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© Sea Life Aquarium

Inventurdienstleister

Inventur: kein Grund, blass zu werden

Dienstleister haben sich auf Inventurleistungen spezialisiert und rücken mit optimaler EDV-Unterstützung und einem geschulten Heer von Zählprofis an.



Im Sea Life Aquarium geht es den Fischen an die Köpfe: Zum Jahresende steht die Inventur an, jetzt wird gezählt. Denn wie jedes andere Unternehmen muss auch das Großaquarium die Zahl der Bewohner „auf den Fisch genau“ ermitteln. Vom klitzekleinen Neon, vom leichten Baby-Hai bis zur 110 Kilogramm schweren Meeresschildkröte wird (fast) niemand vergessen. Szenenwechsel: Einmal im Jahr hat das Zählfieber auch die Förster gepackt, wird der Wald gefegt: Dass nicht jede Inventur der anderen gleicht, lässt sich an der höchst unterschiedlichen Systematik festmachen. Bei der Bundeswaldinventur stehen Stichproben an. Dazu wird ein Gitternetz mit einem Linienabstand von vier Kilometern über die gesamte Bundesrepublik gelegt und an den Schnittpunkten der Linien werden Trakte für die Stichproben eingerichtet. Nun wissen wir es ganz genau. 93 Milliarden alte und junge Eichen, Fichten, Kiefern, Buchen und seltenere Baumarten prägen den deutschen Wald: hHöchst interessant, welche Informationen bei einer Inventur ans Tageslicht kommen.

„Inventur“: Bei diesem Begriff werden viele Geschäftsinhaber regelmäßig blass. Warum gibt es Schweißperlen auf der Stirn und schlaflose Nächte im Vorfeld? Meist, weil viele Kaufleute und Geschäftsführer damit einen enormen Aufwand verbinden und sich gleichzeitig davor scheuen, sich mit den aktuellen Bestandszahlen auseinandersetzen zu müssen, Differenzen, Fehlmengen und Schwund quasi „amtlich“ präsentiert zu bekommen. Bei Betriebsprüfungen des Finanzamts gilt der Inventur meist ein sehr kritischer Blick. Doch den Prüfer interessiert weniger die finanzielle Situation des Betriebs. Er sucht vielmehr nach Ungereimtheiten, Mängeln und Fehlern bei der Inventur. Wird er fündig, hat das fatale Folgen und er kann er die Buchführung als nicht ordnungsgemäß einstufen.

Hilfe bei der Bestandsaufnahme

„Wegen Inventur geschlossen“: Dieser Hinweis findet sich immer noch in den Auslagen, obwohl ihn sich eigentlich kein Händler leisten kann. Der Ausweichtermin zum Feierabend, am 1. Januar oder am ersten Sonntag im neuen Jahr, ist eine alternative Möglichkeit, aber auch sie kostet Geld und fordert Aufwand. Kein Wunder, dass immer mehr Dienstleister auf den Markt drängen, die sich auf Inventurleistungen spezialisiert haben. Sie rücken mit optimaler EDV-Unterstützung und einem geschulten Heer von Zählprofis und quasi im laufenden Betrieb zum Zählappell an. Mittlerweile hat sich eine ganze Bandbreite von Dienstleistern spezialisiert, die in nahezu allen Branchen und Aufgabenfeldern Bestandsaufnahmen offerieren.

Jeder Kaufmann muss jährlich seine ganz persönliche Situation quasi als Momentaufnahme offenlegen: Die Inventur dient neben der Feststellung des korrekten Jahresergebnisses auch der Überprüfung und eventuell notwendigen Richtigstellung der Bestände, die buchhalterisch die Soll-Situation widerspiegelt. Was als beiläufige Bestätigung der Zahlen aus der Buchhaltung erscheint, ist eine gesetzliche Verpflichtung, bei der Formvorschriften peinlich genau eingehalten werden sollten.

Fehler passieren immer wieder

Die „körperliche Bestandsaufnahme“ ist gefordert bei Vorräten des Umlaufvermögens, also Rohstoffen, Handelswaren, halb fertigen Produkten, Fertigprodukten sowie allen Hilfs- und Betriebsstoffen wie Treibstoff, Kühlwasser und Schmierstoffen. Von der Pflicht, all diese Gegenstände und Massen durch Wiegen, Messen und Zählen aufzunehmen, ist der Kaufmann nur befreit, wenn dies unzumutbar ist, wie Beispiele von Schüttgut auf Halde zeigen. Dann ist der Bestand zu schätzen. Wie genau Inventuren durchgeführt werden, ist gesetzlich definiert. Werden die inhaltlichen und formalen Vorschriften nicht eingehalten, droht im Falle einer Betriebsprüfung Ärger mit dem Finanzamt. Im schlimmsten Fall müssen dann Steuern nachgezahlt werden. Fehler passieren leider immer wieder, weil sich Firmen nicht optimal vorbereiten und deshalb am Inventurtag den Überblick verlieren. Ganz viele nämlich verbinden mit Inventur Studenten und Schüler in Lebensmittelmärkten, die spätnachts alle möglichen Sorten von Schokolade aus den Regalen des Marktes kramen und per Strichliste die gezählte Anzahl aufnehmen.

Geschultes Personal

Tatsächlich gibt es diese Variante immer noch. Angesichts knapper Margen hat der Handel aber immer weniger Personalreserven. Möglich ist der Einsatz von Zeitarbeitsfirmen; die können aber nur die nötigen Arbeitskräfte stellen. Spezielle Inventur-Dienstleister sehen sich dagegen als umfassende Partner. Sie bieten mehr als Zählen und Erfassen. Vor der Inventur analysieren sie die Aufgabenfelder ihrer Auftraggeber, stimmen ihre eigene Kommunikationstechnik auf die IT-Landschaft des Kunden ab und kalkulieren den Personalbedarf. Sie werben auch damit, dass ihr geschultes Personal schneller arbeitet. Es rückt mit so vielen Handscannern an, wie sie ein Unternehmen im Normalbetrieb nicht braucht. Über die Erfassung hinaus bieten die Dienstleister auch Datenkontrolle, Soll-Ist-Abgleiche und Unterstützung bei der Bilanzierung an.

Hochsaison ist rund um den Jahreswechsel. Daher versuchen die Anbieter, auch im restlichen Jahr an Aufträge zu kommen. Sie werben um Handelsunternehmen, die gerade fremde Filialen übernehmen und deshalb das Inventar erfassen wollen. Auch Versicherungsfälle kommen in Betracht. Die Anbieter betonen, dass sie als neutraler Dritter objektive Ergebnisse ermitteln.

Zielgerichtete Arbeit

„Wir arbeiten ausschließlich mit eigenem, fest angestelltem Personal mit entsprechendem Management und zielgerichteter Ausbildung. In Kombination mit leistungsfähiger Technik und der Unterstützung durch eine eigene IT-Abteilung führen wir Inventuren während oder auch außerhalb der Geschäftszeiten unserer Kunden durch“, formuliert einer der großen Dienstleister für Inventur-Abwicklungen. Sichergestellt sei, dass individuelle Wünsche und Anforderungen berücksichtigt werden und die Erfassung streng auf die Vorgaben ausgerichtet sei. „Vollständige Ergebnisse und Warenbestandsberechnungen liegen unmittelbar nach Inventurabschluss vor und können in jedem gewünschten Format zur Verfügung gestellt werden. Stichproben und Bereichskontrollen sind jederzeit bei laufender Inventur möglich, wodurch die Transparenz unserer Arbeitsweise deutlich wird“, heißt es selbstbewusst.

Neutrale Aufnahme

Vorteile für die Kunden seien die neutrale und ehrliche Aufnahme mit leistungsfähiger Technik, die zuverlässige und vollständige Erfassung mit höchster Qualität und Genauigkeit bei hoher Kosteneffizienz. Schließlich sei keine Personalbindung nötig, es ergäbe sich eine erhebliche Reduktion von Vor- und Nachbereitungen, Umsatzausfälle durch Betriebsschließung seien ebenfalls nicht gegeben.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Die Inventuren werden von Fachkräften mithilfe modernster, mobiler LAN-Technologie durchgeführt. Der Kunde erhält die Ergebnisse dann im passenden Format für sein Warenwirtschaftssystem. Kontinuierliche Qualitätskontrollen während sowie nach der Inventur garantieren höchste Präzision. Außerdem bemüht sich der Inventurdienstleister, seine Technik an neue „Trends“ und Aufnahmeverfahren bestmöglich anzupassen. Wie klappt das aber nun auch bei den Fischen? Der Rat der Fachleute ist einfach, aber genial: Ein Foto friert den Bewegungsdrang der schnellen Flitzer quasi ein, nun können sie gezählt werden. Reinhold Häken | redaktion@regio-manager.de

Ausgabe 10/2017