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Printcom: Intelligenz statt Papier

Der Düsseldorfer Workflow-Spezialist Printcom zählt zu einem der innovativsten IT-Unternehmen der Region und bietet Hard- und Softwarelösungen mit Mehrwert- und Prozesskostenoptimierung an.
Printcom-Geschäftsführer Adrian Filipow (Foto: Orion Dahlmann)
Printcom-Geschäftsführer Adrian Filipow (Foto: Orion Dahlmann)
Dass sich ein Unternehmen Printcom nennt und zugleich seine Kunden dabei unterstützt, Papier einzusparen, mag merkwürdig erscheinen, erklärt sich aber aus der Geschichte des innovativen IT-Dienstleisters. Bestand das Angebot in den 90er-Jahren vor allem darin, perfekte Lösungen für Druck- und Scansysteme zu finden, wird heute der gesamte Office-Workflow der Kunden in den Blick genommen. Zusammen mit seinen Technologiepartnern hat sich Printcom seit seiner Gründung im Jahr 1995 erheblich fortentwickelt. Das Unternehmen bietet Hightech-Hardware und -Software für den modernen Bürobetrieb, die massiv zu einer Workflow-Optimierung beiträgt und das Arbeiten ein deutliches Stück papierärmer macht.

Mit gleichen Ressourcen mehr Output erzielen

„Unser aktueller Slogan ‚Simplify Workflow‘ sagt im Grunde alles darüber aus, was wir für unsere Kunden tun“, freut sich Printcom-Geschäftsführer Adrian Filipow. „Wir helfen Unternehmen, Büro-Arbeitsabläufe so zu vereinfachen, dass sie mit denselben Ressourcen deutlich mehr Output erzielen, wobei wir oft sehr tief in die Prozesse der Kunden einsteigen. Moderne Dokumentenmanagementsysteme (DMS) tragen dazu bei, Mitarbeiter von überflüssigen Routinearbeiten zu entlasten, sodass diese viel produktiver arbeiten können. Solche Systemlösungen bestehen immer aus Software und Hardware. Nur wenn beide Komponenten gut aufeinander abgestimmt sind, können optimale Ergebnisse erzielt werden.“

Automatisierte Finanzbuchhaltung spart Zeit und Geld

Ein wichtiger Teil des Dokumentenmanagements ist für viele Unternehmen die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen mithilfe von DMS-Programmen. Mittels Texterkennungsscan können alle relevanten Daten wie Lieferantenname, Rechnungs- und Artikelnummer sowie Rechnungsbetrag und Zahlungsziel ausgelesen und direkt in die Finanzbuchhaltung übertragen werden. Die eingegangene Rechnung wird direkt einem Kunden sowie Projekt zugewiesen und im optimalen Fall sogar automatisch an die Finanzbuchhaltung übergeben und bezahlt. In der Fachterminologie heißt dieser Vorgang „Dunkelbuchung“. Auf diese Weise sind alle relevanten Vorgänge digital erfasst und von den Berechtigten abrufbar. In Ordner abgeheftete Papierausdrucke sind so nicht mehr nötig. Ebenso effektiv können natürlich auch der Rechnungsausgang inklusive Mahnwesen und sonstige Dokumentenprozesse automatisiert werden.

Ein großer Schritt in Richtung digitale Transformation

Neben Dokumentenmanagement-Software bietet Printcom seinen Kunden auch digitale Werkzeuge für alle anderen Büroprozesse an – vom digitalisierten Posteingang bis zur Sicherheits-Software zur Abwehr von Hackerangriffen. „Unternehmen, die es schaffen, ihren Workflow wirklich auf elektronische Prozesse umzustellen, machen einen großen Schritt in Richtung digitale Transformation“, betont Adrian Filipow. „Das zu 100 Prozent papierlose Büro wird es zwar wohl nie geben, aber wir können alle wesentlich papierärmer arbeiten. Da werden wir aus ökonomischer und ökologischer Vernunft nicht drumherum kommen. Das Gute dabei ist, dass alle Informationen auch mobil abgerufen und angepasst werden können“, so Filipow. „Mit unserem favorisierten Produkt Docuware versetzen wir unsere Kunden in die Lage, weltweit ihre Dokumentenprozesse von diversen, plattformunabhängigen mobilen Geräten anzustoßen und zu steuern.“

Mehr Sicherheit durch Print-and-Follow-Software

An der Schnittstelle von Soft- und Hardware steht die Print-and-Follow-Software, die das Drucken in Netzwerken steuert. Diese Software sorgt u.a. dafür, dass überflüssige Doppeldrucke unterbleiben, und vor allem, dass sicherheitsrelevante Ausdrucke nur von wirklich autorisierten Personen am Drucker abgeholt werden können. „In vielen Unternehmen findet man in den Papierkörben so viel sensibles Material – von der Gehaltsabrechnung bis zur Kostenkalkulation –, dass jedem Datenschützer die Haare zu Berge stehen“, weiß Printcom-Geschäftsführer Filipow. „Mit einer geeigneten Software ist das vorbei, und Sie können sogar DSGVO-konform drucken und scannen.“

Das sicherste System der Welt

Damit die Output-Steuerung perfekt und sicher funktioniert, benötigt man natürlich eine Hardware, die ebenfalls den neuesten Standards entspricht. Hier setzt Printcom voll auf modernste Printer und Multifunktionssysteme von HP, die nach Meinung von Adrian Filipow nicht umsonst als sicherstes System der Welt gelten. „Viele Hackerangriffe finden heute über die Peripherie statt“, berichtet er. „Manchmal reicht es, den Anhang einer Fake-Mail auszudrucken, und schon ist die Malware im System“, ohne dass die Antivirensoftware auf den Rechnern anschlägt. „Um den Erfolg solcher Hackerangriffe zu verhindern, setzt HP auf ganzheitliche Sicherheit mit ‚Golden Bios‘, ‚Run-time Intrusion Detection‘ und der im PC-Bereich bewährten ‚HP Sure Start‘-Technologie“, erklärt Filipow, „und das ist nur der Einstieg in eine perfekt geschützte Hardware. Um bestmöglichen Schutz zu erhalten, sind Zertifikate und Sicherheitsrichtlinien unerlässlich. Hier hilft der JetAdvantage Security Manager (JASM) von HP, um beim Aufstellen neuer Geräte die Zertifikate automatisch an die Output-Systeme zu übertragen und Richtlinien auszurollen.“ Auf diese Weise umfassend geschützt, setzt sich das System automatisch auf die letzte bekannte, funktionierende Konfiguration zurück, und der Admin wird über einen Sicherheitsvorfall benachrichtigt, wenn verdächtige Veränderungen festgestellt werden.

Hightech spart Zeit und Energie und ist gut für die Umwelt

Ebenfalls führend zeigt sich HP derzeit in ressourcenschonender Drucktechnik. Mit der HP Pagewide-Technologie erzielt man sehr ökologische und ökonomische Ausdrucke mit einer äußerst energieeffizienten Technologie. „Das ist Tintenstrahldruck einer ganz neuen Qualitätsstufe“, freut sich Adrian Filipow. „Der Druck wird nicht mehr aus Zeilen aufgebaut, sondern in einem Durchgang über die gesamte Seite erstellt; das führt zu erheblichem Zeitgewinn. Und dabei entstehen weder Ozon noch Feinstaub, wie sie bei Laserdrucken unvermeidlich sind“, so der IT-Experte. „Sehr erfreulich sind auch die finanziellen Ersparnisse durch die neue Technologie. Wir haben einen Kunden, der hat in fünf Jahren durch die Umstellung auf HP Pagewide etwa 50.000 Euro an Energiekosten gespart. Ich vermute, in zehn Jahren wird sich die neue Business-Tintentechnik überall durchgesetzt haben.“

Bewährte Partner seit über zwei Jahrzehnten

Je nach Kunde und Anwendung arbeitet Printcom mit seinen bewährten Partnern HP, Kyocera und Xerox sowie Docuware und Sequisoft zusammen. Wobei sich das Unternehmen aufgrund der langjährigen erfolgreichen Zusammenarbeit den Status eines Kyocera-, Xerox- und HP-Gold-Partners erworben hat. Aus dem Output-Management-Spezialisten der 90er-Jahre hat sich ein Systemhaus mit Schwerpunkt auf Workflow-Optimierung entwickelt. An mehreren Standorten in Düsseldorf und Hamburg arbeiten heute bei Printcom ständig etwa 40 Mitarbeiter. Die Unternehmenszentrale befindet sich, äußerst verkehrsgünstig gelegen, am Nördlichen Zubringer, dem Tor zum Düsseldorfer Norden. Die über 1.200 Quadratmeter große Servicelager- und Logistikfläche hat ihren Standort an der Hansaallee in Düsseldorf-Heerdt. Seit 2008 ist Adrian Filipow geschäftsführender Gesellschafter der Printcom GmbH. Aus dem Ruhrgebiet stammend, ist er inzwischen ein überzeugter Wahl-Düsseldorfer, der sich mit seinem Unternehmen als Teampartner bei der aktuell erstklassigen Fortuna aus Düsseldorf engagiert. „Wir haben hier in Düsseldorf zugleich eine perfekte Infrastruktur und eine hohe Lebensqualität“, betont Filipow. Das und unsere Mission „SIMPLIFY WORKFLOWS to make people happy“ tragen auch entscheidend zum Erfolg unseres Unternehmens bei.

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Ausgabe 03/2019

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