Interne Kommunikation im Digitalzeitalter: Mehr als E-Mail

Die interne Kommunikation ist zunehmend wichtig für den Unternehmenserfolg. Denn in Zeiten von Pandemie und New Work reichen E-Mail und herkömmliche Intranet-Lösungen nicht mehr aus.
Qual der Wahl: Die Zahl der Messenger- und Kommunikationstools steigt beständig (©  Rafael Henrique – stock.adobe.com)
Qual der Wahl: Die Zahl der Messenger- und Kommunikationstools steigt beständig (© Rafael Henrique – stock.adobe.com)

Die Zeiten, als Mitarbeiter sich vor dem Schwarzen Brett versammelten und ihre Infos aus hektographierten Rundschreiben der Geschäftsleitung oder gelegentlich erscheinenden Mitarbeiterzeitungen bezogen, sind zwar schon länger vorbei. Das heißt aber nicht, dass interne Kommunikation in Unternehmen heute effektiv und reibungslos funktioniert. Auch manche Intranets, einst als Meilenstein firmeninterner Kommunikation gepriesen, haben inzwischen Staub angesetzt. Dass Kommunikation in deutschen Betrieben – von Behörden, Schulen und anderen Institutionen ganz zu schweigen – nicht überall rundläuft, hat zuletzt die Corona-Krise in aller Deutlichkeit gezeigt, und das sowohl intern als auch extern. Nur wenige Unternehmen mussten nur ein paar Knöpfe drücken, um ihre Teams im Homeoffice mit allen notwendigen Infos und Arbeitsmitteln zu versorgen und zugleich die Kontaktwege nach außen aufrechtzuerhalten. Vielfach mangelte es sowohl an einfacher Erreichbarkeit als auch an einem komplikationslosen Homeoffice-Zugang auf relevante Firmendaten.

Top-Down-Kommunikation ist nicht genug

Dabei war die Bedeutung des Themas interne Kommunikation eigentlich bereits vor der Pandemie- bekannt. Vor allem die kommunikativen Unterschiede zwischen den Digital Natives und der älteren Generation werden schon seit Jahren deutlich: Die Generationen Y und Z verlangen kurze, prägnante Informationen auf digitalem Wege. Komplexe Zusammenhänge werden idealerweise per Video dargestellt. Lange Texte werden nicht mehr gelesen. Das ist im Großen und Ganzen der Kommunikationsstil sozialer Medien, die eher per Handy als per Desktop PC genutzt werden. Dabei ist der neuen Generation von Mitarbeitenden Partizipation zunehmend wichtiger, was wesentliche Folgen für die Bedingungen beruflicher Kommunikation hat: Der top-down orientierte Informationsstil des vorigen Jahrhunderts kann heute nicht mehr genügen. Es geht vielmehr um eine Kombination von horizontaler Vernetzung und vertikaler Informationsaufnahme. Vor allem wenn Unternehmen auf New-Work-Strukturen umstellen, kann ein Intranet nicht mehr nur dazu dienen, die Verlautbarungen der Firmenleitung zu verbreiten.

Ein sinnvoll strukturiertes Intranet ist informativ und kollaborativ

Was ist aber dann der Weg zur erfolgreichen internen Kommunikation? Um diese Frage zu beantworten, muss man zunächst definieren, wozu Kommunikation in Unternehmen und Organisationen eigentlich dienen soll. Laut einer Studie des Kommunikationsunternehmens Staffbase geht es dabei vor allem um die Verteilung von Informationen (das kann sowohl top-down als auch horizontal geschehen), das Zur-Verfügung-Stellen von Wissen und das Bieten von praktischem Nutzen (Service). Dabei sollten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf jeden Fall einbezogen werden (Interaktion). Diese Aufgabe kann sehr gut durch ein sinnvoll strukturiertes Intranet erfüllt werden. Ein solches Netzwerk sollte den veränderten Kommunikationsgewohnheiten der Digital Natives Rechnung tragen und Top-down-Kommunikation mit Peer-to-Peer-Kommunikation verbinden. Es muss die grundlegenden Unternehmenswerte authentisch abbilden und gleichzeitig immer wieder erneuert sowie veränderten Bedingungen angepasst werden. Von Mitarbeitern akzeptiert und mit Leben gefüllt kann es wesentlich zur Mitarbeiterbindung und zum Unternehmenserfolg beitragen. Wird das erreicht, spricht man auch von einem „Employee Experience Intranet“, das wesentlich zur Identifikation der Mitarbeitenden mit ihrem Unternehmen beiträgt.

Mobile Apps sind heute unverzichtbar

Technisch muss interne Kommunikation heute selbstverständlich stationär und mobil funktionieren. Ein Intranet und alle kollaborativen Tools müssen auf dem Handy nutzbar sein, und das sowohl auf firmenseitig gestellten Geräten als auf dem eigenen. Die dafür benötigten Apps müssen in allgemein zugänglichen App-Stores verfügbar sein – und zur Anmeldung darf keine Firmen-E-Mail benötigt werden, da manche Mitarbeitergruppen, wie zum Beispiel Produktionsbeschäftigte oder freie Mitarbeiter, darüber oft nicht verfügen. Eine Mitarbeiter-App stellt für ihre Nutzer – genau wie stationäre Intranet-Lösungen – das Einfallstor zur Firmenwelt, durch das man täglich hindurchgeht, dar. Man erhält einen stets aktuellen Newsfeed, kann nach Infos und Services suchen und hat die Möglichkeit, miteinander in Kontakt zu treten. Gerade bei mobilen Lösungen ist es sinnvoll, das kollaborative Element der internen Kommunikation direkt in die App zu integrieren. Das ist im Zweifel einfacher und vor allem in stärkerem Maße DSGVO-konform als die Nutzung externer Messenger-Dienste wie zum Beispiel WhatsApp.

Autonome Teams benötigen einfache Kommunikation

Trotzdem wird es sich vor allem bei kleineren Unternehmen oft nicht vermeiden lassen, externe Software für die digitale Kommunikation zu nutzen. Ein Beispiel findet sich im Bereich der Videokommunikation, die gerade in Pandemiezeiten an Bedeutung gewonnen hat. Hier werden Zoom, Microsoft-Teams und Co. oft nicht zu ersetzen sein, können aber in die firmeninterne Kommunikation integriert werden. Auch die „gute alte E-Mail“ dürfte als kollaboratives Tool nicht völlig aussterben, wird aber zunehmend durch Chat-Dienste ergänzt bzw. ersetzt. Gerade in Zeiten von New Work, in denen Teams in viel stärkerem Maße als früher autonom agieren, werden Räume für schnelle und einfache Kommunikation benötigt. nterne Messenger versprechen deutlich übersichtlicher zu sein als der E-Mail-Eingang: zugänglich für alle Mitglieder des Teams und mit zahlreichen Such-Optionen und Anhängen. So entstand 2017 der große Hype um Zero-Mail: die Verdrängung der internen E-Mail durch neuartige Messenger-Dienste wie etwa Slack mit seinen aktuell rund 12 Millionen Nutzern. Inzwischen hat Microsoft mit Teams jedoch nachgezogen und kommt auf 125 Millionen Nutzer.
Michael Otterbein | redaktion@regiomanager.de

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Ausgabe 05/2021