Buchhaltung: Pflichten und Unterstützung

Buchhaltung wird mit Aufnahme jeder unternehmerischen Tätigkeit fällig. Die Herausforderungen umfassen die lückenlosen und nachvollziehbaren Dokumentationen geschäftlicher Vorfälle. Juristisches Regelwert der Buchhaltungspflicht sind die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung. Mit durchdachter Softwareunterstützung meistern auch kleine und mittlere Unternehmen im Ruhrgebiet die buchhalterischen Anforderungen.
Foto:  mohamed_hassan - pixabay.de
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Buchhaltung und ihre Relevanz für Unternehmer

Für jeden Unternehmer ist die schriftliche Dokumentation geschäftlicher Vorfälle verpflichtend. Bei Bedarf sind die Dokumente gegenüber Steuerbehörden nachzuweisen. Mit zunehmender Digitalisierung ändert sich teils die Form der Aufbewahrung, doch die buchhalterischen Pflichten sind auch in Zeiten der digitalen Aufbewahrung von Belegen einzuhalten. Je nach Größe und Rechtsform des Unternehmens können sich die Buchhaltungspflichten erheblich unterscheiden. Grundsätzlich unterliegen Unternehmer den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung, kurz GoB. Es handelt sich um einen Satz teils schriftlich fixierter und teils ungeschriebener Richtlinien.

Allgemeine Aufgaben der Buchhaltung

Die übergeordnete Aufgabe jeder Buchhaltung besteht in der laufenden, lückenlosen und sachlichen Erfassung und Buchung aller geschäftlichen Vorfälle in einem Unternehmen. Diese Hauptaufgabe der Buchführung ist in §239, Abs. 2 HGB (Handelsgesetzbuch) festgelegt. Diese Form der Buchung dient als Grundlage für die Einhaltung der Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung. Aus diesen lassen sich wiederum die wichtigsten Teilaufgaben der Buchhaltung ableiten. Gemäß Grundsatz der Richtigkeit und Willkürfreiheit ist eine Möglichkeit zur objektiven und sachlichen Herleitung der Geschäftsvorfälle aus den Geschäftsbüchern verpflichtend.

Diese Geschäftsbücher sind so zu führen, dass auch fachkundige dritte Personen ihre Inhalte nachvollziehen können. Diese Vorgabe leitet sich aus dem Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit ab. Die Vermögenswerte eines Unternehmens sind nach dem Grundsatz der Einzelbewertung einer je eigenständigen Bewertung zu unterziehen. Hierbei gibt es die Möglichkeit der Gruppenbewertung in begründeten Einzelfällen. Der Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit schreibt dem Unternehmer eine sowohl zeitnahe als auch chronologisch korrekte Aufzeichnung der geschäftlichen Vorfälle vor. Der Grundsatz der Sicherheit sieht vor, dass die Archivierung der geschäftlichen Unterlagen auf ordnungsgemäße und sichere Weise zu erfolgen hat.

Mit dem Grundsatz der Vollständigkeit ist die Herausforderung einer lückenlosen und wahrheitsgemäßen Buchführung verbunden. Abgerundet werden diese Grundsätze durch das Belegprinzip und die sich daraus ableitende Pflicht, sämtliche anstehenden geschäftlichen Vorfälle mit der Vorlage entsprechender Belege nachvollziehbar auszugestalten.

Die Frage nach der einfachen oder doppelten Buchführung

Jede unternehmerisch tätige natürliche oder juristische Person ist zur Buchhaltung verpflichtet. In Abhängigkeit von Art und Umfang des Unternehmens kann die doppelte Buchführung erforderlich sein. Hierbei stellt sich die Frage nach der Art der Gewinnermittlung. Eine vereinfachte Art der Gewinnermittlung stellt die EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) dar. Diese ist für Freiberufler, landwirtschaftliche Betriebe sowie bei Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung möglich. Die EÜR muss einem bestimmten Aufbau folgen, der in einem Formular des Bundesfinanzministeriums festgelegt ist.

Die doppelte Buchführung ist für Gewerbetreibende verpflichtend, die keine Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen (können). Dies ist in der Regel dann der Fall, wenn bestimmte Umsatzgrenzen überschritten werden. Im §19 UStG Absatz 1 sind diese Grenzen genau festgelegt. Demnach der Umsatz zuzüglich darauf entfallenden Steuern im vorangehenden Kalenderjahr 17.500 Euro nicht übersteigen und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigen.
Wer zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, ist in erster Linie zur klaren Trennung in ein Soll- und ein Haben-Konto verpflichtet. Geschäftliche Vorfälle sind demnach in je eigenständigen Konten zu verbuchen. Für diese Konten ist eine Kategorisierung nach verschiedenen Büchern vorgesehen. Hierzu zählen das Hauptbuch, das Grundbuch und diverse Nebenbücher.

Fehler, die bei der Buchhaltung zu vermeiden sind

Zur Wahrung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung gilt es insbesondere für Start-ups und junge Unternehmer einige Stolperfallen zu vermeiden. Ein häufiger Fehler besteht in der nicht sachgemäßen Aufbewahrung der Belege. Eine ordentliche Sortierung der Dokumente sorgt für Überblick. Eine Erfassung in einer Buchhaltungssoftware trägt weiter dazu bei, wichtiges sofort griffbereit zu haben.
Unbedingt zu vermeiden sind falsche Rechnungen. Die Erstellung korrekter und professioneller Rechnungen ist daher von hoher Relevanz. Falsche oder fehlerhafte Angaben können teuer werden. Wer etwa vergisst, Umsatzsteuern in der Rechnung anzuführen, bringt sich um den Vorsteuerabzug.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen sind einzuhalten. Sollte im Rahmen einer Betriebsprüfung ein Beleg fehlen, kann das Finanzamt die gesamte Buchführung in Frage stellen. Die Folge können teure Schätzungen sein, die meist zu Lasten des Unternehmers ausfallen. Eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren ist vorgesehen für Rechnungen, Kontoauszüge, Gutschriften, Steuerbescheide oder Jahresabschlüsse. Nur sechs Jahre lang aufzubewahren sind etwa Angebote, Preislisten, Geschäftsbriefe oder Auftragsbücher. Weitere Aufbewahrungsfristen finden sich in dieser Auflistung.

Buchhaltungs-Software

Unterstützung für die buchhalterischen Aufgaben finden Unternehmer in durchdachten Softwarelösungen. Candis trägt zur Reduktion des Aufwandes in der Buchhaltung bei. Die Software verbindet künstliche Intelligenz mit Schnittstellen zur Weiterleitung der Daten. Dank einer automatischen Zuordnung der Positionen ist eine rechtssichere Erstellung unter deutlicher Zeitersparnis möglich. DATEV-Anbindungen ermöglichen die Weiterleitung der Dokumente an einen Steuerberater. Zu berücksichtigen ist, dass gute Buchhaltungs-Software kostspielig ist. Gerade kleinere Unternehmen sollten sich daher überlegen, ob ihre buchhalterischen Anforderungen so hoch sind, dass sich ein anspruchsvolles Programm wie Candis finanziell lohnt.

Fazit

Art und Umfang der Buchhaltungspflicht hängen unter anderem von der Rechtsform und den Umsätzen des Unternehmens ab. Die meisten Gewerbetreibenden sind zur doppelten Buchführung verpflichtet, sofern sie nicht die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Ab einem bestimmten buchhalterischen Aufwand ist es für Unternehmer lohnenswert, auf Softwareunterstützung zu setzen.

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