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(Foto: © 2015 Oliver Hoffmann – stock.adobe.com)

Events

Events sind Investitionen in Mitarbeiter, Partner und Kunden

Die Bedeutung von Events steigt. Bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen und Messen profitieren Auftraggeber vom Knowhow einer Agentur. Wer seine Events zum Erfolg führen will, sollte nichts dem Zufall überlassen.



Events sind heute eine exzellente Visitenkarte für Ihr Unternehmen. Jede Veranstaltung ist eine ausgezeichnete Präsentationsplattform für Mitarbeiter, Partner, Bewerber und potenzielle Kunden. Erfolgreich ist ein Event aber nur dann, wenn es positiv in Erinnerung bleibt. Gut organisierte und stimmungsvolle Veranstaltungen strahlen nach außen hin, erzielen aber gleichzeitig auch eine große Wirkung nach innen. Welcher Mitarbeiter ist nicht stolz, wenn sein Arbeitgeber ein Event mit 2.500 Mitarbeitern aus 40 Ländern in Düsseldorf feiert und die einzelnen Rädchen im Rahmen dieser Veranstaltung präzise ineinandergreifen? Hotels wollen gebucht, die richtige Location muss gefunden werden. Auch die Wahl des Caterers ist von entscheidender Bedeutung. Das gastronomische Angebot muss nicht zuletzt aufgrund des Kostenfaktors präzise kalkuliert werden. Entscheidend ist eine störungsfreie Organisation des Events und genau deswegen sollte eine Veranstaltung stets in fachmännische Hände gelegt werden. Eine etablierte Agentur stützt sich auf ein umfangreiches Netzwerk an Partnern, um eine hohe Planungssicherheit zu garantieren. Bevor eine Agentur ins Spiel kommt, sollte im Unternehmen ein Team aus ein bis zwei Mitarbeitern gebildet werden, um Ideen aufzunehmen: Was will ich erreichen? Wer ist meine Zielgruppe? Worauf kommt es an? Eine Kombination aus jung und alt ist hier von Vorteil, um verschiedene Anregungen und Ansichten bei einem ersten Brainstorming abzuwägen. Vereinbaren Sie dann Meetings bzw. Briefings mit drei Agenturen Ihrer Wahl und lernen Sie die Projektleiter und Agenturen kennen. Treffen Sie keine vorschnelle Entscheidung, der direkte Vergleich lohnt. Stellen Sie ein grobes Budget zur Verfügung oder eine Liste der „Top Ten Must Haves“, sodass die erste Kalkulation nicht in die falsche Richtung läuft. Haben Sie eine Agentur ausgewählt, wird die Inhouse-Arbeitsgruppe Hand in Hand mit der ausgewählten Agentur zusammenarbeiten. Es wird keine Entscheidung getroffen, die nicht zuvor mit dem Kunden besprochen wurde. Der Maßnahmenkatalog ist umfangreich: Besondere Schnittstellen, die bei einer guten Planung unbedingt berücksichtigt werden müssen, sind das Ordnungsamt, die Gema, die Entsorgung sowie der Einsatz der Staatsgewalt. Hier können Sie auf das umfangreiche Knowhow einer professionell geführten Agentur zurückgreifen. Alle Eventualitäten müssen eingeplant werden: Was passiert, wenn es regnet? Was passiert, wenn die Besucherzahl plötzlich von 2.500 auf 3.500 steigt? Wer übernimmt das Einladungsmanagement und hält die Zusagen bzw. Absagen nach? Wie viele Toiletten stehen zur Verfügung? Das sind nur einige Punkte, die im Gesamtkonzept berücksichtigt werden müssen. Incentives im Ausland waren für viele Firmen bisher finanziell unvorstellbar. Aber hier hat sich in den letzten Jahren viel getan: Ziele wie Mallorca, Mailand, Portugal und Griechenland sind mittlerweile für bezahlbare Teammeetings an Wochenenden bestens geeignet. Als teambildende Maßnahme und zur Mitarbeitermotivation sind solche Events von unschätzbarem Wert. Sie bleiben positiv in Erinnerung und darauf kommt es an. Eine professionelle Agentur ist nicht nur für größere Unternehmen und Konzerne interessant. Auch für kleine mittelständische Unternehmen lohnen sich unvergessliche Erlebnisse. Wer viel Wert auf Exklusivität und eine entsprechende Location legt, einen Shuttleservice für Mitarbeiter, eine Buffetauswahl und vielleicht ein abwechslungsreiches Abendprogramm geplant hat, wird Mitarbeiter langfristig an das Unternehmen binden. Entscheidend für diese Planungen sind natürlich die Kosten. Kosten für Mitarbeiter und ein Familienfest mit 850 Gästen in einer hauseigenen Location, geplant als Tagesveranstaltung mit DJ + Equipment, sechs verschiedenen Gerichten in Food Trucks, Bierwagen, sieben Aktionsständen und Teambuilding-Spielen sowie Goody Bags für Besucher sind bereits für rund 75 Euro pro Person machbar. Für ein zweitägiges „Get together“ im Ausland für 250 Personen aus vier Niederlassungen (inkl. Hotelzimmer, Location und Programm, Abendveranstaltung, Einladungsmanagement via APP und vieles mehr) ist ein Budget von rund 600,00 Euro/Person realistisch. Mit professionell geplanten Events investieren Sie in Mitarbeiter, Kunden und Partner. Eine Investition, die sich immer lohnt!

Ausgabe 09/2018