organisatoren von Veranstaltungen nehme zu, so dass es heute selbstverständlich sein müsse, „allen Menschen optimalen Zugang zu unseren Häusern zu ermöglichen“, sagt Keusch, ebenfalls Vorstandsmitglied des EVVC und zugleich Geschäftsführerin des Tagungs- und Kongresszentrums Bad Sassendorf im Kreis Soest. „Neben Anpassungen für mobilitätseingeschränkte Personen gehören hier auch Maßnahmen für Menschen mit Beeinträchtigungen des Seh- und Hörvermögens.“

Lange schon seien Veranstaltungshäuser nicht mehr nur Vermieter der eigenen Quadratmeter, betont sie. „Was unsere Kunden als Selbstverständlichkeit voraussetzen, ist ein Komplettangebot für die Veranstaltung von Räumen über Catering bis hin zu Hotelzimmern und Rahmenprogramm.“ Grundvoraussetzung für jedes Haus sei eine gute Standardtechnik, also eine auf die Räume angepasste Tontechnik, Beamer und Möglichkeiten zur Videobearbeitung sowie eine optimale WLAN-Infrastruktur. Stephan Kipp: „Das Thema Digitalisierung als einer der Megatrends in der Tagungsbranche nimmt einen zentralen Raum ein. Dies gilt in den unterschiedlichsten Facetten. Der ,virtuelle Kongress’ bietet neben den vor Ort anwesenden Referenten und Teilnehmern auch Interessenten an ganz anderen Standorten die Möglichkeit mitzudiskutieren. Gleiches gilt für die Einbindung ganz neuer Zielgruppen, etwa über das Livestreaming.“

„Für viele Betreiber besonders von kleineren Veranstaltungslocations stellt sich laut Britta Keusch die Frage: „Wie kann ich mein Haus mit begrenzten finanziellen Mitteln aufstellen, um dem Megatrend Technisierung, Informations- und Datensicherheit und den neunen Formen der Wissensvermittlung gerecht zu werden?“

Metropole oder „grüne Wiese“?

Welche Umgebung ist besonders gefragt - eher mitten in der Metropole oder „auf der grünen Wiese“? „Modern und großzügig, klein und fein, gediegen oder cool – die Bandbreite im Angebot der Veranstaltungslocations ist ebenso breit gefächert wie die entsprechende Nachfrage“, lautet Stephan Kipps Antwort. Die Wahl der Location sei dabei unter anderem stark abhängig vom Veranstaltungsformat und den konkreten Erwartungen. „Ist beim Strategieworkshop der ,freie Geist’ ohne Ablenkung gefordert, kommt sicher ein sehr schön gelegener ländlicher Standort in Betracht.“ Andere Veranstaltungen dagegen forderten geradezu die Urbanität von Metropolen und ein städtetouristisches Umfeld oder machten diese aufgrund der Größe der Teilnehmerzahl und der benötigten Hotelbetten sogar unerlässlich. „Fachkongresse, die Teile der Veranstaltung oder begleitende Ausstellungen auch öffentlich zugänglich machen, erfahren möglicherweise mehr Potenzial in der Großstadt.“ Veranstaltungen, für die inklusive An- und Abreise nur ein sehr begrenztes Zeitkontingent zur Verfügung stehe, würden möglicherweise die größere Stadt bevorzugen. Natürlich könne aber auch eine Tagung im historischen Ambiente einer ehemaligen Ritterburg von hohem Reiz für die Gäste sein. „Die besondere Vielfalt des Tagungslands Nordrhein-Westfalen hält für alle diese Anforderungen eine Vielzahl besonderer Angebote bereit.“ Daniel Boss | redaktion@suedwestfalen-manager.de

INFO

Checkliste für die passende Tagungslocation

  • Passt die Saalgröße?
  • Harmoniert das Ambiente mit meiner Veranstaltung?
  • Ist die Location gut erreichbar? (Auto, Bahn, Flugzeug)
  • Wie gut sind die Referenzen der Veranstaltungs­location?
  • Passt das Umfeld? (Rahmenprogramm in der Natur vs. Nachtleben in der Stadt)
  • Sind angemessene Hotel- und Gastro-Angebote in der Nähe?
  • Kann ich die Saalgröße flexibel auf die endgültige Zahl der Teilnehmer anpassen?
  • Sind ausreichend Nebenräume für Workshops, Ausstellungen etc. vorhanden?
  • Ist der Caterer vorgegeben oder kann ich frei wählen?
  • Ist die benötigte Technik vorhanden und auf dem neuesten Stand?
  • Bietet der Veranstalter einen passenden Rundumservice? (z.B. Einladungsservice, Reservierungsservice, Presseservice, Transfer, Dolmetscher, Hostessen etc.)
  • Gibt es parallel andere Veranstaltungen, die sich positiv/negativ auswirken könnten?
  • Vertraue ich in die absolute Professionalität des Hallenbetreibers?
  • Zu guter Letzt: Stimmt die Preis-Leistungs-Relation?

Ausgabe 02/2018