Ob Reisebuchung, IT-Management oder Vermögensanlage: In größeren Unternehmen gibt es für viele Fragen einen Ansprechpartner; der Mitarbeiter muss sich darum nicht kümmern. In kleinen Unternehmen und vor allem als Einzelunternehmer dagegen ist Selbstmanagement gefragt. Weil das Selbstmanagement nicht viel Zeit und Aufwand binden sollte, ist die Anforderung an Planungstechniken und -tools schnell formuliert: Sie sollen einfach zu handhaben sein, die Arbeit sollte effizient erledigbar sein.
Für die meisten Vorhaben und Aufgaben in der Büroadministration reichen Listen und Kalender aus. Einfache digitale Tools wie Google Kalender, Wunderlist oder Todoist eignen sich gut, um eine Tagesplanung zu erledigen, einen Überblick über die wichtigsten Aufgaben zu bekommen, aber auch, um längerfristige Vorhaben anzuschieben.
So manches der Vorhaben hat eine große Schnittmenge mit dem Projektmanagement. Wenn es um Alltagsprojekte geht, sollten die Techniken möglichst einfach und intuitiv eingesetzt werden. Nicht vonnöten ist eine komplexe Projektplanung oder eine komplizierte Software.
Stabile Rahmenbedingungen
Das klassische Projektmanagement sieht sich immer wieder dem Vorwurf ausgesetzt, es fokussiere sich zu stark auf die Planung und sei zu unflexibel. Tatsächlich ist es darauf ausgerichtet, langfristige Pläne zu entwickeln und dann ein Projekt umzusetzen. In der täglichen Anwendung ergeben sich aber immer wieder große Schwierigkeiten: Viele planen an den konkreten Anforderungen vorbei. Der Auftraggeber sieht sich enttäuscht über das Produkt oder die Dienstleistung.
Aber auch dieser Ansatz hat seine Daseinsberechtigung. Klassisches Projektmanagement ist dann im Vorteil, wenn die Rahmenbedingungen stabil sind und die Anforderungen sich nicht im Laufe des Prozesses verändern. Wenn es dagegen um weitreichendere Aufgaben im Projektmanagement geht und die Prozesse zuweilen chaotisch sind, wenn Ziele und Anforderungen am Anfang gar nicht klar sind, kommen zunehmend agile Methoden ins Spiel. Diese gepaart mit dem eigentlichen Projektmanagement verhelfen dazu, komplexe Vorhaben übergreifend in Teams zu behandeln. Abläufe und Zeitpläne können hier detailliert gestaltet werden. Agiles Projektmanagement überzeugt überdies mit einem weiteren Vorteil: Es erzeugt durch die „Politik der kleinen Schritte“ und die damit einhergehende Transparenz viel Vertrauen.
Die Unterschiede zwischen den beiden Ansätzen lassen sich leicht an Beispielen festmachen. Bauprojekte etwa gelten als Anwendungsfall für klassisches Projektmanagement. Das Ziel ist formuliert: Ein Haus mit bestimmten Formen und Eigenschaften soll entstehen. Der Projektmanager plant in der Folge die einzelnen, extrem standardisierten Schritte des Projekts mit einer vergleichsweise langen Laufzeit, versucht die Kosten gering und das Projekt in der Spur zu halten, wenn es kleine Änderungswünsche gibt.
Zeitraum festgelegt, Ziel flexibel
Agiles Projektmanagement dagegen wird zumeist mit der Entwicklung einer Software beschrieben; hier hat sich Scrum als Methode durchgesetzt. In der Regel weiß der Kunde am Anfang in diesen Fällen nicht, wie konkret das Software-Produkt aussehen soll. Deshalb kann der Dienstleister nur in enger Abstimmung mit dem Kunden die einzelnen Schritte gehen, eine längerfristige Planung ist nicht möglich. Immer wieder wird das Feedback des Kunden eingeholt und in der Entwicklung
mit berücksichtigt.
Agiles Projektmanagement lässt sich auch noch anders vom klassischen abgrenzen: Im traditionellen Projektmanagement wird ein festes Ziel verfolgt und Zeitplanung und Ressourcen werden daran angepasst. Beim agilen Vorgehen dagegen sind der Zeitraum und die Ressourcen festgelegt, das Ziel jedoch ist flexibel.
In der Praxis bedeutet dies, dass man sich bei der Planung auf einen kleinen Zeitraum, etwa von einer bis zwei Wochen, fokussieren sollte. Für diesen Zeitraum sind dann die Tätigkeiten so detailliert wie möglich aufzulisten. Parallel sollte man eine Liste mit Aufgaben erstellen, die noch zu planen sind. Diese Liste wird dann jeweils an die neuen Entwicklungen angepasst. So ist der Dienstleister immer auf dem neusten Stand und der Kunde bestens informiert.
Wenn neue Aufgaben formuliert werden, kommen sie zunächst auf die Liste der zu planenden Tätigkeiten, auf der sie nach ihrer Priorität geordnet werden. Dadurch ist gewährleistet, dass weniger relevante Aufgaben erst abgearbeitet werden, wenn es notwendig ist. Die jeweils neuen Stufen werden hierbei „Zyklus“ oder „Sprint“ genannt. Die jeweilige Phase sollte viel Konzentration ermöglichen, Störungen sollten vermieden werden.
Phasen des Scrum
Konkret beinhaltet Scrum im Selbstmanagement folgende Schritte:
1. Projekt-Backlog erstellen:
Zunächst sollte man einen Projekt-Backlog erstellen, also eine Liste mit Aufgaben und Vorhaben in einem Projekt. Diese Liste erhebt nicht den Anspruch, vollständig zu sein, sondern entwickelt sich weiter. Ein Backlog ist professionell aufgesetzt, wenn Aufgaben mit Prioritäten versehen sind. Dieser Schritt ist wichtig, um die Sprints planen zu können. Zu empfehlen ist, dass die Liste in simplen Projektmanagement-Tools wie
Asana oder Trello erstellt wird.
2. Sprints planen:
Des Weiteren sollten Sprints und Zwischenziele geplant werden. Die Distanz zwischen zwei Sprints sollte zwei bis vier Wochen betragen und damit überschaubar sein. Innerhalb eines Sprints sind alle Aufgaben zu definieren, die erledigt werden sollten. Jede Aufgabe sollte mit einem zu schätzenden Aufwand versehen werden. Am Ende des Sprints sollte ein konkretes Ergebnis stehen.
3. Feedbackschleifen einbauen:
Zur Scrum-Methode gehören zwingend Feedbackschleifen. In einem Selbstmanagement sollte man versuchen, sich selber Feedback zu geben. Man sollte deshalb in der Lage sein, Fragen wie „Was habe ich erreicht?“, „Was lässt sich verbessern?“ und „Welche Aufgaben stehen an?“ zu beantworten. Die Antworten sind dann in den Backlog einzupflegen.
4. Fortschritt visualisieren:
Last, but not least, zeichnet sich Scrum durch die Visualisierung des Fortschritts aus. Dies gelingt am besten mit einem Burndown-Chart, in dem man den Aufwand gegen die Zeit grafisch darstellen kann. Auf einer Achse wird der Aufwand des Sprints, also die Aufgaben, präsentiert, auf der anderen die Zeit des Sprints. Mit dieser Darstellung bekommt man eine Visualisierung, mit der man den Ablauf des aktuellen Sprints schnell und übersichtlich vor Augen hat.
Martin Scheel | redaktion@regiomanager.de
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