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implec: Gute IT-Betreuung spart Zeit, Geld und Nerven

Der IT-Dienstleister implec unterstützt mittelständische Unternehmen und Institutionen bei der Digitalisierung. Dass von neuen Technologien nicht nur einzelne Branchen, sondern die gesamte Arbeitswelt profitiert, zeigt das Beispiel des gemeinnützigen Vereins Aktion „Freizeit behinderter Jugendlicher“.
Tim Theuerzeit, stellvertretender Geschäftsführer des AFbJ-Jugendheims, mit implec-Geschäftsführer Nils Rochholl (v.l.) (© Frank Wiedemeier)
Tim Theuerzeit, stellvertretender Geschäftsführer des AFbJ-Jugendheims, mit implec-Geschäftsführer Nils Rochholl (v.l.) (© Frank Wiedemeier)
Ein gemeinnütziger Verein, der sich um Freizeitgestaltung für behinderte Jugendliche kümmert und ein Wohnhaus für Menschen mit Behinderung betreibt, wirkt auf den ersten Blick nicht wie ein Vorreiter der Digitalisierung. Aber auch im Sozial- und Pflegebereich ist das Thema von großer Bedeutung: Daher hat sich die Mönchengladbacher Aktion „Freizeit behinderter Jugendlicher“ (AFbJ) mit dem IT-Dienstleister implec einen kompetenten Partner ins Boot geholt. „Noch vor einigen Jahren waren wir in der ‚digitalen Steinzeit‘ und haben Briefe mit der Schreibmaschine getippt“, erinnert sich Tim Theuerzeit, stellvertretender Geschäftsführer des AFbJ-Jugendheims. Viele Jahre wurde der Verein erfolgreich auf traditionelle Art gemanagt, aber irgendwann wurde deutlich, dass man sich der neuen Zeit öffnen musste. „Anfangs haben wir noch versucht, die IT selbst in den Griff zu bekommen, und ein Kollege mit Computer-Erfahrung hat etwas zusammengebastelt. Leider kostete das sehr viel Zeit und Nerven, die wir lieber für unsere eigentliche Arbeit einsetzen wollten. Also haben wir uns auf die Suche nach einem passenden IT-Dienstleister gemacht“, so Theuerzeit.

In jedem Wohnbereich ein Tablet

„Für AFbJ haben wir schnell ein zeitgemäßes Konzept entwickelt und alle technischen Voraussetzungen geschaffen, um modernes Arbeiten im Verein zu ermöglichen“, beschreibt implec-Geschäftsführer Nils Rochholl den Projektstart. „Inzwischen haben wir dort vielfältige Anwendungen implementiert.“ So hat implec unter anderem die Telefonie, die Server- und Datenstruktur sowie die Videoüberwachung und das Notrufsystem des Wohnhauses neu gestaltet. Auch für die umfangreichen Dokumentationspflichten des Wohnhauspersonals hat implec eine praktische digitale Lösung gefunden. "Eine Wohngruppe hat bei uns sechs Zimmer und wird von einer Pflegeperson betreut, die all ihre Aufgaben dokumentieren muss" , erklärt Theuerzeit die Aufgabe. „Früher gab es zwei Möglichkeiten: Entweder ein Mitarbeiter merkte sich sämtliche Aufgaben, die bei den einzelnen Bewohnern erledigt wurden, um sie später gesammelt zu erfassen. Oder er musste zwischendurch immer wieder zurück ins Büro laufen, um die Listen auszufüllen. Jetzt haben wir in jedem Wohnbereichsflur Tablets, in die alle Daten direkt eingetragen werden. Das spart viel Zeit und ist weniger fehleranfällig.“

Lösungen für Homeoffice und Videokonferenzen

Arbeitssparend wirkt sich auch das Cloud-Hosting für Server und Telefonie aus. Auf diese Weise können die AFbJ-Teammitglieder viel leichter auf Dokumente ihrer Kolleginnen und Kollegen zugreifen. Auch die telefonische Erreichbarkeit von Mitarbeitern im Homeoffice ist dadurch wesentlich besser, was vor allem während der Corona-Krise plötzlich wichtig wurde. „Als wir im vergangenen Jahr eine Software für Video-Meetings benötigten, hat uns implec kompetent beraten und ein passendes Programm gefunden, das sowohl alle technischen Funktionen bietet als auch unsere strengen Datenschutzanforderungen erfüllt“, so Theuerzeit. Da die Leistungen im Rahmen eines festen Dienstleistungsvertrages abgewickelt werden, kann die AFbJ monatlich anfallende Kosten gut kalkulieren. Ein weiterer wichtiger Prozess ist das Management der von der AFbJ regelmäßig organisierten Ferienfreizeiten. „Durch Digitalisierung der Anmeldung, Terminierung und Bezahlung werden wir viel Zeit und Nerven sparen“, sagt Theuerzeit und freut sich auf die gemeinsame Umsetzung.

Flexibel und gut bedienbar

Und damit sind die Möglichkeiten der Zusammenarbeit noch lange nicht ausgeschöpft: Die AFbJ wünscht sich für die Zukunft noch weitgehendere Cloud-Lösungen und plant eine professionelle Überarbeitung der lange vernachlässigten Homepage. „Eigentlich bin ich ein Sparfuchs“, sagt Theuerzeit lächelnd. „Doch das Geld für implec ist gut investiert, weil es bei uns Ressourcen für unsere Kernaufgaben freisetzt. Dazu ist implec sehr flexibel und hilft uns schnell weiter. Wenn ich ein Problem habe, rufe ich hier an und bekomme eine Lösung, für die wir selbst Stunden gebraucht hätten, wenn wir überhaupt etwas zustande bekommen hätten. Und in der Not weiß ich, dass ich Nils Rochholl auch mal an einem Samstagnachmittag anrufen kann“, so der stellvertretende AFbJ-Geschäftsführer. „Darüber hinaus ist die Software gut bedienbar, sodass nur wenige Fragen aufkommen.“

Digitalisierung ist quer durch alle Branchen wichtig

Die Erfahrungen seines Kunden kann der implec-Geschäftsführer nur bekräftigen: „Sich bei der Digitaltechnik extern betreuen zu lassen, spart in der Regel 20 bis 50 Prozent der Kosten einer eigenen IT-Abteilung. Und das gilt für Unternehmen ab 50 bis etwa 200 Mitarbeitern. Die AFbJ hat etwa 100 Mitarbeiter, liegt also genau in dieser Größenordnung“, so Rochholl. Diese Vorteile beobachtet implec quer durch alle Branchen: „Wir haben Kunden aus den unterschiedlichsten Bereichen, so betreuen wir etwa ein großes Ingenieurbüro, dessen Mitarbeiter viel unterwegs sind. Dank Cloud-Technologie können sie auch von unterwegs auf alle Unterlagen zugreifen, bereits auf Baustellen Daten aufnehmen und dann mithilfe der Infos vom Büroserver in kürzester Zeit Angebote erstellen und verschicken. Deren Kunden sind immer wieder überrascht. Ebenso positive Effekte berichten unsere Kunden aus Branchen wie Immobilienverwaltung oder Handwerk“, so der implec-Geschäftsführer. „Die Digitalisierung nimmt gerade ordentlich Fahrt auf, und wir stehen bereit, unseren Kunden bei der sicheren Steuerung zu helfen!“

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Ausgabe 03/2021

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