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Fabian Schmidt, Gründer und Inhaber von Ark-Systems Foto: © Alexandra Höner
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Effiziente IT-Lösungen für KMU

Mit seinem auf IT-Support, Softwareentwicklung und IT-Sicherheit spezialisierten Unternehmen Ark-Systems unterstützt Fabian Schmidt seine Kunden bei der Optimierung von Arbeitsprozessen.



In Zeiten der digitalen Transformation stehen gerade kleine und mittelgroße Unternehmen unter einem enormen Druck, ihre Prozesse sukzessive zu automatisieren. Zusätzlich zwingt die neue europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die am 25. Mai in Kraft tritt, jeden Unternehmer dazu, sich mit den Themen Datenschutz und IT-Sicherheit auseinanderzusetzen. Denn die fortschreitende Digitalisierung hat natürlich auch zur Folge, dass Unternehmen auf einen stets intakten Datenaustausch angewiesen sind, was die Absicherung und den Schutz dieser Daten umso notwendiger macht.

Zuverlässiger IT-Partner

„Unternehmer, die das Thema IT-Sicherheit vernachlässigen, nehmen zugleich das Risiko eines Datenverlustes oder -diebstahls sowie die damit verbundenen finanziellen Einbußen in Kauf“, gibt Fabian Schmidt, Gründer und Inhaber des Essener IT-Dienstleisters Ark-Systems, zu bedenken. Der gelernte Fachinformatiker sammelte zunächst Berufserfahrung in einem mittelständischen Unternehmen, bevor er sich für die Selbstständigkeit entschied und 2015 die Firma Ark-Systems gründete. In Kooperation mit zwei Partnerunternehmen entwickelt und implementiert er individuelle IT-Lösungen für kleine bzw. mittlere Unternehmen (KMU), die ihren Sitz überwiegend im Ruhrgebiet haben.

„Unsere Kernkompetenzen sind die individuelle Softwareentwicklung, IT-Sicherheit und IT-Support“, erläutert Fabian Schmidt das Leistungsportfolio. Im Vordergrund stehen die herstellerübergreifende Kundenberatung und detaillierte Planung der Projekte unter Berücksichtigung der jeweiligen Ansprüche des Kunden. Gemeinsam mit dem Kunden analysiert Schmidt dessen Prozesse und berät ihn im Hinblick darauf, wie sich diese optimieren und IT-Probleme ausmerzen lassen.

Seit der Firmengründung ist der Kundenstamm kontinuierlich gewachsen, sodass mittlerweile etwa 50 Kunden regelmäßig betreut werden. Hinzu kommen zeitlich befristete Projekte. „In kleinen Betrieben von circa fünf bis 60 Mitarbeitern ersetzt unser IT-Support einen internen IT-Bereich, in größeren mittelständischen Unternehmen erfolgt er in Zusammenarbeit mit deren IT-Abteilung“, sagt Schmidt.

Mit dem Kunden
auf Augenhöhe

„Die Support-Verträge vieler großer IT-Dienstleister sind verhältnismäßig teuer und daher für KMU oft nicht erschwinglich. Wir können hier preiswertere Modelle anbieten und stehen unseren Kunden bei IT-Problemen stets zur Seite – auch an Wochenenden. Bei uns wird kein Kunde allein gelassen“, betont Schmidt.

Schließlich gilt es in solchen Fällen schnell zu reagieren, um Ausfälle zu vermeiden. Fabian Schmidt und seine Partner setzen durch eine kontinuierliche Betreuung jedoch alles daran, dass es möglichst gar nicht erst so weit kommt. „Unsere Kunden profitieren auch davon, dass wir die Implementierung und Wartungsarbeiten außerhalb der Geschäftszeiten durchführen und hierfür auch keinen Aufpreis verlangen.“ Auch müssen sich Kunden von Ark-Systems nicht vertraglich für ein oder mehrere Jahre binden, da sämtliche Leistungen auf monatlicher Basis erfolgen.

Das Thema Hochverfügbarkeit steht bei Ark-Systems ebenfalls im Fokus. So entwickelte Inhaber Schmidt z.B. für eine Hotelkette, deren Schlüsselkarten nicht zuverlässig funktionierten, ein System, das eventuelle Ausfälle durch spezielle Backup-Vorrichtungen auf wenige Sekunden reduziert. Sein Unternehmen kann zudem mit einer hohen Flexibilität punkten, da es nicht auf einen bestimmten Hersteller festgelegt, sondern generell offen für alle Plattformen ist – egal, ob Windows-, Oracle- oder Linux-Umgebung. Ausreichende Serverkapazitäten stellt der IT-Dienstleister über eine eigene Gesellschaft zur Verfügung, die in mehrere Rechenzentren eingemietet ist.

Maßgeschneiderte Software

Da die Leistungen branchenübergreifend sind, finden sich in der Referenzliste von Ark-Systems die unterschiedlichsten Kunden – darunter Banken, Versicherungen oder auch Energieerzeuger. Um die individuelle Softwareentwicklung kümmert sich Fabian Schmidt gemeinsam mit zwei Freiberuflern. Diese zielt v.a. auf die Automatisierung von Abläufen wie z.B. der Rechnungslegung oder der Verwaltung von Vertragsdaten ab, damit der Kunde Arbeitszeit und Kosten spart. „Unsere Aktivitäten reichen hier von der für einen Drei-Mann-Betrieb skalierbaren Individualsoftware bis hin zu großen Projekten wie Datenqualitätsanalysen“, veranschaulicht Schmidt.

Der IT-Experte nennt ein Beispielprojekt, das er für ein kleineres Unternehmen realisiert hat: „Für eine Hausverwaltung mit vielen großen Eigentümergemeinschaften habe ich eine Software entwickelt, mit deren Hilfe sich Anschreiben sortieren lassen. Tatsächlich gibt es keine Software auf dem Markt, die die konkreten Bedürfnisse dieses Unternehmens abbilden kann.“ Zuvor hatte die Firma zwei Tage Zeit investieren müssen, um die Schreiben manuell nach Nebenkostenabrechnungen, Angeboten und Standardanschreiben zu sortieren, bevor diese versendet werden konnten. „Mit der neuen Software werden diese nun in wenigen Minuten nach Typus sortiert und zugleich um Dubletten bereinigt, sodass sie nur noch ausgedruckt und kuvertiert werden müssen.“ Weitere häufige Projekte im Bereich Softwareentwicklung sind u.a. die Datenanalyse, bei der Daten zusammengeführt, weiterverarbeitet und ausgewertet werden, sowie die Entwicklung von Datenbanken.

Kernkompetenz IT-Security

Über ein breites Know-how verfügt Ark-Systems auch auf dem Gebiet der IT-Sicherheit. Obwohl der 25. Mai, an dem die neue DSGVO endgültig in Kraft tritt, immer näher rückt, erlebt Fabian Schmidt häufig, dass das Thema Schutz und Sicherheit von Daten bagatellisiert wird. „Viele Mittelständler nehmen den Datenschutz nicht ernst genug. Auch wenn es um Cyberangriffe geht, denken viele: Warum sollte es denn ausgerechnet uns treffen?“ Dabei verursachen Cyberattacken auf Unternehmen jedes Jahr Schäden in Milliardenhöhe. „Mehr als jedes zweite Unternehmen ist schon einmal von Cyberkriminellen attackiert worden“, weiß Schmidt. Der IT-Experte berät seine Kunden ausführlich zum Thema IT-Sicherheit, identifiziert Sicherheitslücken und führt Penetrationstests zur Prävention von Datenverlusten durch.

Die neue europaweite DSGVO schreibt ein nachvollziehbares Management personenbezogener Daten vor und verpflichtet Unternehmen, ein gesetzeskonformes Backup- bzw. Archivierungskonzept zu erstellen sowie Vorkehrungen zum Schutz vor Datendiebstahl oder -verlust zu treffen. Betriebe, bei denen mehr als neun Personen mit personenbezogenen Daten arbeiten, müssen darüber hinaus einen Datenschutzbeauftragten berufen. Bei Verstößen gegen diese Bestimmungen können Bußgelder in Höhe von bis zu vier Prozent des weltweiten Gesamtumsatzes fällig werden.

Damit seine Kunden hier optimal aufgestellt und gewappnet sind, kooperiert Schmidt mit der Rechtsanwältin und Datenschutzbeauftragten Petra von Böhlen, Essen, die die Expertise hat, entsprechende Dokumentationen zu erstellen. „Sie ist als beratende Datenschutzbeauftragte für Unternehmen tätig und deckt den kompletten rechtlichen Part ab, während ich den technischen Part prüfe, dokumentiere und anpasse“, so Schmidt. Auf diese Weise stellt Ark-Systems den rechtskonformen Schutz der Daten seiner Kunden sicher, sodass diese sich voll und ganz ihrem Kerngeschäft widmen können. Fabian Schmidt bietet darüber hinaus Mitarbeiterschulungen zur Weiterbildung im Bereich IT-Security an und referiert auch über dieses Thema auf Informationsveran-
staltungen. Miriam Leschke | redaktion@revier-manger.de

Ausgabe 03/2018