Gut definierte Arbeitsprozesse

Ein erster Schritt zum Unternehmenserfolg
Bildschirmarbeit als Arbeitsprozess: Information visuell aufnehmen, verarbeiten und eingeben - idealerweise an einem ergonomischen Arbeitsplatz (Quelle Grafik: BakkerElkhuizen)
Bildschirmarbeit als Arbeitsprozess: Information visuell aufnehmen, verarbeiten und eingeben - idealerweise an einem ergonomischen Arbeitsplatz (Quelle Grafik: BakkerElkhuizen)
Unternehmenserfolge basieren nicht auf dem Können eines Einzelnen. Erfolg basiert auf einer Folge gut organisierter Arbeitsprozesse, die Unternehmen klar definieren, zusammenführen und von Zeit zu Zeit überprüfen sollten.
Ziel eines jeden Unternehmens, unabhängig davon, in welcher Branche es tätig ist, ist ein nachhaltiger Erfolg. Neben der Produkt- bzw. Dienstleistungsidee spielen die internen Arbeitsprozesse und Prozessketten eine ausschlaggebende Rolle. Sie müssen ideal aufeinander abgestimmt werden, um einen reibungslosen Ablauf von der Ressource bis zum Konsum zu gewährleisten.

Definition von Arbeitsprozessen


Erst durch eine klare Definition eines Arbeitsprozesses können übertragene Aufgaben erfolgreich erfüllt werden. Das bedeutet, dass die Steuerung von Prozessen starke Führungskompetenzen voraussetzt.
Je nach der vorgegebenen Führungs- oder Arbeitsstruktur eines Unternehmens und abhängig vom Produkt sollten zuerst aufgabenbezogene Arbeitssysteme entwickelt werden. Die sich darin abspielenden Vorgänge, die zur Erreichung vorgegebener Ziele dienen, bezeichnet man als Arbeitsprozesse. Ein Arbeitsprozess umfasst präzise definierte, festgelegte Aufgaben und verläuft ergebnisorientiert. Damit diese optimal verlaufen, sollten Zwischen- und Endergebnisse regelmäßig kontrolliert werden.

Arbeitsprozesse beschreiben und strukturieren


Bei der Beschreibung von Arbeitsprozessen geht es hauptsächlich um die Charakteristik und Dokumentation von Tätigkeiten, die regelmäßig durchgeführt werden. Nur bei sich wiederholenden Aufgaben kann eine Prozessoptimierung stattfinden. Nach der Dokumentation gilt es, die gesichteten Arbeitsschritte zu strukturieren. Dabei sollte auf die Reihenfolge der einzelnen Teilabschnitte des Prozesses geachtet werden.

Arbeitsprozesse im Büro


Technische Entwicklungen revolutionieren die Arbeit immer wieder aufs Neue. Der Computer ist beispielsweise aus Produktionsstätten und Büros nicht mehr wegzudenken.
Die Arbeit an einem Bildschirmarbeitsplatz muss als eigenständiger Arbeitsprozess betrachtet werden. Die Schnittstelle in diesem Prozess ist die Hardware und der Mensch, der den Computer bedient. Der Anwender nimmt visuell Informationen auf und gibt sie in den Computer ein. Durch die Beherrschung entsprechender Programme verwandelt er die Eingaben in den gewünschten Output. Je besser ein Bildschirmarbeitsplatz mit entsprechender Hardware ausgestattet ist und je besser der Anwender organisiert ist, desto schneller und effizienter wird der gewünschte Output produziert.
Da der Mensch sich bei der Bildschirmarbeit schnell individuelle Gewohnheiten aneignet, gilt es, diese zu beobachten und gegebenenfalls zu durchbrechen. Ein oft genanntes Beispiel ist der Umgang mit E-Mails. Anstatt zu festgelegten Zeiten den E-Mail-Posteingang zu bearbeiten, gehen viele Mitarbeiter noch unstrukturiert vor. Das kostet vor allem Zeit, die anders nützlicher eingesetzt werden könnte.
Ist eine Entscheidung zu einer Prozessänderung gefallen, ist es wichtig, diese zu dokumentieren und an alle Teammitglieder zu kommunizieren. Eine regelmäßige und automatisierte Erinnerung könnte helfen, Neuerungen in den Arbeitsprozessen einfacher zu implementieren.

Zusammenfassung


Arbeitsprozesse sollten einer regelmäßigen Kontrolle unterliegen. Der Output der Optimierung ist effektiver, wenn er von einem Team oder einer Abteilung und nicht nur von Einzelnen adaptiert wird. Neben den Zielen Zeitersparnis und Effektivität schaffen die meisten Entscheidungen Arbeitserleichterung und Deutlichkeit für eine Gruppe von Arbeitnehmern.
Ausgabe 05/2017