Den Büroalltag erfolgreich meistern

Unternehmen können viel gewinnen, wenn Mitarbeiter über umfassende Basiskenntnisse gängiger Computerprogramme verfügen. Aber auch das Beherrschen des Zehnfingersystems hilft.
Der Computer ist zum zentralen Arbeitsmittel im Büro geworden. Ohne ihn funktioniert kaum mehr etwas. Einerseits ist er zum individuellen Cockpit avanciert, mit dem der Nutzer die gesamte Kommunikation wie E-Mails, Briefe, Faxe, (Skype-)Telefonate oder die Teilnahme an Telefonkonferenzen steuern kann. Andererseits führen das ständige Sitzen, die geringe körperliche Bewegung und das andauernde Sehen auf einen Bildschirm langfristig zu gesundheitlichen Beschwerden.

Ergonomie am Arbeitsplatz


Aus ergonomischer Sicht lässt sich jeder Bildschirmarbeitsplatz verbessern. Oft bedarf es nur kleiner Anpassungen, die große Wirkung erzeugen: die richtige Einstellung der Tischhöhe oder der passende Abstand zum Bildschirm. Auch mehr Bewegung am Arbeitsplatz, d. h. ein häufigeres Aufstehen vom Bildschirmarbeitsplatz, ein Wechsel zwischen stehender und sitzender Tätigkeit, bringt Verbesserung. Neben den äußeren Arbeitsumständen sind für jeden Bildschirmarbeiter Basiskenntnisse der gängigen Computerprogramme ein Muss. Je besser Mitarbeiter mit Windows, Office, ERP- oder CRM-Programmen umgehen können, desto effektiver, sicherer und leichter funktioniert der Arbeitsalltag. Stress durch Zeitdruck kann durch Beherrschung dieser Kenntnisse bestenfalls verringert werden.

Das Zehnfingersystem


Das Erlernen des Zehnfingersystems gehört zu den Basiskenntnissen, die oft unterschätzt werden. Ebenfalls das Verwenden von Tastenkombinationen, welches die Nutzung der Maus erheblich reduzieren kann, wird nur wenig genutzt. Wie ist es bei Ihnen? Bei der Recherche zu diesem Artikel stieß ich auf die Ergebnisse einer Studie der finnischen Alto Universität in Helsinki. Das Ergebnis dieser Studie gab an, dass man mit dem Zehnfingersystem nicht schneller tippen kann als mit zwei Fingern. Das Ergebnis sei dahingestellt, denn die Studie wurde nur unter 30 Probanden durchgeführt. Bestimmt gibt es unglaublich schnelle ‚Zwei-Finger-Tipper‘. Fakt bleibt allerdings, dass das Zehnfingersystem durch seine ergonomisch günstigere Eingabetechnik empfehlenswert bleibt. Wer es beherrscht, hat die Möglichkeit, das Tippergebnis am Bildschirm mitzuverfolgen (sogenanntes ‚Blindschreiben‘). Man bleibt in einer aufrechten Sitzhaltung und ist nicht gezwungen, sich über seine Tastatur zu beugen, um die Buchstaben auf ihr zu ‚suchen‘.

Tastenkombinationen gegen einseitige Belastung


Eine weitere Effizienzsteigerung von durchschnittlich 30 Prozent (ne et al., 2005; Tak, 2007) bietet das Erlernen von Tastenkombinationen. Trotz der bewiesenen Effizienz verwenden noch 66 Prozent der Computernutzer lieber die Maus (ECDL, 2011). Nicht bei allen, aber vielen Computerprogrammen lässt sich durch Tastenkombinationen das ständige Wechseln zwischen Tastatur und Maus vermeiden. Dies verhindert auch einseitige Belastungen und fördert die individuelle Gesundheit. Es ist nie zu spät, alte Gewohnheiten zu durchbrechen und die eigenen Fertigkeiten zu verbessern. Der Einzelne bleibt selbst gefordert, aber auch Unternehmen können hier viel gewinnen. Motivierte Bildschirmmitarbeiter, die etwas verändern wollen, um die eigene Situation oder die eigenen Fertigkeiten zu verbessern, schaffen das auch und leisten dadurch einen weiteren Beitrag zum Unternehmenserfolg. Das Zehnfingersystem ist erlernbar. Mittlerweile gibt es sehr gute Softwareprogramme oder Online-Kurse. Auch für das Erlernen von Tastenkombinationen sind diese Programme vorhanden. ‚Learning on the Job‘ ist sogar von Vorteil, denn Erlerntes kann sofort in die Praxis umgesetzt werden. Natürlich bedarf es Disziplin und Durchhaltevermögen und es muss Spaß bringen und darf nicht zu Stress führen.
Ausgabe 07/2017