IT-Dienstleister New Work: Kein New Work ohne IT!

Unternehmen, die New Work einführen möchten, kommen nicht um eine moderne IT-Landschaft herum: für Homeoffice, Datensicherheit, Kommunikation & Projektmanagement.
(© Tierney – stock.adobe.com)
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„Video killed the radio star … so let‘s blame it all on VCR“ – nur wenige Lieder charakterisieren den Einfluss einer Technologie auf den Menschen so eindrucksvoll und nachhaltig wie der Welthit der Buggles im September 1979. Fast zeitgleich entwickelte der österreichisch-US-amerikanische Philosoph Frithjof Bergmann die Grundlage der New Work-Philosophie. Einer Philosophie, die den Menschen als zentralen Bestandteil der unternehmerischen Wertschöpfungskette in den Mittelpunkt stellt und bei der wieder mal die Technologie als Vehikel des Fortschritts seinen Beitrag leisten wird. Technologie, das ist in diesem Fall primär die IT – und insbesondere die Unternehmens-IT. Diese muss verschiedenste Parameter, Konzepte und Arbeitsweisen wie z.B. selbstorganisierende Teams, agile Management-Methoden oder Remote-Work-Konzepte ermöglichen. Schon seit der Jahrtausendwende versucht die IT, ihrem Auftrag im Rahmen der Industrie 4.0 gerecht zu werden. Dabei ergänzen sich zahlreiche Neuerungen der Industrie 4.0 in Hard- und Software mit denen, die das Konzept New Work voraussetzt. Und so wollen wir uns in diesem Beitrag zum Thema New Work im Schwerpunkt mit der Rolle der IT beschäftigen.

New Work benötigt Breitband

Kein Haus steht ohne ein Fundament, das weiß jeder Bauherr. Fundament der IT ist und bleibt das Bereitbandnetz. Breitband, das heißt konkret Glasfaser, wobei das flächendeckende 5G-Netz eine ergänzende Alternative darstellen kann. 2017 verankerte die GroKo im Koalitionsvertrag einen flächendeckenden Ausbau mit Gigabit-Netzen bis 2025. Werfen wir also zur Halbzeit mal einen Blick in den Breitbandatlas der Bundesregierung. So besitzen gut 95 Prozent der Bürger*innen der Freien und Hansestadt Hamburg seit 2019 Gigabit-Leitungen. Das wirtschaftlich starke Flächenland Baden-Württemberg dagegen bringt es aktuell gerade mal auf 8,2 Prozent der Haushalte. Flächendeckend heißt eben nicht das, was man erwartet. Und zudem ist es noch immer das gute alte Kupferkabel, das mit Vectoring oder Supervectoring bis zum Kabelbruch gemolken wird. Im internationalen Vergleich belegen wir beim Breitbandausbau via Glasfaser die Abstiegsplätze. Lediglich 4,7 Prozent aller stationären Breitbandanschlüsse hierzulande waren laut Studie der OECD vom Juni 2020 mit einem Glasfaserkabel verbunden – das sind magere 3,4 Prozentpunkte mehr als im Juni 2015. Zum Vergleich: Schweden kommt aktuell auf 73 Prozent und Spitzenreiter Südkorea beschämt uns mit stolzen 84 Prozent. Bringt 5G nun die Wende beim Breitbandausbau? Davon ist nicht auszugehen. Dabei bietet diese Technologie mit extrem kurzen Latenzen und Datenraten von 1 Gigabit pro Sekunde Kommunikation in Echtzeit. Allen voran will die Deutsche Telekom bis 2025 gut 99 Prozent der Bevölkerung ans 5G-Netz anschließen. Doch auch hier gibt es einen kleinen Haken. Denn das 5G-Netz braucht Anschluss ans Glasfasernetz. Auch beträgt die Reichweite eines 5G-Mastes bei 700 MHz nur knapp acht Kilometer. Soll die maximal mögliche Geschwindigkeit mit 1.800 oder 2.100 MHz genutzt werden, verringert sich die Reichweite auf zwei bis drei Kilometer. Dieses Zahlenspiel lässt erahnen, dass ein flächendeckender Ausbau mit 5G kostspielig sein wird. Allein die Deutsche Telekom veranschlagt für ihren 5G-Ausbau in Europa eine halbe Billion Euro. Ohne flächendeckendes Breitband allerdings funktioniert New Work nicht.

Kein Homeoffice ohne Notebook

Klappt es mit dem Breitband, dann braucht das Konzept New Work die passende Hardware. Diese wird zum einen nötig sein, um Konzepte wie das papierlose Büro, Clouddienste oder Remote und Homework effektiv umzusetzen. Letztere sind zahlenmäßig in Zeiten der Corona-Krise rasant in die Höhe geschnellt und genießen zudem besondere Bedeutung und Wertschätzung bei Mitarbeitern. Aktuell arbeitet jeder Vierte ausschließlich im Homeoffice. Das entspricht 10,5 Millionen Berufstätigen. Auf weitere 20 Prozent (8,3 Millionen) trifft dies zumindest teilweise zu. Hardwaretechnisch ist das Homeoffice noch in den Kinderschuhen. So wird jeder Vierte weder mit IT noch organisatorisch unterstützt. Nur 61 Prozent aller Mitarbeiter in Homework verfügen über ein Notebook. Smartphones gibt es lediglich für jeden Fünften. Dabei eignet sich jeder zweite Arbeitsplatz in Deutschland richtig ausgestattet und angebunden für Remote und Homework. Ähnlich analog spukt es hierzulande noch durch die Betriebe. Klammeraffen und Locher stehen in nahezu jedem Büro (97 Prozent). Auch genießt das gute alte Fax mit 72 Prozent seinen Platz. Nur jeder Dreizehnte freut sich über einen zweiten Monitor. Als Unternehmen sollten Sie daher gemäß der grundlegenden Philosophie New Work vermehrt auf mobile IT-Lösungen wie Notebooks, Convertibles, Tablets und Smartphones setzen. Digitalisieren Sie Ihr Büro vollständig vom Eingang der Dokumente bis zum Aftersales-Service und nutzen Sie redundante Clouddienste, um allen Mitarbeitern den Zugang zu wichtigen Unternehmens- und Kundendaten von jedem Ort der Welt zu ermöglichen. Wie schwer und wie langwierig sich dabei eine komplette Digitalisierung umsetzen lässt, kann man derzeit in Deutschlands Kommunen bei der Umsetzung des E-Government-Gesetzes beobachten. Im August 2013 trat das Gesetz in Kraft, welches vorgibt, dass bis Ende 2022 alle Verwaltungsleistungen online verfügbar sein sollen. Auch wenn der Bund zur weiteren Umsetzung 2017 das Onlinezugangsgesetz (OZG) erlassen hat und viele offene Fragen wie Authentifizierung mittlerweile geklärt scheinen, schätzen Experten, dass zahlreiche Kommunen die Vorgabe zum Stichtag nicht oder nur in Teilbereichen, wie z.B. bei der Kfz-Zulassung, umsetzen können. Zudem endet das OZG an der Rathaustüre. Bürger müssen die Verwaltungsleistungen online beantragen können, aber jede Weiterverarbeitung innerhalb einer Behörde kann dann wie zu Großmutters Zeiten in gedruckter Form erfolgen. Wenn Sie sich also mit dem Konzept eines komplett digitalen Büros anfreunden möchten, dann bedenken Sie, dass Sie von der Eingabe über eine Dokumentenscanstelle bis zur Ablage in einer Cloud sicherstellen, dass Ihr Change-Management mit der Technik Schritt hält.

Multi-Cloud-Computing

Drei Viertel aller Unternehmen in Deutschland setzen auf Cloud Computing – Tendenz steigend. Cloud Computing ist dabei der Motor der Digitalisierung. Es begünstigt die engere und bessere Zusammenarbeit zwischen Fachbereich und IT-Abteilung und hilft bei der Durchführung von agilen Projekten. Aber Vorsicht, denn wer nur auf die Cloud setzt, ohne Redundanz, der setzt im schlimmsten Fall sein Unternehmen aufs Spiel. So brannte es im März 2021 bei Europas größtem Cloud-Anbieter OVHcloud. Zwei von vier Serverhallen mit Daten von rund 16.000 Kunden brannten ganz nieder, die anderen teilweise. Über 3,6 Millionen Webseiten waren kurzzeitig offline. Die Hälfte von ihnen konnte mittlerweile mit Einschränkungen oder in veralteter Version wieder anlaufen. Zu den prominenteren Opfern des Brandes gehörten der Bitcoin-Anbieter Coinhouse, die offizielle Webseite der französischen Regierung und die Computerspielfirma Facepunch mit dem Survival-Spiel Rust. Letztere meldete ebenso wie die französische Großkanzlei Leroi & Associés einen Totalverlust ihrer Daten. Um solchen katastrophalen Businesskillern vorzubeugen, sollten Unternehmen bei der Nutzung von Cloud Computing dringend auf Sicherungen oder Redundanzen wie das Multi-Cloud-Computing setzen. Jedes dritte Unternehmen nutzt bereits Multi-Cloud-Computing. Es bietet aber nicht nur Redundanz, die Technologie ermöglicht, sondern auch eine bessere Verteilung der Ressourcen bei voller Auslastung und schafft somit Potenzial für eine mögliche Kostenreduzierung.

Zero-Trust-Modelle verschieben die Netzwerkgrenze

Wer Clouddienste oder Remote und Homework nutzt, der sollte auch einen Blick auf die dafür nützliche Software und die notwendigen IT-Sicherheitsstrukturen werfen. Denn New Work braucht sichere Datenkanäle. Um hier nicht gleich wieder ein Nadelöhr via VPN zu schaffen, können Sie stattdessen Zero-Trust-Modellen vertrauen. Der Kern dieser Modelle ist die dynamische Überprüfung und Authentifizierung aller Geräte, Anwender und Dienste innerhalb oder außerhalb eines Unternehmensnetzwerks. Zero-Trust-Modelle verschieben damit die Cybersicherheit weg von den Netzwerkgrenzen der Unternehmen und ermöglichen völlig neue Formen von Sicherheit wie z.B. sicherheitsrelevante Geolokalisation. Denken Sie auch daran, Ihre Mitarbeiter im Remote und Homework mit einer grundlegenden Sicherheit wie Virenscanner und professioneller Firewall auszustatten. Nichts ist für Hacker einfacher, als Ihre Firma über eine offene Tür in Buxtehude zu betreten.

KI-Abschriften und virtuelle Whiteboards

Last, but not least wäre da noch die Anwendungssoftware. Diese muss die neuen Herausforderungen der Idee New Work abbilden können. Allen voran geht es dabei um Konzepte wie Crowdworking oder Projektmanagement. Aber auch Anwendungen für agiles Arbeiten und grenzenlose Kommunikation sind gefragt. Der derzeitige Platzhirsch bei Unternehmen in Sachen Kommunikation ist Zoom. Die App erfreut sich auch im Hochschulbetrieb großer Beliebtheit. Die Stärke der Software liegt im gezielten Managen von Videokonferenzen, bei denen man schnell separate Räume generieren und Bildschirme oder ganze Präsentationen bequem teilen kann. Zudem bietet Zoom ein virtuelles Whiteboard. Eine vergleichbare Lösung ist Cisco Webex. Die Software as a Service-Lösung ist Teil des Cisco Collaboration-Portfolios und bietet Videokonferenzen, IP-Telefonie, Instant-Messaging, Dateiübertragung und Screen-Sharing. In Verbindung mit der Basissoftware Webex lassen sich dabei sogar KI-Abschriften von Meetings erstellen. Als trendiges Kommunikationstool hat sich Slack bei US-amerikanischen Unternehmen und innovativen Start-ups etabliert. Bei dieser App werden alle Informationen zu einem bestimmten Thema, Projekt oder zu Projekt-Teams gebündelt in ihrem jeweiligen Channel angezeigt. Dabei bietet Slack auch Integrationen zu zahlreichen anderen Applikationen und ist damit ein direkter Konkurrent von Google, Facebook oder Microsoft. Letztere bieten mit Microsoft Teams eine multifunktionale Plattform, die sich nahtlos in eine bestehende Microsoft-365-Suite einfügen lässt. Die App ermöglicht die gemeinsame Arbeit an Dokumenten und bietet zudem Features wie Videokonferenzen und Chats sowie den Austausch von Notizen und Dateien. Was für Microsoft das Office Online ist, ist für Google die G Suite. Die Google G Suite punktet dabei mit zahlreichen Produkten: Tabellen, Präsentationen und Dokumente lassen sich intuitiv erstellen und in Echtzeit gemeinsam bearbeiten. Zudem bietet die App mit dem hauseigenen Video-Chat Hangouts eine ebenbürtige Kommunikationsplattform. Bleibt noch die Frage nach Projektmanagement-Tools für agiles Arbeiten. Die Software, welche dabei am häufigsten bei Konkurrenten als Vergleichsmaßstab herangezogen wird, ist Asana. Mit Asana erhalten Unternehmen zahlreiche Funktionen zur Erstellung, Verwaltung und Nachverfolgung von Projekten, Aufgaben, Meilensteinen oder Gantt-Diagrammen – und vieles mehr. Mit der Option Workload sehen Sie fortlaufend, wie viel Arbeit Ihr Team mit laufenden Projekten hat. So stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter weder über- noch unterfordert sind. Vollkommen ebenbürtig zur vorher genannten Software ist Trello. Mit Trello können Sie für jedes Projekt beliebig viele Boards für verschiedenste Projekte erstellen. Die Boards lassen sich allein nutzen oder beliebig mit Mitarbeitern, Kunden oder Zulieferern teilen. Weiter können Sie sich selbst oder Ihren Mitarbeitern Aufgaben zuweisen, Arbeitsabläufe für unterschiedliche Projekte anpassen und gleichzeitig auch Checklisten für To-dos auf Karten hinzufügen. Mit Breitband sowie Convertible und passender App steht damit Ihrem New Work nichts mehr im Weg.
Ausgabe 02/2021