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Avantgarde Business Solutions : Flexibel bleiben trotz Corona

Die Avantgarde Business Solutions GmbH unterstützt ihre Kunden auch und gerade in der Corona-Krise mit passgenauen Full-Service-Lösungen, um deren Geschäftsprozesse zu optimieren.
Der Avantgarde-Firmensitz in Neuss (Fotos: Wort & Lichtbild)
Der Avantgarde-Firmensitz in Neuss (Fotos: Wort & Lichtbild)
Die Corona-Krise stellt die deutsche Wirtschaft vor immense Herausforderungen und trifft gerade die kleinen und mittleren Unternehmen hart. So verzeichneten 58 Prozent der deutschen Mittelständler einer Umfrage der staatlichen Förderbank KfW zufolge im März 2020 deutliche Umsatzeinbußen aufgrund der Corona-Eindämmungsmaßnahmen. Diese Entwicklung setzte sich auch im April weiter fort.

Halb Deutschland im Home-Office

Unternehmen, die in der glücklichen Lage sind, ihrem Business trotz Corona nachgehen zu können, hatten in den letzten Wochen auch organisatorisch alle Hände voll zu tun. Neben ihrem Stammgeschäft mussten sie ihre administrativen Aktivitäten, so weit wie möglich, auf das Home-Office umstellen. Wie der Großteil seiner Kunden auch, arbeitet das 20-köpfige Team der in Neuss ansässigen Avantgarde Business Solutions bereits seit Anfang März überwiegend aus dem Büro zu Hause. Für interne Meetings und die Kommunikation mit Kunden nutzen die Neusser Microsoft Teams.

Avantgarde entwirft und implementiert bereits seit 1992 integrierte ERP-Unternehmenslösungen speziell für den Mittelstand. „Wir verstehen uns dabei als Full-Service-Dienstleister von der Prozessanalyse bis hin zur nachfolgenden Betreuung in der Betriebsphase“, erläutert Geschäftsführer Alf Eckardt. „Durch unser umfassendes betriebswirtschaftliches Know-how und tiefe Branchenkenntnis sind wir auf die Anforderungen des Mittelstands spezialisiert.“ Die IT-Experten unterstützen ihre Kunden mit adaptiven Software-Lösungen, die genau auf deren Anforderungen zugeschnitten sind und ihre Prozesse optimieren. Als Sage-Platin-Reseller bietet Avantgarde Lösungen wie Sage 100, Sage HR Suite Plus und ELO-Dokumentenmanagement für verschiedene Branchen und speziell den internationalen Handel von Produktions- und Verbrauchsgütern.

Gerade in der Corona-Krise wird besonders deutlich, welche Unternehmen in Sachen Digitalisierung schon auf dem neuesten Stand sind und welche die digitale Transformation bisher vielleicht eher halbherzig angegangen sind. Daneben gibt es aber auch Branchen wie das produzierende Gewerbe, in denen das sogenannte „Remote Work“ aus der Ferne selbst in administrativen Fragen kaum möglich ist. „Große Probleme haben aktuell auch Unternehmen, die überwiegend papiergestützt arbeiten“, gibt Avantgarde-Geschäftsführer Eckardt zu bedenken.

Unterstützung in der Krise

„Mitte März erhielten wir eine Fülle an Anfragen, bei denen es um die Umstellung auf Home-Office-Arbeit ging“, berichtet Georg Dönisch, Sales Consultant bei der Avantgarde. „Unternehmen mit einer modernen IT-Infrastruktur, die bereits vor der Corona-Krise mit digitalen Archiven, Dokumenten-Management-Systemen und IP-Telefonie gearbeitet haben, konnten ihre Arbeitsplätze sehr zügig ins Home-Office verlegen. Andere Unternehmen, die weniger dezentral arbeiten, benötigten einen stärkeren Support.“

Das Avantgarde-Team hat seine Kunden speziell in der Akutphase intensiv dabei unterstützt, die in den Unternehmen erforderlichen Umgestaltungen der Prozesse zu realisieren und zu beherrschen. „Neben Zugriffen aus dem Home-Office betraf das Themen wie die Kollaboration mittels Videokonferenzsystemen, die Beantragung von Kurzarbeitergeld, die Umstellung von Papierprozessen in digitale Prozesse und vieles mehr“, fährt Dönisch fort. „Bei der Umstellung auf Home-Office sind VPN-Tunnel unverzichtbar, über die die Mitarbeiter eine sichere Verbindung zum Unternehmensnetzwerk herstellen und auf alle relevanten Dateien und Strukturen zugreifen können“, betont Avantgarde-Geschäftsführer Eckardt.

„Wir helfen unseren Kunden während der Krise natürlich auch bei der langfristigen Betrachtung von Strategien und Konzepten für die zukünftige Ausrichtung ihres Unternehmens“, erklärt Georg Dönisch. „Hier geht es beispielsweise um die Einführung von elektronischem Datenaustausch mit anderen Unternehmen oder um die Erweiterung der Vertriebskanäle etwa durch Webshops.“ Rund 200 zufriedene Kunden aus Produktion, Handel und dem Dienstleistungssektor arbeiten bereits mit IT-Lösungen von Avantgarde. Die Neusser setzen auf eine individuelle Beratung auf Augenhöhe sowie eine intensive Begleitung in allen Phasen der Planung und Realisierung.

Komplexe Projekte trotz Corona

Kürzlich ist es dem Avantgarde-Team mitten in der Corona-Krise gelungen, bei seinem Kunden, der in Düsseldorf ansässigen Tochter eines japanischen Handelskonzerns, ein neues ERP-System erfolgreich einzuführen. „Schon unter normalen Bedingungen ist die Implementierung einer neuen ERP-Software für Unternehmen eine große Herausforderung, da beinahe alle Abläufe im Betrieb betroffen sind“, veranschaulicht Alf Eckardt. „Das Besondere bei diesem Projekt war, dass wir den Kunden aufgrund der Corona-Pandemie in der Endphase nicht persönlich betreuen konnten, da sich die Mitarbeiter des Unternehmens im Home-Office befanden.“

Daher fand das „Go-Live“, also die finale Abnahme des neuen ERP-Systems, diesmal online aus der Ferne statt. „Mit den ersten Projektplanungen hatten wir bereits im März 2019 begonnen“, beschreibt Björn Fox, Solution Architect bei Avantgarde, den Projektverlauf. „Detail-Arbeiten und Test-Einrichtungen folgten dann ab dem Sommer 2019. Der Einführungstermin für das neue System war auf den 01.04.2020 festgesetzt, weil der Kunde an diesem Stichtag einen Geschäftsjahr-Wechsel hatte.“ Im Falle einer Verschiebung wegen der Corona-Krise hätte das Go-Live daher gleich ein ganzes Jahr später erfolgen müssen.

Aus diesem Grund wurden in einer gemeinsamen Gegenüberstellung die Vor- und Nachteile einer Verschiebung und einer Remote-Inbetriebnahme erarbeitet. „Die Geschäftsführung und das gesamte Team waren sehr engagiert und motiviert, was sicherlich ein wichtiger Faktor dafür war, dass der Rollout schließlich so reibungslos abgelaufen ist“, betont Fox. „So ein Go-Live per remote zu realisieren, war auch für uns eine kleine Premiere“, ergänzt Geschäftsführer Eckardt.

„In den letzten zwei Wochen vor dem Go-Live hatten wir jeden Morgen eine halbe Stunde lang mit allen Beteiligten auf Kundenseite eine Sitzung über Microsoft Teams. Dabei wurden dann aktuelle Fragen besprochen und der Kunde war für den Tag gebrieft“, sagt Björn Fox. „Während des Go-Live liefen die Prozesse des Kunden dann über unser Rechenzentrum, sodass ein externer Zugriff möglich war.“ Zusätzlich wurde ein gemeinsames Diskussionsforum in Microsoft Teams eingerichtet, in dem Avantgarde die Fragen moderierte. Dadurch konnten sich die Mitarbeiter gegenseitig unterstützen und bei komplexen Themen auch direkt auf die Experten der Avantgarde zurückgreifen. Das führte insgesamt zu einer guten, für alle Beteiligten transparenten Kommunikation und ließ keine Wartezeiten entstehen, auch ohne gemeinsam in einem Büro vor Ort sein zu müssen.

Hoher Qualitätsanspruch

Auch bei diesem Projekt profitierte der Kunde davon, dass Avantgarde sämtliche Leistungen wie Prozessanalyse, Beratung, Entwicklung, Infrastruktur, Cloud-Lösungen und Betreuung aus einer Hand bietet. Die langjährige Expertise aus zahlreichen erfolgreich umgesetzten Projekten und die fundierten Branchenkenntnisse der Neusser spiegeln sich in ihrer strukturierten Vorgehensweise und ausgefeilten Projektmethodik wider. Bei Avantgarde will man stets einem hohen Qualitätsanspruch gerecht werden. „Als Grundlage dafür haben wir 2010 unser Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 zertifizieren lassen“, sagt Geschäftsführer Eckardt. Die bewährte Projektmethodik von Avantgarde ist ebenfalls Bestandteil der ISO-Zertifizierung.

Schon im April 2020 zeichnete sich ab, dass die während der Corona-Krise in den Unternehmen und speziell im Mittelstand getroffenen Maßnahmen einen Digitalisierungsschub erzeugen. „Die Krise hat vielen Unternehmern vor Augen geführt, dass sie sich dezentraler aufstellen müssen, um auch unter stark erschwerten Bedingungen flexibel zu bleiben. Dafür braucht es adaptive IT-Lösungen und genau darauf sind wir spezialisiert“, erklärt Alf Eckardt. „Wir hoffen, dass die Unternehmen mit einem geschärften Bewusstsein für die Relevanz digitaler Prozesse aus der Krise gehen und den Prozess der digitalen Transformation weiter vorantreiben.“

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