Das papierlose Büro – ein Mythos?

Drucker und Kopierer verlieren im digitalen Zeitalter an Bedeutung. Doch vom Dino-Status sind sie noch ein ganzes Stück entfernt.
Foto: © LoloStock – stock.adobe.com
Foto: © LoloStock – stock.adobe.com

Drucker, Kopierer oder Geräte, die u.a. die Fähigkeiten zum Drucken und Kopieren in sich vereinen, sind nach wie vor kaum aus dem Büroalltag wegzudenken. So zumindest scheint es. Das „papierlose Büro“ ist seit Jahren ein bekanntes Schlagwort – aber wie kann es umgesetzt werden? Antworten hat Thomas Grothkopp, Geschäftsführer des Bundesverbands Wohnen und Büro (BWB): „Für die Umsetzung sorgen einerseits die Generationen X und Y, für die digitales Arbeiten selbstverständlich ist. Andererseits die Organisationsberater, denn digitales statt papiergebundenes Arbeiten ist unvergleichlich effizienter“, so der Fachmann. Einzig der Übergang der Archivierung von Papier auf elektronische Datenträger sei ein längerer Prozess, in dem sich insbesondere große Verwaltungen befänden. „Unternehmen, in denen die Aufbewahrungsfrist zehn Jahre nur selten übersteigt, haben die Umstellung heute meist schon vollzogen. Es wird nur gedruckt, wo es einen wirklichen Nutzen oder Mehrwert hat.“

Toner inklusive

Ein paar Zahlen dazu: Der Gesamtumsatz der Branche Bürowirtschaft und Schreibwaren lag nach eigenen Angaben im Jahr 2015 um 3,3 Prozent unter dem Vorjahresumsatz und soll laut dem Institut für Handelsforschung (IFH) bis 2020 auf dem gleichen Niveau verbleiben, also bei rund 12,8 Milliarden Euro. Diese Entwicklung sei allerdings nicht überraschend, sondern der sinkenden Nachfrage in den umsatzstarken Bereichen der Bürokommunikationspapiere, der Registratur und Ablage sowie der Druckerverbrauchsmaterialien geschuldet. Hier zeige sich u.a. der Einfluss der Digitalisierung, aber auch der Trend zu mobilen Geräten sowie Managed-Print-Verträgen für Drucker und Kopierer, bei denen Verbrauchsmaterialien, Tinte und Toner im Servicevertrag eingeschlossen sind, heißt es vom Branchenverband HBS (Handelsverband Bürowirtschaft und Schreibwaren) im Bundesverband BWB. Im Markt seien weiterhin diejenigen Händler erfolgreich, die Ausgabegeräte managen und im Softwarebereich umfassende Dienstleistungen erbrächten. Zunehmend würden IT-, Netzwerk- und Drucksicherheitsdienste nachgefragt. „Gerade in der digitalisierten Arbeitswelt mit den eng getakteten Zeitfenstern sind schnelle und reibungslose Abläufe unerlässlich. Spezialisierte Anbieter von Druck- und Kopierlösungen analysieren die jeweiligen Anforderungen ihrer Kunden, realisieren effiziente Workflows und erreichen eine nachhaltige Prozessoptimierung.“ Für den stark rückläufigen individuellen Bezug von Tinten- und Tonerkartuschen sei genau diese Entwicklung ursächlich: Die Unternehmen fragten nicht nach Geräten, sondern erwarteten jederzeit einwandfreie Ausdrucke an verschiedenen Stellen. Pay per Click und Managed Print Services (MPS) seien Synonyme dafür, dass Tinte und Toner automatisch an die Systeme geliefert würden und nicht gesondert bestellt und eingekauft werden müssten.

Hinzu kommt der ungebrochene Trend zum Homeoffice. „Die flexiblere Arbeitszeitgestaltung in Hinblick auf eine verbesserte Work-Life-Balance verlangt ein sich ständig änderndes Arbeitsumfeld sowie eine sich an modernen und innovativen Arbeitsweltkonzepten ausrichtende Arbeitskultur“, so der HBS. „Dabei steht die Verknüpfung des mobilen Arbeitens mit dem festen Büroarbeitsplatz im Fokus.“ Der anhaltende Trend zu flexiblen Arbeitsformen auch außerhalb des eigentlichen Büroarbeitsplatzes – das Büro ist da, wo der Mitarbeiter sich gerade aufhält – führe zu einer Investitions-Verlagerung in andere Lebensbereiche, die „bürotauglich“ gemacht werden müssten. Hier sei einmal mehr der Bürofachhandel gefragt, der komplexe Lösungen in der Verknüpfung von Büromöblierung und Technik aus einer Hand anbiete.

Funktionale Vielfalt

Bei aller rasanten Veränderung bleibt die Erkenntnis, dass viele Unternehmen noch nicht ohne Drucken und Kopierer auskommen und entsprechend an Innovationen interessiert sind. Was also hat sich in den vergangenen fünf Jahren in diesem Bereich der Technik getan? „Die Geräte werden funktional vielfältiger“, erklärt der Verbandschef. Drucken, Scannen, Faxen, Duplex, Farbe seien heute fast schon Standard und oftmals in einem Gerät vereint. Das spare Anschaffungskosten, Energie, Tinte und Toner. Und: Sie sind Bestandteil von Netzwerken. „In größeren Unternehmen stellen die Mitarbeiter ihre Druckaufträge ins Firmennetz, gehen mit ihrer persönlichen ID-Karte an einen beliebigen Drucker und bekommen dort das Dokument.“ Laut Thomas Grothkopp wird man heutzutage auch weniger beim Arbeiten gestört als früher: „Selbstverständlich werden die Geräte immer leiser, immer emissionsärmer und können oft schon intuitiv bedient werden.“ Welche Lösungen haben das Zeug, Drucker und Kopierer langfristig und flächendeckend zu ersetzen? „Zunächst haben wir die Diskussion, ob Tinte oder Toner besser sind. Da geht es um qualitative Aspekte: wasserfest, lichtbeständig, hochauflösend. Es geht um die Umweltverträglichkeit und letztlich um Kosten“, so der BWB-Geschäftsführer. Alternative Medien zu Papier, Bildschirm, Tablets sehe man derzeit nicht. „Spannend wird die dreidimensionale Darstellung mit dem Boom von 3D-Druckern.“ Allerdings sieht der Experte diese Entwicklung „noch auf niedrigem Niveau“.

60 Monate Leasing

Je komplexer und integrierter die Geräte werden, umso mehr spielt der Fachhandel nach Ansicht des BWB eine Rolle, denn die Anwender bräuchten ortsnahen Support bei Beratung, Installation und Wartung. „Die Frage, ob Leasing oder Kauf, hat drei Einflussgrößen: Die Gesamtkosten für die erwartete Lebensdauer, Umfang und Kosten des einzusetzenden Kapitals und die Wirkung des Leasings, sich nach Vertragsende problemlos und quasi automatisch neue und innovativere Produkte leisten zu können“, so Thomas Grothkopp, der die „verbreitete Leasingdauer“ mit 60 Monaten angibt. „Nach heutiger Erfahrung ist dann bereits ein Austausch wegen des hohen Innovationsgrads sinnvoll. Andererseits haben die Geräte heute oftmals längere Laufzeiten. Letztlich ist es eine unternehmerische Entscheidung, wie modern ich aufgestellt sein will. Unterschätzt werden oftmals die Kosten einer Beeinträchtigung der Arbeit durch defekte oder zu langsame Geräte: nach Arbeitsstunden gemessen und gefühlt nach dem Ärger, den Mitarbeiter empfinden, wenn etwas nicht reibungslos funktio-
niert.“ Daniel Boss | redaktion@ostwestfalen-lippe-manager.de

Ausgabe 04/2018