Unternehmensentwicklung – auch für den Mittelstand

Konzerne und große Unternehmen leisten sich für ihre Zukunftsfähigkeit ganze Abteilungen – das Aachener Unternehmen effition® bietet Unternehmensentwicklung speziell für den Mittelstand als externe Dienstleistung.
Marcus Thyssen
Marcus Thyssen
Das Label effition® steht für „efficiency by information“. Dieser Slogan bringt das Leistungsspektrum des Aachener Unternehmens, das seine Dienstleistungen speziell für kleinere und mittelständische Unternehmen anbietet, treffend auf den Punkt: Denn die Experten von effition® befassen sich in ihren Projekten maßgeblich damit, interne Arbeitsabläufe und Kommunikationsprozesse effizient zu organisieren. Eine besondere Aufmerksamkeit gilt dabei den vorhandenen Mitarbeitern, ihrem Know-how, ihren Eigenschaften und ihren Arbeitsmitteln. Im Kundenauftrag entwickelt effition® auch eigene Softwaresysteme, die die neu zu etablierenden Unternehmens- prozesse unterstützen und strukturieren. Ziel ist stets, die Organisation für zukünftige Herausforderungen zu stärken und zu flexibilisieren.

Kernproblem: willkürliche Unternehmensprozesse


Welcher Geschäftsführer kennt derartige Probleme nicht: Informationen gehen verloren, die Erledigung von Aufgaben hängt stark von einzelnen Personen ab, Vertretungsregelungen greifen nicht, jeder Mitarbeiter erledigt seine Aufgaben anders oder weiß nicht Bescheid. Der Geschäftsführung fehlen Entscheidungsgrundlagen, Projektstände sind nicht abrufbar. Der Personalstand fluktuiert und verstärkt die Probleme. In einem Unternehmen tragen viele Faktoren zur Qualität und Sicherheit der Arbeitsprozesse bei. Damit sich ein Unternehmen als Ganzes erfolgreich am Markt behaupten kann, ist eine flexible und effiziente interne Organisation notwendig, da nur diese unternehmerische Handlungsspielräume bietet. „Und gerade an dieser Stelle hapert es oft“, weiß Marcus Thyssen, Geschäftsführer von effition®, zu berichten. „Der Großteil der in einer Organisation auftretenden Probleme geht auf gestörte Kommunikationsflüsse zurück“. Problematisch seien vor allem die nicht sichtbaren, aber gelebten Informationsprozesse, die es zu erkennen gelte. Um die Probleme, die in der Organisation kleinerer und mittlerer Unternehmen auftreten, erfolgreich lösen zu können, müssen diese zunächst identifiziert und ihr Kontext erfasst werden. effition® beginnt eine Analyse stets mit der Problembeschreibung durch den Kunden, der die vermuteten Schwachpunkte seines Unternehmens erläutert. Es folgt eine Bestandsaufnahme der äußeren Organisationsstruktur und der dokumentierten Unternehmensprozesse. Die Identifikation der tatsächlich ablaufenden Arbeitsprozesse gelingt effition® mit Hilfe eines in langer Forschungsarbeit entwickelten, standardisierten Analyseverfahrens in Hinblick auf Kommunikation, Geschäftsprozesse und Unternehmenskultur – der Informationsanalyse.

Detaillierte Informationsanalyse


Die Informationsanalyse gibt Aufschluss über die Wissensverteilung und die Schwachstellen im Unternehmen sowie über Risiken der internen Organisation. Sie bildet damit einen transparenten Startpunkt für die Unternehmensplanung und –entwicklung. „Mit der Informationsanalyse werden die real stattfindenden Vorgänge in einem Unternehmen abgebildet, indem die Informationsprozesse, ausgehend von den handelnden Akteuren - Mitarbeitern, Vorgesetzten und Kunden - untersucht werden“, erklärt Marcus Thyssen. Im Zuge dieser Analyse werden Interviews mit einzelnen Mitarbeitern erstellt und durchgeführt, um u.a. ein detailliertes Bild davon zu erhalten, wie die Arbeit des Mitarbeiters mit den Tätigkeiten anderer Mitarbeiter und mit den verfügbaren betrieblichen Ressourcen interagiert. Die Informationsanalyse gibt Aufschluss über schlechte Kommunikation, Insel-Know-how, fehlende Ressourcen, Schwachstellen in der Betriebssicherheit sowie darüber, an welchen Stellen wichtige Informationen nicht zugreifbar sind und Arbeitsprozesse verlangsamt werden. Weiterhin liefert die Informationsanalyse Erkenntnisse darüber, wo Mitarbeiter vom Arbeitsprozess abgehängt sind und welche Faktoren der Unternehmenskultur Wertschöpfungsfaktoren darstellen. „Das Ergebnis der Informationsanalyse ist eine grafische Darstellung aller organisatorischen Beziehungen der Mitarbeiter untereinander sowie ihrer Vernetzung mit den vorhandenen Unternehmensressourcen“, so Marcus Thyssen. Sind die wesentlichen Probleme identifiziert, wird ein Masterplan mit den notwendigen Handlungsmaßnahmen erstellt. Eine häufig durchgeführte Maßnahme ist etwa die Entkoppelung von personengebundenen Aufgaben, indem Arbeit neu aufgeteilt und Teilaufgaben gleichmäßiger auf Mitarbeiter verteilt werden. Um dabei eine gesunde Unternehmenskultur zu schaffen oder zu erhalten und Reibungsverluste beim Personal zu minimieren, geht effition® dabei besonders behutsam vor. Auch hier unterscheidet sich effition® deutlich von seinen Mitbewerbern, da der Kunde nach der Erstellung des Plans nicht einfach allein gelassen wird. effition® unterstützt die Durchführung der Maßnahmen und bietet auch darüber hinausgehende Dienstleistungen an. So entwickelt effition® auch gemeinsam mit dem Kunden die richtigen Workflow-Werkzeuge zur optimalen Unterstützung der Mitarbeiter sowie zur Stabilisierung der internen Organisation des Unternehmens.

Über effition®


Die Unternehmensentwicklung effition® mit Sitz in Aachen besteht aus zwei festen Mitarbeitern und einem Netzwerk externer Experten für spezifische Aufgaben. Das Unternehmen kooperiert zudem mit verschiedenen Partner-Unternehmen aus den Bereichen Personal und IT. Geschäftsführer ist Diplom-Informatiker Marcus Thyssen, der bereits seit über 20 Jahren in der IT-Branche sowie im Bereich Personal und betriebliche Organisation tätig ist. Nachdem er zunächst als IT-Leiter und Software-Entwickler eine Vielzahl von Projekten für verschiedene Unternehmen realisiert hatte, konzentriert er sich seit 2006 auf Personal-, Organisations- und Prozessmanagement, insbesondere in Hinblick auf die Digitalisierung von Unternehmen. Aus dem 1998 gegründeten Softwareunternehmen marsys gliederte er im Jahr 2014 die Unternehmensentwicklung effition® aus. Von seiner langjährigen Expertise können heute sowohl die Businesskunden als auch die Studenten der der privaten Hochschule für Oekonomie und Management (FOM) profitieren, an der Marcus Thyssen als Dozent lehrt. Das Leistungsportfolio von effition® umfasst Dienstleistungen externer Unternehmensentwicklung: Analyse, Maßnahmenplanung, Organisation, Technik, Schulungen und Monitoring. Die IT-Experten von effition® entwickeln darüber hinaus auch individuelle Softwaresysteme.
Ausgabe 07/2016