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Eventtechnik: Events – auch eine Frage der Technik

Veranstaltungstechnik und Ausstattung sind oft unterschätzte Faktoren des Eventerfolgs. Hier sollte man vorab gründlich planen – und vor allem fachkundige Dienstleister einbeziehen.

(©fesenko − stock.adobe.com)
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Der Erfolg eines Events hängt von verschiedensten Faktoren ab: angefangen von der Auswahl des Zeitpunkts über eine attraktive Eventlocation und ein gutes Catering bis hin zum begeisternden Eventkonzept. Oft unterschätzte Faktoren sind jedoch Technik und Ausstattung. Denn funktionieren Licht und Tontechnik nicht, fallen Videoprojektionen aus, oder gibt es nicht genügend Tische und Stühle, kann das den Eventerfolg schnell gefährden.

Das Eventkonzept bestimmt die Ausstattung

Welche Arten von Technik und Ausstattung benötigt werden, hängt von der Größe der Veranstaltung und dem Eventkonzept ab. Je nachdem, ob ein Vortrag, ein Konzert, eine Party oder eine Messe geplant ist, wird eine völlig andere Ausstattung benötigt. Sollen Filme oder Präsentationen gezeigt werden? Ist ein Bandauftritt geplant, oder reicht es, Platz für einen einzelnen Redner zu schaffen? Bei der Eventausstattung geht es unter anderem darum, ob ein gesetztes Essen geplant ist, für das man Tische und Stühle benötigt, ob jeder Teilnehmer einen Sitzplatz haben muss, um einem Vortrag zu folgen, oder ob es am Ende nur ein Stehempfang mit Flying Buffet oder gar keine Speisen gibt.

Der Veranstaltungsort

Neben dem Eventkonzept ist der Veranstaltungsort von entscheidender Bedeutung. Begibt man sich als Veranstalter an einen dafür ausgelegten Ort wie eine Konzert- oder Messehalle, wird ein großer Teil des Equipments bereits vorhanden sein. Professionelle Eventlocations verfügen darüber hinaus über Fachpersonal, das mit Rat und Tat zur Seite steht. Anders ist es, wenn man eine Hausmesse in einer Produktionshalle oder eine Firmenparty mit Band und Live-Cooking im Foyer der Firmenzentrale veranstalten möchte. Hier muss ein hohes Maß an Eventinfrastruktur erstellt und beschafft werden. Um dabei nicht Schiffbruch zu erleiden, holt man sich dazu am besten professionelle Hilfe ins Boot.

Die passenden Dienstleister finden

Eine erste Frage ist, ob eine Eventagentur eingeschaltet wird oder nicht. Sie bietet neben Konzeptideen, Fachkenntnissen und Erfahrung im Eventgeschäft meist gute Kontakte zu Technikanbietern, Messebauern und Ausstattungsverleihern. Gegen eine Agentur sprechen wiederum die Budgetersparnis und die bessere Unternehmenskenntnis im eigenen Team. Eine Voraussetzung für eine Inhouse-Lösung ist allerdings, dass intern jemand genügend Zeit für die Eventplanung einsetzen kann. Passende Dienstleister von Technik und Ausstattung bis zu Catering und Showacts müssen selbst gefunden werden. Das ist über das Netz heute durchaus leistbar, erfordert aber ein Eindenken in die Thematik. Wer mangels Erfahrungen vorab noch nicht genau weiß, wie das geplante Event aussehen soll, kann sich auch von Fachleuten beraten lassen.

Licht, Ton und mehr - Veranstaltungstechnik

Bei der Veranstaltungstechnik geht es im Wesentlichen um die Bereiche Ton, Bild, Licht und Bühne. Benötigt werden fast immer Mikrofone, die mit Beschallungssystemen (Lautsprechern) gekoppelt werden müssen. Zusätzlich wird oft eine Musikanlage benötigt. Soll das Event in Ton oder Bild festgehalten werden, ist zusätzlich Aufnahmetechnik zu beschaffen. Übertragungen in den Saal können mittels Beamern und Leinwänden oder Bildschirmen bewerkstelligt werden. Für Online-Aktivitäten benötigt man ein leistungsstarkes WLAN, was natürlich insbesondere für Hybridveranstaltungen gilt. Bei größeren Events ist eine Bühne unerlässlich. Und last but not least wird ein durchdachtes Lichtkonzept nötig sein. Doch zum Glück gibt es Anbieter, die die gesamte Bandbreite der Veranstaltungstechnik abdecken. Hier sollte man sich für einen wirklich professionellen Dienstleister entscheiden.

Technik und Gestaltung – Messebau

Eine ganz eigene Kategorie von Events sind Messen und Ausstellungen. Als Aussteller bekommt man vom Messeveranstalter Vorgaben in Bezug auf den eigenen Messestand. Wer dabei einen hohen Anspruch an den eigenen Messeauftritt hat, beauftragt ein Messebauunternehmen mit dem Bau eines individuellen Standes, der heute meist aus vorgefertigten, transportablen und wiederverwendbaren Modulen zusammengesetzt ist. Damit der Systemcharakter der Stände nicht zu sehr in den Vordergrund tritt, werden sie mit gestalteten Elementen verkleidet, was vor allem die Funktion hat, auf den Aussteller aufmerksam zu machen. Daneben kümmert sich der Messebauer auch um Möblierung und technische Lösungen wie die Beleuchtung des Standes und die Integration von Technik wie Präsentations-Displays.

Tisch und Stuhl – Möbel und Ausstattung

Wer für seinen Messestand eine Komplettlösung durch einen Messebauer entwickeln lässt, benötigt hier wahrscheinlich keine Mietmöbel. In vielen Fällen ist es aber wirtschaftlicher, nur temporär genutzte Möbel und Ausstattungselemente für die Dauer einer Veranstaltung zu mieten. Dabei gibt es auf dem Markt inzwischen Anbieter für die vielfältigsten Zwecke – von reinen Eventausstattern bis zu Unternehmen, die auch temporäre Büros, Bildungseinrichtungen oder Coworking Spaces ausstatten. Im Eventbereich ist die Kombination von Mietmöbeln mit Küchenzubehör und Bankettutensilien wie Gläsern, Tellern und Tassen interessant. Denn auch das muss man sich inzwischen nicht mehr kaufen. Als weiteres Plus bieten einige Anbieter über die reine Vermietung hinaus auch Unterstützung bei der Eventplanung sowie einen Aufbauservice an. Michael Otterbein | redaktion@regiomanager.de

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Ausgabe 04/2022