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Auch Chefs leiden unter Stress! Foto: © everettovrk – stock.adobe.com

Arbeitspensum

Ja zum Nein!

Ein Sonderauftrag des besten Kunden schmeichelt – doch wenn man schon ausgelastet ist, bedeutet diese Zusatzaufgabe vor allem Stress. Und der schadet der Gesundheit – und oft auch dem Unternehmen.



Ob gegenüber Geschäftspartnern, den Mitarbeitern oder der eigenen Familie: Ein Ja geht vielen Unternehmern ganz leicht über die Lippen. Obwohl der Terminkalender mit Besprechungen ausgefüllt ist, der Schreibtisch voller zu erledigender Arbeit ist oder am nächsten Tag ein wichtiger Kundentermin stattfindet, sagt man Ja und übernimmt eine zusätzliche Aufgabe. Ein Phänomen, das Chefs und Angestellte gleichermaßen trifft, wenn auch in anderen Spielarten.

Vor allem Frauen tun sich im Berufsleben vielfach schwer damit, mit einem Nein auf eine Bitte zu reagieren. Viele Frauen wollen gemocht werden und sagen nicht Nein, da sie negative Konsequenzen befürchten – obwohl diese Konsequenzen in der Regel gar nicht eintreffen. Wenn man in der Vergangenheit immer Ja gesagt hat, dann wird man mit Sicherheit auf Irritationen stoßen, aber die Beziehung zueinander wird sich dadurch höchstwahrscheinlich nicht ändern. Dazu kommt allerdings: Wer Nein sagt, übernimmt die Verantwortung für diese Entscheidung und muss die Reaktion des anderen aushalten. Ein weiterer wichtiger Punkt: Je öfter Sie Nein sagen, umso leichter fällt es Ihnen.

Es geht nicht darum, überhaupt nicht mehr Ja zu sagen und per se alle Bitten abzulehnen. Vielmehr geht es um Ihre eigenen Bedürfnisse, Ihre persönlichen Aufgaben und Ihre individuellen Grenzen. Wenn Sie diese nicht mehr zu Ihrer eigenen Zufriedenheit erfüllen können, wird’s kritisch. Wer im Unternehmen immerzu Ja sagt, schadet sich selbst: der eigenen Gesundheit, der eigenen Freizeit, aber auch dem Unternehmen, das – ständige spitz auf Knopf genäht – schon bei den kleinsten Problemchen unvorhergesehen kollabiert. Gerade als Geschäftsführer sollten Sie daher lernen, Nein zu sagen. Denn Sie sind nicht nur zuständig dafür, dass Sie selbst mit Ihrem Arbeitspensum zurechtkommen, sondern auch dafür, dass Ihre Mitarbeiter deren Pensum schaffen und somit Ihr Unternehmen erfolgreich machen können.

Angst vor dem Nein

Es gibt vielfältige Gründe, warum wir nicht Nein sagen: Wir wollen gemocht werden, ein netter, hilfsbereiter Chef sein, uns teamfähig zeigen, wir scheuen mögliche Konsequenzen, wollen das Unternehmen vorantreiben und nicht den erreichten Erfolg aufs Spiel setzen. Allerdings führt ein beständiges Jasagen dazu, dass der eigene Einsatz als normal und selbstverständlich angesehen wird, bis man von den eigenen Mitarbeitern und Kunden vollends ausgenutzt wird und im schlimmsten Fall pleitegeht.

Es ist ein Irrglaube, dass Menschen, die Ja sagen, mehr gemocht werden. Wie so oft macht auch hier der Ton die Musik. Beim Neinsagen geht es letzten Endes gar nicht um das Nein, sondern um dessen Formulierung. Ein gut formuliertes Nein stößt den Fragenden nicht vor den Kopf. So wird Ihr Kunde eine Absage akzeptieren, wenn Sie nachvollziehbar begründen, warum Sie den Auftrag nicht annehmen können. Dabei sollte jedoch klar sein, dass sich Ihre Ablehnung nicht auf die fragende Person bezieht oder dass Sie schlichtweg keine Lust haben, sondern dass es der Situation liegt. Vielleicht noch gespickt mit einer Aussage, die signalisiert, dass Sie generell bereit sind den Auftrag zu übernehmen, bloß eben nicht in diesem Fall oder zu diesem Zeitpunkt. Vielleicht können Sie den Auftrag oder die Bitte Ihres Mitarbeiters ja auch vertagen oder einen Tauschhandel vorschlagen. Im letzten Fall liegt es dann an Ihrem Gegenüber, Nein zu sagen. Natürlich sollten Sie dabei ehrlich sein und sich nicht devot rechtfertigen. Mit einer plausiblen Begründung fällt es dem Gegenüber jedoch viel leichter, die Absage anzunehmen.

Ein einfacher Trick: Bitten Sie als Allererstes um Bedenkzeit – je nach Aufgabe, Umfang und Zeitdruck ein paar Minuten oder bis zum nächsten Tag. Ein spontanes Ja lässt sich nur schwer zurücknehmen. Außerdem kann bei dem Gegenüber der Eindruck entstehen, Sie seien unzuverlässig. Überlegen Sie sich, ob Sie den Auftrag übernehmen möchten und ob Sie sie auch im Rahmen Ihrer Möglichkeiten erfüllen können. Wenn nicht, überlegen Sie kurz, welchen Vorschlag Sie Ihrem Gegenüber möglicherweise machen können.

Denken Sie daran: Niemand außer Ihnen selbst kann Ihre Grenzen achten und wahren. Jede Grenzüberschreitung kostet ihren Preis, möglicherweise gesundheitlich, privat oder für das Unternehmen. Welchen Preis sind Sie bereit zu zahlen?

Mut zum Ja

Mit einem Nein legt man kein Zeugnis darüber ab, dass man der Aufgabe nicht gewachsen ist. Im Gegenteil: Ein Nein signalisiert, dass Sie ein gutes Zeitmanagement haben und Ihren Aufgabenumfang gut überblicken können. Mit einem Nein verschaffen Sie sich Respekt – klare Grenzen nach außen aufzuzeigen bedeutet, dass Sie wissen, was Sie wollen, und das wird von anderen respektiert. Es ist schließlich Ihr Unternehmen. Warum sollte jemand anderes Regie führen? Treten Sie für Ihre Werte ein. Das Meinungsforschungsinstitut TNS Emnid hat untersucht, wem gegenüber eine Stichprobe von 1.000 Deutschen die größten Hemmungen hat, Nein zu sagen. Schwer fällt diese Antwort bei Freunden, Kindern und Eltern. 47 Prozent der Frauen und 36 der Männer finden es problematisch, einem Anliegen des Chefs zu widersprechen und abzulehnen. Dabei kann eine gesunde Einstellung zum Nein auch dem Unternehmen als Ganzes zuträglich sein, wenn nämlich Mitarbeiter ihre Aufgaben nur dann erledigen, wenn diese für das Unternehmen sinnvoll sind und nicht einem unausgegorenen Geistesblitz eines mittleren Managers entspringen. In einigen Unternehmen wird daher sogar eine regelrechte Widerspruchskultur gepflegt. Wie das Magazin Wirtschaftswoche berichtet, lebt etwa das Unternehmen Innogy diese Kultur: In Besprechungen erfolgt die Reihenfolge der Redebeiträge hierarchisch: angefangen mit der niedrigsten Hierarchiestufe, spricht der Chef als Letzter. So ist keiner von der Meinung eines Vorgesetzten beeinflusst und kann sich frei äußern. Karin Bünnagel | redaktion@regio-manager.de

Ausgabe 07/2018