10 Tipps: Technik-Einführung

Technisch auf der Höhe Der technische Fortschritt steigt rasant. Neue Maschinen und Software werden in immer kürzeren Zyklen auf den Markt gebracht. Die Kombination aus beidem beschleunigt den Grad der Automatisierung. Egal ob Software oder Hightech-Maschinen – neue Technologien können helfen, die Produktivität zu steigern, Umsätze anzukurbeln und Prozesse zu optimieren. Ein entsprechendes Projektmanagement sollte aber die Einführung der neuen Technik steuern und begleiten. Nicht zuletzt deswegen, weil es oft schwierig ist, alle Mitarbeiter vom Sinn neuer Technologien zu überzeugen. Beim Projektmanagement geht es darum, die erforderlichen Aktivitäten zu planen und zu kalkulieren, die Mitarbeiter umfassend zu informieren und die Integration in die vorhandenen Betriebssysteme systematisch vorzubereiten und im Betrieb zu kontrollieren.
Foto: ©dragonstock - Adobe Stock
Foto: ©dragonstock - Adobe Stock

1 WAS BRAUCHEN WIR?

Technik-Freaks oder Nerds wollen am liebsten immer die neuesten Produkte, Modelle und Versionen im Einsatz haben. Ob sich die Anschaffung der neuesten Technik wirklich lohnt, muss gut durchdacht werden. Erste Aufgabe des Projektmanagementteams ist es, zu eruieren, welchen konkreten Bedarf das eigene Unternehmen hat. Was muss optimiert werden? Welche Tools sind hilfreich? Was kostet die Einführung neuer Technik und was bringt das Ganze? Eine sachliche Kosten-Nutzen-Analyse hilft sowohl gegen zu viel Euphorie als auch gegen zu viel Pessimismus.

Tipp: Im Tagesgeschäft bleibt oft wenig Zeit, um sich mit technischem Fortschritt zu beschäftigen. Besuchen Sie doch mal wieder eine Fachmesse, die inspiriert und informiert.

2 DEN BETRIEB DURCHSPIELEN

Lassen Sie sich auf Messen oder durch Außendienstmitarbeiter aber nicht sofort zum Kauf überreden: Mit der reinen Anschaffung ist es noch nicht getan. Sie sollten sich vorher gründlich überlegen, wie das neue Produkt bei Ihnen im Unternehmen eingesetzt werden kann. Sind eventuell Vorarbeiten nötig (z. B. bauliche Änderungen, entsprechende Hardware-Anschaffungen, Software-Updates, Sicherheitsvorkehrungen etc.)? Wer kann das Produkt bedienen? Werden eigene Mitarbeiter geschult oder wird ein externer Dienstleister die Inbetriebnahme durchführen? Wie sieht es mit Wartungsarbeiten aus? Kann bei der Materialbeschaffung alles beim Alten bleiben oder müssen neue Materialien zum Einsatz kommen? Kurzum: Spielen Sie gedanklich den Einsatz der neuen Technik in Ihrer konkreten Situation durch.

Tipp: Der Einsatz neuer Technik erfordert auch zusätzliches Know-how. Bei neuer Software sollten alle Anwender geschult werden (siehe Punkt 8). Generell ist es von Vorteil, wenn mehrere Mitarbeiter gut informiert sind. Sorgen Sie immer dafür, dass mehrere Kollegen wissen, wie die neue Maschine oder das neue Produkt bedient werden kann. Sonst steht die Produktion im Krankheitsfall oder in der Urlaubszeit still.

3 MEHR MÖGLICHKEITEN

Neue Technik bietet in der Regel zusätzliche Möglichkeiten. Damit Ihr Betrieb auch von der Leistungsfähigkeit der neuen Technik profitieren kann, sollte vor der Inbetriebnahme geplant werden, wie die neue Technik sinnvoll angewendet werden kann. Müssen die Arbeitsabläufe modifiziert werden? Übernehmen die Mitarbeiter vielleicht neue Aufgaben? Müssen Schnittstellen zu Kunden oder Lieferanten überarbeitet werden?

Tipp: Die neue Technik muss sich auch kaufmännisch rechnen. Kalkulieren Sie dabei auch Betriebs- und Wartungskosten ein. Manche Produkte sind im Anschaffungspreis relativ moderat, aber in den Verbrauchskosten hoch. Auch die Lebensdauer (Produktzyklus) spielt eine Rolle.

4 MITARBEITER FRÜH EINBEZIEHEN

Viele Leute stehen neuen Dingen skeptisch gegenüber, und sie mögen es nicht, wenn sie eingeschliffene Routinen verlassen müssen. Beim Stichwort „neue Technik einführen“ werden manche auch die Assoziation „Rationalisierung“ im Kopf haben. Umso wichtiger ist es, die Mitarbeiter frühzeitig umfassend zu informieren. Führen Sie Ihren Mitarbeitern die Vorzüge der neuen Technologie vor Augen. Machen Sie ihnen klar, was sie persönlich davon haben.

Tipp: Wenn Sie die Mitarbeiter früh in den Planungs- und Auswahlprozess mit einbeziehen, bauen Sie Ängste auf Seiten der Belegschaft ab. Gleichzeitig erfahren Sie, was die Mitarbeiter über die neue Technik denken: Welche praktischen Erfahrungen gibt es schon? Wo liegen die Bedenken? Welche Schnittstellen muss man in der Praxis berücksichtigen?

5 GEEIGNETE TECHNIK BESCHAFFEN

Je nach Investitionsvolumen sollten Sie sich auf jeden Fall mehrere Angebote einholen. Wobei es nicht nur um den Preisvergleich geht. Auch der Leistungsumfang kann je nach Hersteller bzw. Anbieter stark variieren. Ein Hersteller bietet vielleicht auch eine Schulung der Mitarbeiter mit an, der andere hat günstige Wartungsverträge in seinem Paket, der Dritte bietet umfassende Sicherheitstools. Der Ruf des Herstellers, die Liefertreue, der Service – all das spielt im Auswahlprozess auch eine Rolle.

Tipp: Denken Sie auch an die nächsten Jahre: Gibt es dann für die neue Maschine noch Ersatzteile? Und für die Software entsprechende Updates – die auch kompatibel sind mit anderen Programmen im Betrieb und mit Ihrer Hardware? Wie sieht es mit der Vertragslaufzeit aus?  

6 FINANZIERUNG PLANEN

In der jetzigen Niedrigzinsphase, in der es auch kaum Guthaben-Zinsen gibt, kann man ruhig Eigenmittel für Investitionen einsetzen. Bei größeren Anschaffungen dürften aber weiterhin wohl eher Kredite infrage kommen. Hier zeigt sich derzeit folgendes Bild: Je länger die Laufzeit, desto stärker variieren die effektiven Zinsen bei den einzelnen Kreditinstituten. Holen Sie sich also mehrere Angebote ein und nutzen Sie Ihre starke Position als Kreditnachfrager.

Tipp: Auch wenn die Kreditzinsen aktuell niedrig sind, lohnt es sich, Förderkredite der NRW.Bank oder der KfW in Anspruch zu nehmen. Sie bieten je nach Programm sehr attraktive Gesamtkonditionen und sogar Zuschüsse. Wichtig: Förderkredite müssen vor der jeweiligen Anschaffung beantragt werden.

7 EINEN EINFÜHRUNGSPLAN HABEN

Das Projektteam sollte die konkrete Inbetriebnahme gut vorbereiten. Es muss abgeklärt werden, ob die neue Technik ab einem bestimmten Stichtag laufen soll oder ob sie sukzessive eingeführt wird. Wer kümmert sich darum, die alten Daten ins neue System zu transferieren? Passt das neue Tool in den bisherigen Produktionsablauf? Wann wird was installiert oder montiert? Müssen vorab weitere Versorgungsleitungen gelegt werden? Eine Checkliste hilft, den Überblick zu behalten.

Tipp: Bei Software-Einführungen ist es oft üblich, dass der Komplettumstieg an einem Tag erfolgt (Big Bang). Das bringt aber auch viel Stress mit sich. Eine modul-, prozess- oder abteilungsbezogene Einführung reduziert den Stressfaktor bei den Projektverantwortlichen, und Fehler schlagen nicht sofort im gesamten Betrieb zu Buche.   

8 SCHULUNG DER MITARBEITER

Neue Technik sollte möglichst schnell und effizient zum Einsatz kommen. Das setzt voraus, dass Ihre Mitarbeiter das neue Programm, die neue Maschine oder technische Tools möglichst umfassend kennenlernen, um die diversen Neuerungen auch nutzen zu können. Ohne eine professionelle Schulung geht das kaum. Sie sollte genau an den Bedürfnissen der Mitarbeiter angepasst werden: Manche bevorzugen vielleicht eine Online-Schulung, während andere eine individuellere Unterstützung oder praktische Übungen benötigen. Gehen Sie als Führungskraft mit gutem Beispiel voran und zeigen Sie, dass auch Sie keinen Zeitaufwand scheuen, um die neue Technik zu erlernen.

Tipp: Mitarbeiter, die fachlich besonders im Thema sind und als Anwender eine Schlüsselrolle spielen, sind nicht unbedingt die besten Trainer. Achten Sie darauf, dass die Schulung Ihrer Mitarbeiter von jemandem durchgeführt wird, der fachlich und didaktisch kompetent ist.

9 PRAXISTEST VORAB

Sichern Sie sich vor bösen Überraschungen ab, indem ein Testlauf gemacht wird, bevor es in den Regelbetrieb geht. Wenn alles montiert und installiert ist, sollte das neue System probeweise im Parallelbetrieb laufen. So können Sie betriebsintern folgenreiche Fehler vermeiden und Mängel gegenüber dem Hersteller dokumentieren.

Tipp: Die Einführung einer neuen Technik birgt Risiken verschiedenster Art (z. B. Sicherheitsrisiken, Bedienungskomfort, Akzeptanzrisiken und Planungsrisiken wie Qualität, Kosten und Zeit). Es empfiehlt sich, eine Risiko-Checkliste anzulegen und im Projektverlauf die einzelnen Faktoren im Auge zu behalten.

10 DEN ERFOLG FEIERN

Das Richtfest auf dem Bau oder eine Schiffstaufe – das sind nette Rituale, die man auch in anderen Branchen öfter anwenden sollte. Danken Sie Ihren Mitarbeitern und allen Projektbeteiligten mit einer kleinen Abschlussfeier. Ein Bericht in der Mitarbeiterzeitung oder ein Eintrag auf Facebook sind ebenfalls geeignet, um das Projekt Revue passieren zu lassen, das Geleistete zu loben und die neue Technik vorzustellen.

Tipp: Geben Sie dem neuen Produkt einen netten Namen – ähnlich wie jedes Auto- oder Handymodell einen Namen hat. Ein einprägsamer und sympathischer Name trägt dazu bei, die Akzeptanz der neuen Technologien zu erhöhen.

Claudia Schneider | redaktion@regiomanager.de

Ausgabe 05/2017