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LEVITECH: Digitalisierung im Schnelldurchlauf

LEVITECH-Geschäftsführer Fabio Pastars über IT-Herausforderungen für KMU während der Corona-Krise und innovative Tools, die die Kollaboration und Kommunikation gerade in Corona-Zeiten effizienter machen.
Foto: ©peshkova – stock.adobe.com
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NRM: Herr Pastars, mit welchen Schwierigkeiten, was die IT-Infrastruktur betrifft, werden Mittelständler in der Corona-Krise konfrontiert?

Fabio Pastars: Das dringlichste Problem war für die Betriebe natürlich zunächst die Umstellung eines Großteils ihrer Arbeitsplätze auf das Homeoffice, was die meisten Unternehmen bereits im März in kürzester Zeit bewerkstelligen mussten. Bis circa Mitte April war dementsprechend auch bei uns als IT-Dienstleister das Aufkommen an Anfragen zu diesem Thema extrem hoch. Ab der zweiten April-Hälfte hat sich die Situation dann wieder etwas entspannt – zu diesem Zeitpunkt waren fast alle unsere Kunden auf das Homeoffice umgestellt und somit in der Lage, remote zu arbeiten. Die meisten Betriebe, sofern es sich nicht um Branchen handelt, die durch den Lockdown komplett ausgebremst wurden, wie zum Beispiel die Reisebranche, können seither wieder weitestgehend ihrem Kerngeschäft nachgehen. Die nächste Herausforderung, die unmittelbar mit der Umstellung auf Homeoffice einherging, war für den Großteil unserer Kunden das Risiko der externen Verarbeitung von Daten. Denn beim Remote Work, auch Telearbeit genannt, muss natürlich eine Reihe an Maßnahmen zum Schutz unternehmensinterner Daten im Homeoffice getroffen werden. So sollten zum Beispiel Festplatten verschlüsselt sein, die Mitarbeiter zum Arbeiten keine privaten Geräte verwenden oder eine Zwei-Faktoren-Authentifizierung zum Einwählen in das Firmennetzwerk eingerichtet werden. Weiterhin sollten Mitarbeiter aus Datenschutzgründen keine Unternehmensdaten lokal speichern, Ausdrucke zeitnah vernichten sowie sicherstellen, dass auch keine Familienangehörigen Zugang zum Arbeitszimmer und damit gegebenenfalls zu sensiblen Daten haben. In vielen Unternehmen gab es hier einen Regelungsmangel, weil die konkreten Sicherheitsvorkehrungen nirgendwo dokumentiert waren. Aus diesem Grund ist es unserer Ansicht nach sehr wichtig, dass Unternehmen bei der Organisation der Umstellung auf Remote Work ihren zuständigen Datenschutzbeauftragten oder IT-Verantwortlichen mit ins Boot holen.

NRM: Nachdem es im März und April vorrangig um die Umstellung auf Remote Work ging – welche IT-Fragen stehen jetzt im Fokus? Was macht aktuell bei Ihnen den Großteil der Kundenanfragen aus?

Fabio Pastars: Generell ist der Beratungsbedarf im Zuge der Corona-Krise deutlich gestiegen. Nachdem das Grundproblem der Einrichtung von Homeoffice-Arbeitsplätzen gelöst wurde, geht es im nächsten Schritt bei vielen Unternehmen darum, die Organisation der Digitalisierung zu professionalisieren. Hier unterstützen wir unsere Kunden vollumfänglich bei der Entwicklung einer individuellen Digitalisierungsstrategie. Dabei spielt natürlich auch die Wahl der adäquaten Software eine zentrale Rolle, wozu wir unsere Kunden ebenfalls ausführlich beraten. Durch die Digitalisierungsmaßnahmen, die im Zuge der Corona-Krise „gezwungenermaßen“ eingeleitet wurden, hat sich in den Unternehmen ein Gewöhnungseffekt eingestellt: Man kann sich gar nicht mehr vorstellen, wieder zu den Verfahrensweisen vor der Corona-Krise zurückzukehren. Die Corona-Krise hat einen deutlichen Digitalisierungsschub bewirkt. Da ein akuter Handlungsdruck bestand, mussten viele Betriebe nun in zwei Monaten die Digitalisierung der letzten zwei Jahre nachholen – gewissermaßen im Hauruckverfahren. Zudem hat in den Geschäftsleitungen auch ein Gesinnungswandel stattgefunden. Wenn ein Großteil der Belegschaft aus dem Homeoffice heraus arbeitet, erkennen die Geschäftsführer, dass es wenig effizient ist, nur die reine Präsenz der Mitarbeiter zu kontrollieren, sondern dass es vielmehr darum geht, die konkreten Arbeitsergebnisse zu kontrollieren. Der Wandel vom Präsenz-Controlling hin zum Ergebnis-Controlling ist notwendig und richtig.

NRM: Haben Sie bestimmte Tools, die Sie besonders empfehlen können und wenn ja – was sind deren Vorteile?

Fabio Pastars: Unserer Ansicht nach ist das Kollaborations-Tool Microsoft Teams gerade in Corona-Zeiten für Unternehmen die richtige Wahl. Als IT-Dienstleister beraten und unterstützen wir Unternehmen bei der Nutzung innovativer Tools. Gemeinsam mit den Geschäftsführern und IT-Leitern analysieren wir, wofür genau MS Teams in dem jeweiligen Unternehmen eingesetzt werden soll und welche Prozesse es damit abzubilden gilt. Mit MS Teams lässt sich sukzessive ein Prozess nach dem anderen digitalisieren. Wir entwickeln hierzu gemeinsam mit unseren Kunden einen Implementierungsplan. Im Zuge der Corona-Krise ist ein großer Beratungsbedarf entstanden, was die adäquate und effiziente Nutzung solcher Tools angeht. Da MS Teams in die Microsoft 365 Umgebung integriert ist, hat das Tool weitaus mehr Möglichkeiten, als nur die reine Telefon- und Videokommunikation zu bieten. Neben Video-Konferenzen kann man damit zum Beispiel auch firmenintern chatten, Dateien sinnvoll organisieren, Termine als Live-Meetings planen oder externe Personen einbeziehen. Da sich Geschäftsprozesse mit MS Teams automatisieren lassen, können Unternehmen mit dieser Kollaborations-Plattform ihre digitale Transformation vorantreiben. Wir selbst nutzen MS Teams schon seit längerer Zeit und können sagen, dass dessen Chat-Funktion bei uns mittlerweile die firmeninterne E-Mail fast vollständig abgelöst hat. MS Teams eignet sich optimal für projektorientiertes Arbeiten, es lassen sich mit dem Tool unzählige Use-Cases abbilden. Nehmen wir einmal das Onboarding als Beispiel, also das Einarbeiten eines neuen Mitarbeiters im Unternehmen. In jedem Unternehmen gibt es einen Katalog interner Richtlinien. Werden diese aktualisiert oder Neuerungen eingeführt, wird die Belegschaft darüber häufig per Email informiert. Neue Mitarbeiter müssen diese Informationen nachträglich bekommen. Das umständliche Suchen relevanter alter E-Mails in Outlook gehört mit MS Teams der Vergangenheit an. Hier lassen sich ganz einfach Kanäle wie „Richtlinien“ oder „Marketing“ anlegen, in denen alle relevanten Dateien abgespeichert werden und auf die dann die jeweiligen Teammitglieder jederzeit Zugriff haben. Eine Archiv-Funktion ist ebenfalls vorhanden. Auch die Kollaboration mit externen Dienstleistern wie etwa Werbeagenturen ist mit MS Teams sehr viel leichter, da man den externen Dienstleister ohne großen Aufwand in die relevanten Projekte einbinden kann. Abgesehen von den genannten Vorteilen können Unternehmen, die MS Teams professionell nutzen, damit zugleich ihre Arbeitgeber-Marke stärken. Denn junge Fachkräfte erwarten heutzutage genau solche modernen Technologien.

NRM: Welche langfristigen Effekte haben die in der Corona-Krise getroffenen Maßnahmen?

Fabio Pastars: Die Corona-Krise hat zu Beginn bei vielen mittelständischen Unternehmen generelle Schwachstellen im Bereich mobiles Arbeiten offengelegt und deutlich vor Augen geführt, wie wichtig es ist, für den Worst Case vorbereitet zu sein und einen entsprechenden Notfall-Management-Plan zu entwickeln. Die Krise hat insgesamt einen großen Digitalisierungsschub bewirkt und dafür gesorgt, dass dem Thema Digitalisierung eine größere Bedeutung beigemessen wird. Viele Unternehmen haben nun innerhalb kürzester Zeit die digitale Transformation nachgeholt, die sie schon ein oder zwei Jahre zuvor hätten angehen müssen, und deren Vorteile klar erkannt. Gerade im Bereich Homeoffice beziehungsweise Remote Work hat sich sehr viel getan, wobei man jedoch sagen muss, dass Deutschland hier im internationalen Vergleich auch sehr viel nachzuholen hatte. Insofern hat die Corona-Krise also auch etwas Positives bewirkt. Der nächste Schritt liegt nun darin, das Ganze strategisch anzugehen und die gegebenenfalls auf die Schnelle etablierten digitalen Lösungen zu professionalisieren. Genau dabei begleiten wir unsere Kunden über mehrere Monate hinweg. Die Corona-Krise hat gezeigt, dass diejenigen Unternehmen, die digital gut aufgestellt waren, relativ glimpflich davongekommen sind. Das verdeutlicht einmal mehr, dass ein hoher Digitalisierungsgrad nicht nur eine Absicherung gegen unerwartete Ereignisse, sondern zugleich auch ein entscheidender Wettbewerbsvorteil ist.

NRM: Herr Pastars, herzlichen Dank für das Gespräch.
Miriam Leschke | redaktion@regiomanager.de

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Ausgabe 03/2020

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