Die digitale Transformation ist für Unternehmen eine ständige Herausforderung. Sie müssen nicht nur eine wachsende Menge an Informationen bewältigen, sondern auch komplexe interne Abläufe präzise steuern. In diesem Kontext wird leistungsstarke Software zu einem unverzichtbaren Hilfsmittel.
Seit 2006 hat sich die Optimal Systems Vertriebsgesellschaft Bielefeld auf das Enterprise Content Management (ECM) spezialisiert und digitalisiert erfolgreich unternehmensweite Prozesse mit ihrer Plattform enaio®. Ohne moderne digitale Lösungen wird es für Firmen jeder Größe zunehmend schwieriger, ihre Daten und Dokumente rechtskonform zu verwalten und anspruchsvolle Prozesse über definierte Workflows zu managen.
Das Team in Bielefeld reagiert auf diese wachsenden Marktanforderungen, indem es maßgeschneiderte Anwendungen entwickelt und implementiert, die auf bewährten Best Practice-Lösungen basieren und im Arbeitsalltag echten Mehrwert schaffen. Das umfangreiche Angebot von Optimal Systems Bielefeld umfasst daher viele Lösungen für unterschiedliche Prozesse, die für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb in verschiedenen Branchen entscheidend sind.
Erhöhte Transparenz
Ein besonders bemerkenswerter Bereich ist die Digitalisierung kaufmännischer Prozesse. Ein gutes Beispiel dafür ist die automatisierte Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Diese Lösung beschleunigt die Rechnungsprüfung und -freigabe erheblich, reduziert Fehler und erhöht die Transparenz.
Im Personalwesen unterstützen digitale Akten das effiziente Management von Mitarbeiterdaten, Recruiting-Prozessen und Personalentwicklungsmaßnahmen, während die datenschutzrechtlichen Vorgaben strikt eingehalten werden. Zudem werden spezielle Lösungen für Kunden-, Vertrags- und Projektmanagement angeboten, die es ermöglichen, alle relevanten Informationen, Dokumente und Kommunikationsverläufe an einem zentralen Ort zu bündeln. So behält man den Überblick über Vertragslaufzeiten und Projektstatus und fördert die teamübergreifende Zusammenarbeit. Über zehntausend Nutzer in mehr als hundert Unternehmen unterschiedlichster Größe und Branchen vertrauen täglich auf die Zuverlässigkeit und Praxistauglichkeit der Softwarelösungen aus Bielefeld. Die Anwendung dieser Systeme ist besonders wichtig, wenn es um höchste Präzision und Nachvollziehbarkeit im Umgang mit digitalen Inhalten und Prozessen geht.
Eine besondere Stärke von Optimal Systems Vertriebsgesellschaft liegt in der tiefen Expertise für die speziellen Anforderungen regulierter Industrien. Dazu zählen Branchen wie die Pharma-, Medizintechnik- und Chemieindustrie, in denen die Einhaltung nationaler und internationaler Vorschriften von entscheidender Bedeutung ist.
Beispiele hierfür sind die Einhaltung von GxP-Richtlinien, den Vorgaben der amerikanischen Food and Drug Administration (FDA) sowie internationalen Standards wie der ISO-Norm 13485 für Medizinprodukte oder der ISO-Norm 9001 für Qualitätsmanagementsysteme. In diesen Sektoren können selbst kleinste Fehler oder unzureichende Dokumentation gravierende Folgen haben, von der Nichteinhaltung von Vorschriften bis hin zu Risiken für die Patientensicherheit.
Deshalb sind absolute Datenintegrität und -sicherheit sowie lückenlose, detaillierte Aufzeichnungen aller relevanten Vorgänge, die sogenannten Audit Trails, unerlässlich und gesetzlich gefordert. Optimal Systems Vertriebsgesellschaft begegnet diesen anspruchsvollen Anforderungen mit maßgeschneiderten und validierbaren Best Practice-Lösungen, die Organisationen in diesen sensiblen Märkten die nötige Sicherheit und Konformität bieten.
Digitale Prozesssteuerung
Das angebotene Lösungsportfolio für regulierte Branchen umfasst zahlreiche Module zur Steuerung komplexer Qualitätsmanagementprozesse. Dazu gehört unter anderem die Dokumentenlenkung, die dafür sorgt, dass stets nur die neuesten und geprüften Versionen von Verfahrensanweisungen oder Produktionsvorgaben verwendet werden. Außerdem beinhaltet die Dokumentenlenkung ein integriertes Schulungsmanagement, das die Dokumentation und Verfolgung der Qualifikationen der Mitarbeiter ermöglicht.
Darüber hinaus werden digitale Prozesse zur formellen Bearbeitung von Reklamationen unterstützt. Auch die dokumentierte Abwicklung von Abweichungen von festgelegten Abläufen und die transparente Steuerung von Änderungsprozessen im Produktlebenszyklus sind Teil des Angebots. Besonders geschätzt von Kunden aus der Medizintechnik und Pharmaindustrie ist der standardmäßige Zugang zu einem vollständigen Satz an Validierungsdokumenten. Dieser erleichtert und beschleunigt den Aufwand für die Validierung der eingesetzten Softwaresysteme durch die Kunden erheblich.
Dank dieser Dokumente können Unternehmen jederzeit nachweisen, dass ihre Systeme regelkonform arbeiten – sie sind immer „audit-ready“, was ihnen in externen Prüfungen die nötige Sicherheit gibt. Geschäftsführer Stephan Grande betont die strategische Bedeutung passender Softwarelösungen: „Die Anforderungen an die Einhaltung von Regularien nehmen ständig zu. Besonders in der Pharma- oder Medizintechnik kann eine schwache Prozesskontrolle oder unzureichende Dokumentation schwerwiegende Folgen haben. Hier ist die richtige Software nicht nur ein Effizienzhebel, sondern ein entscheidender Faktor für die Rechtskonformität und den Fortbestand des Unternehmens.“
Integrierte Plattformen
Die Digitalisierung wird dabei nicht nur als technischer Prozess betrachtet. „Es ist unsere Leidenschaft, gemeinsam mit unseren Kunden die Möglichkeiten digitaler Technologien vollständig auszuschöpfen und ihre spezifischen Herausforderungen anzugehen. Die Tendenz geht klar in Richtung integrierter Plattformen anstelle von Einzelanwendungen. Dies ist aus Kostensicht sinnvoll, da sich Infrastruktur- und Verwaltungskosten verringern lassen. Noch wichtiger ist jedoch die Möglichkeit, auf einer gemeinsamen Datenbasis Synergien über Prozessgrenzen hinweg zu nutzen“ sagt Geschäftführer Stephan Grande.
Für die breite Palette an spezialisierten Anwendungen dient die leistungsstarke Enterprise Content Management Plattform enaio® als technologische Grundlage. Diese fungiert als zentrales, intelligentes Repository für alle Unternehmensinformationen und bildet somit das Herzstück zur Steuerung digitaler Prozesse. Zu den Kernfunktionen zählen eine skalierbare Dokumenten- und revisionssichere Archivierung, eine flexible Workflow-Engine zur Modellierung beliebiger Geschäftsabläufe, leistungsstarke Funktionen zur unternehmensweiten Suche (Enterprise Search), ausgefeilte Sicherheitskonzepte zum Schutz sensibler Daten sowie die unerlässlichen lückenlosen Audit Trails, die jede Interaktion nachvollziehbar machen.
Technologische Grundlage
enaio® zeichnet sich außerdem durch seine hohe Integrationsfähigkeit aus und kann über standardisierte Schnittstellen an eine Vielzahl weiterer im Unternehmen genutzter Softwarelösungen angebunden und integriert werden, um nahtlose Prozessketten sicherzustellen. Stephan Grande ergänzt zum Stichwort Plattform: „Unser Ziel ist es, eine zentrale und gleichzeitig hochflexible Plattform zu bieten, auf der unsere Kunden all ihre Prozesse – sei es im kaufmännischen Bereich, im Qualitätsmanagement oder darüber hinaus – abbilden können. Dieser modulare Aufbau ermöglicht es, schrittweise voranzugehen und die Investitionen optimal zu planen. So können unsere Kunden genau die Anwendungen auswählen, die ihnen zu einem bestimmten Zeitpunkt den größten Nutzen bieten, und später weitere Module hinzufügen, wenn die Anforderungen steigen.“
Auch das Thema Betriebsvarianten wird von Optimal Systems mit maximaler Flexibilität angepackt. „Wir sehen ganz unterschiedliche Anforderungen an das Betriebsmodell“, so der Geschäftsführer weiter. Einige Kunden ziehen eine Public Cloud vor, während andere eine vollständige Installation in ihrem eigenen Rechenzentrum wünschen. Wieder andere sehen die Private Cloud als die beste Lösung. enaio® kann all diese Wünsche erfüllen.“
Zukunftsweisende Technologien finden ebenfalls ihren Platz. „Künstliche Intelligenz wird das ECM grundlegend verändern. Wir bieten bereits jetzt Funktionen zur automatischen Dokumentenklassifizierung und zur intelligenten Extraktion von Daten an, die manuelle Arbeitsschritte deutlich reduzieren. Diese Tools sind je nach Kundenbedarf nutzbar – ob On Premise, in der Cloud oder in Kombination. Das ist erst der Anfang. KI wird die umfassende Suche und das Wissensmanagement revolutionieren. Informationen, von deren Existenz man vielleicht nie wusste, schnell und intelligent zugänglich zu machen – das ist ein riesiger Effizienzgewinn“, ist sich Stephan Grande sicher.
Starke Gruppe
Seit 2020 gehört die Optimal Systems Gruppe zur global tätigen Kyocera Gruppe. Diese Zugehörigkeit stärkt die Marktposition von Optimal Systems und ermöglicht einen intensiveren internationalen Austausch von Fachwissen und technologischen Kenntnissen im Bereich Enterprise Content Management. Die Kunden von Optimal Systems in Bielefeld profitieren also von der Verbindung eines lokalen Partners mit tiefem Prozessverständnis und der Innovationskraft sowie globalen Stabilität eines international agierenden Konzerns. Die Optimal Systems Gruppe wurde 1991 gegründet und hat sich seitdem zu einem wichtigen Akteur auf dem ECM-Markt entwickelt. Heute nutzen über 2700 Kunden in Europa die enaio®-Plattform, die sich bei mehr als 700.000 täglichen Nutzern im praktischen Einsatz bewährt hat.
„Letztlich geht es darum, unseren Kunden zu helfen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – ihr Geschäft. Unsere Lösungen sind so gestaltet, dass sie Prozesse im Hintergrund optimieren, Freiräume schaffen und sicherstellen, dass alle regulatorischen Anforderungen erfüllt werden. Das ist unser Beitrag zu ihrem Erfolg“, fasst Stephan Grande zusammen.
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Ein Teil des Bielefelder Teams (vl): Sabine Treptow, Patrick Zurawski, Stephan Grande, Oliver Schwarz, Julia Richert-Zashev
Geschäftsführer Stephan Grande
Das Ziel: Lösungen finden
