Serie – 10 Tipps: New Work mit der E-Akte: Das digitale Büro

Vom papierlosen Büro wird seit Jahrzehnten geredet. Davon sind wir zwar noch weit entfernt, aber die Digitalisierung der Büro- und Geschäftsprozesse schreitet dennoch voran. Der Trend zum mobilen Arbeiten wird durch die Corona-Pandemie noch verstärkt. Wie gut, wenn man im Homeoffice auf elektronische Akten zugreifen kann und nicht waschkörbeweise Akten nach Hause schleppen muss. Die E-Akte ermöglicht somit ein schnelles und effizientes Arbeiten. Auch der zeitlich und örtlich flexible Zugriff auf die Unterlagen ist ein großer Vorteil ebenso wie die Möglichkeit, Dokumente im Team zu bearbeiten. Damit aber das digitale Büro reibungslos funktioniert, muss im Vorfeld alles gut durchdacht und geplant werden.
© Rymden − stock.adobe.com
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1: GUT STRUKTURIERT
In den allermeisten Unternehmen laufen die Prozesse im Büro seit Jahren schon teildigitalisiert: Manche Daten werden noch in Papierform gesammelt, aber die Verarbeitung läuft z. B. über Kalkulationsprogramme und Textverarbeitung. Die Daten werden über Dateisysteme entweder auf dem eigenen Server oder in Filehosting-Diensten wie Dropbox abgelegt. Problem bei dieser Handhabung: Erstens entspricht es nicht einer revisionssicheren Archivierung (siehe Tipp 2), zweitens birgt die Ablage in gemeinsamen Laufwerken die Gefahr, dass die Sortierung chaotisch wird. Denn jeder Nutzer hat seine eigene Ablagelogik. Die Dateien sind überschreibbar und können gelöscht werden. Eine echte E-Akte ist hingegen ein ausgefeiltes Softwaresystem. Es enthält eine klare Gliederungsstruktur sowie ein Berechtigungssystem. Häufig enthalten die Systeme auch Workflow- und Freigabefunktionen. Tipp: Welchen Bedarf haben Sie? Mit wem soll ein Datenaustausch erfolgen? Wer soll Zugriff auf die Dokumente haben? Solche Überlegungen gehören an den Anfang.

2: VORSCHRIFTEN BEACHTEN
Je nach Branche gibt es unterschiedliche Vorschriften für die Sammlung, Verarbeitung und Speicherung von Daten. Eine E-Akte muss dabei handels- und steuerrechtlichen Vorgaben entsprechen. Einheitlich für alle Unternehmen gelten die GoBD: Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ sehen vor, dass Buchungen und geschäftliche Aufzeichnungen unveränderbar digital aufbewahrt werden müssen. Es ist also nicht mehr zulässig, Dokumente in Textverarbeitungs- oder Kalkulationsprogrammen zu verwalten und im Ordner auf der PC-Festplatte abzuspeichern, weil die Dateiinhalte leicht veränderbar sind. Tipp: Eine elektronische Akte ist automatisch revisionssicher und erfüllt die rechtlichen Anforderungen.

3: BERATER HINZUZIEHEN
Die Einführung einer E-Akte ist ein komplexes Vorhaben. Neben den technischen Fragen (Softwarelösungen, Serveranbindung, Anschaffung von Dokumentenmanagementsystemen, IT-Sicherheit) sowie der Abklärung rechtlicher Vorschriften dürften sich Führungskräfte mit geringer IT-Kompetenz auch damit schwertun, den individuellen Bedarf für das eigene Unternehmen zu ermitteln. Hinzu kommt, dass die Mitarbeiter in den Umstellungsprozess von der Papier- zur E-Akte frühzeitig eingebunden werden sollten. Wahrscheinlich empfiehlt es sich, einen fachlichen Berater hinzuzuziehen. Denn die Fachleute wissen, worauf alles geachtet werden muss. Sie können bei der Beschaffung und Einführung eines E-Akten-Systems behilflich sein, unternehmensspezifische Lösungen für die Digitalisierung von Posteingängen entwickeln sowie Schulungen durchführen. Tipp: Im Internet findet man z. B. Beratungen unter dem Stichwörtern „E-Akte“, „DMS“, „revisionssichere Archivierung“. Holen Sie sich wie üblich mehrere Angebote ein – nicht nur wegen des Preises, der Anbieter muss auch zur eigenen Firma passen.

4: DREI UMSTELLUNGSARTEN
Eine elektronische Akte umfasst alle Informationen über einen Sachverhalt, d. h. Schriftverkehr, E-Mails, handschriftliche Notizen, Fotos, Grafiken. Auch Metadaten mit Bearbeitungs- und Protokollinformationen werden gespeichert. Es können also riesige Datenmengen verschiedenster Dokumentenarten anfallen. Für die Umstellung von der Papier- auf die E-Akte gibt es drei Möglichkeiten: die Stichtagslösung, die Komplettumstellung und eine Mischung aus beiden. Wenn Sie ab einem bestimmten Stichtag eine virtuelle Sammlung von Dateien und Dokumenten anlegen, läuft ab dann alles digital – die Papierakten bleiben unberührt. Wenn der gesamte Aktenbestand in eine E-Akte überführt werden soll, ist das sehr aufwendig und teuer. In der Praxis findet man meist Mischsysteme: Umstellung zum Stichtag plus Digitalisierung wichtiger Altakten (z. B. solche, die noch eine lange Aufbewahrungsfrist haben, oder mit häufiger Wiedervorlage). Tipp: Nutzen Sie zum Digitalisieren der Papiervorlagen eine professionelle Software, die jeden Scan automatisch mit sogenannten Metadaten wie dem Einlesedatum, dem Namen des Bearbeiters und der Art des Dokuments versieht.

5: WELCHER LOGIK FOLGT MAN?
Den Faktor Mensch sollte man bei der Einführung der E-Akte besonders berücksichtigen. Alle Beschäftigten oder zumindest Vertreter aller Abteilungen, die die E-Akte nutzen werden, sollten sich gemeinsam darauf einigen, welche Ablagestruktur das elektronische System erhält. Wird nach Dokumententypen (Rechnung, Angebot, Kundenschreiben, Lieferscheine) sortiert? Nach einzelnen Kunden oder Baustellen? Oder nach Jahreszahlen? Auch die Bezeichnung der E-Ordner sollte nach einheitlichen Kriterien erfolgen. Tipp: Gönnen Sie sich und den Mitarbeitern eine Schulung, wenn die E-Akte implementiert wird.

6: GUTE SUCHFUNKTION
Im Prinzip sollte die Ablagestruktur wie zuvor erwähnt selbsterklärend sein. Aber in der Praxis zeigt sich, dass jüngere und ältere Beschäftigte unterschiedliche Suchstrategien und Denkmuster haben. Während die über 40-Jährigen in „Explorer-Baumstrukturen“ denken, orientieren sich Jüngere an Suchmaschinen und denken in Stichwörtern. Für den Aufbau einer E-Akte empfiehlt sich also, neben einer logischen Struktur auch Begriffe zu indizieren und zu verschlagworten, z. B.: „Suche mir ‚alle Versicherungen‘ oder ‚Dokumente, die ich in den letzten drei Tagen bearbeitet habe‘ oder ‚Stundenzettel von Mitarbeiter Meier‘.“ Tipp: Ein Vorteil der E-Akte ist, dass alle Versionen eines Dokumentes gespeichert werden und über Workflowsysteme gemeinsam bearbeitet werden können.

7: BEISPIEL PERSONALAKTE
Eine digitale Personalakte ist ein guter Einsatzzweck für die E-Akte. Viele Unternehmen bieten bereits einen rein digitalen Bewerbungsprozess an. Die Bewerber laden dabei alle Unterlagen hoch und die Personaler haben diese direkt im System. Ein integrierter Workflow ermöglicht, dass verschiedene Mitarbeiter parallel Zugriff auf die Bewerbungsunterlagen haben. Das beschleunigt den Bewerbungsprozess. In der digitalen Personalakte dürfen alle Daten gespeichert werden, die auch in der Papierakte erlaubt sind, z. B. Personalbogen, Steuerklasse, Arbeitsvertrag, Beurteilungen, Sonderzahlungen. Tipp: Stellen Sie Ihren Mitarbeitern die monatliche Gehaltsabrechnung digital zur Verfügung. Sie haben weniger Aufwand und die Beschäftigten haben direkten Zugriff.

8: KLARE ZUSTÄNDIGKEITEN UND PFLEGE
Welcher Mitarbeiter bekommt welche Zugriffsrechte auf die elektronischen Akten? Wer darf in der Akte etwas ändern? Wer darf Daten löschen? Wer kümmert sich darum, dass Externe wie beispielsweise Wirtschaftsprüfer Einsicht in die E-Akte bekommen? Sorgen Sie für klare Zuständigkeiten. Und wenn neue Mitarbeiter hinzukommen, brauchen diese ebenfalls eine Berechtigung. Wer richtet neue Berechtigungen ein? Es braucht jemanden, der sich permanent um die Pflege des Systems kümmert. IT-Leute bezeichnen diese Funktion als Housekeeping. Tipp: Suchen Sie für das Housekeeping jemanden aus, der Spaß an solchen Themen hat und täglich mit dem System arbeitet (z. B. jemand aus der Buchhaltung oder eine Person, die für das Scannen der Dokumente verantwortlich ist).

9: DATENSICHERUNG IST PFLICHT
Daten sind heutzutage eine eigene Währung; sichern Sie Ihren Schatz. Je nach Datenaufkommen sollte eine tägliche oder wöchentliche Sicherung erfolgen. Dabei geht es nicht nur um einzelne Projektdaten, sondern auch ein regelmäßiges System-Backup ist wichtig. Es gibt spezielle Backup-Programme, die nicht an ein spezielles Laufwerk oder Medium gebunden sind. Sie haben den Vorteil, dass sie auch bei einem Hardwarewechsel nutzbar sind. Manche Branchenprogramme und Dokumentenmanagementsysteme (DMS) verfügen bereits über integrierte Backup- und Archivierungsfunktionen. Tipp: Treffen Sie auch Sicherheitsvorkehrungen gegen Datenmissbrauch und Cyberkriminalität.

10: CLOUDBASIERTE ANWENDUNGEN
Wenn Sie die elektronische Akte nicht bei sich auf dem Firmenserver implementieren wollen, können sie auch Cloudlösungen nutzen. In cloudbasierte Anwendungen kann man sich über den Webbrowser einloggen. Angeboten wird in der Regel ein Gesamtpaket: Hardware, Software-Updates, regelmäßige Backups, Sicherheitslösungen. Das ist sehr bequem. Zu bedenken ist aber, dass man an diesen Anbieter langfristig gebunden ist, je nach Vertragsmodalität schwer wechseln kann und monatliche Gebühren anfallen. Schauen Sie daher bei der Auswahl des Anbieters nicht nur auf den Preis, sondern fragen Sie auch, wie sicher Ihre Daten sind und wo diese gelagert werden. Tipp: Cloudanbieter, die ihre Serverfarmen außerhalb eines EU-Landes haben, unterliegen nicht den strengen EU-Datenschutzanforderungen.
Ausgabe 02/2021