Image
Foto: © Pressmaster - shutterstock.com

ERP-Cloud-Systeme

Effizientes Arbeiten mit ERP-Cloud-Systemen

Wer mit seinem Unternehmen langfristig auf dem Markt bestehen möchte, muss sich gegen die Konkurrenz durchsetzen. Eine effiziente und flexible Arbeitsweise ist hier gefragt.



Schlagwörter wie „Industrie 4.0“ und „Digitale Transformation“ sind in aller Munde. Dabei ist die Notwendigkeit einer digitalen Vernetzung für ein erfolgreiches Unternehmen nichts Neues. Insbesondere, wenn es um komplexe Planungs- und Steuerungsprozesse geht, ist sie unabdingbar. ERP-Cloud-Systeme sind hier eine sinnvolle Unterstützung.

Warum ERP als Cloud?
Studien belegen, dass mobile Zugriffe auf ERP-Systeme immer häufiger genutzt werden. Mitarbeiter beantworten E-Mails per Smartphone oder Tablet, vereinbaren Termine online und benötigen nicht nur von unterschiedlichen Abteilungen sondern auch ortsunabhängig Zugriff auf Unternehmensdaten. Mobile ERP-Lösungen machen genau das möglich:
• Sie sind mit jedem Betriebssystem nutzbar: Windows, OS-X, Linux
• Mitarbeiter können ganz einfach über ihren Internet-Browser auf die benötigten Daten zugreifen.
• Es ist keine Installation notwendig.

Cloud-Lösungen liegen genau deshalb absolut im Trend: Sie ermöglichen allen Zuständigen eines Unternehmens den ortsunabhängigen Zugriff auf relevante Informationen. Sie können so flexibel und vor allem schnell agieren – beste Voraussetzungen für eine produktive Arbeitsweise. Und nicht nur das: Beim Kunden vor Ort können Sie auf Daten, Produkte, Preise etc. uneingeschränkt zugreifen und auf diese Weise bestmöglichen Support und Service leisten.

Aufträge über die Cloud abwickeln
Für jeden Auftrag gab es bisher in der Regel mindestens einen Ausdruck in Papierform. Mit mobilen ERP-Systemen ist das nicht mehr notwendig. Aufträge können sowohl online als auch offline in das System eingegeben werden. Um die Stammdaten von Kunden abzurufen, braucht es kein Faxgerät mehr. Es ist ebenso kein zeitaufwendiges Telefonat mit der Auftragsabteilung mehr notwendig. Über die Cloud kann der zuständige Mitarbeiter ganz einfach direkt auf die Daten zugreifen. Wer mehr über den Bearbeitungsstatus einzelner Aufträge wissen möchte, kann diesen ganz unkompliziert über die Cloud-Lösung abfragen.

Optimaler Kundenservice mit ERP
Serviceleistungen lassen sich mit ERP-Cloud noch professioneller abwickeln.
Beispiel: Bei einem Kunden muss eine Maschine gewartet werden. Über das ERP-System kann der jeweilige Mitarbeiter vor Ort die bisherige Wartungshistorie zurückverfolgen, bereits vorhandene Probleme abfragen und schneller reagieren. Benötigt er ein Ersatzteil, kann er direkt im System einsehen, ob dieses aktuell vorhanden ist. Das ermöglicht eine reibungslose Problembehebung. Die Vorteile liegen klar auf der Hand:
• Optimale Servicequalität
• Kurze Reaktionszeiten
• Schnelle Auftragsabwicklung
Hohe Kundenzufriedenheit

Effiziente Lagerverwaltung
Hervorragend lässt sich das ERP-System zudem zur Lagerverwaltung einsetzen und zwar nicht nur in großen Konzernen sondern ebenso in kleinen und mittelständischen Unternehmen. Eine entscheidende Rolle spielt in diesem Zusammenhang der Barcode. Sämtliche Warenein- und -ausgänge werden über diesen gescannt und direkt an das ERP-System weitergegeben. Der aktuelle Warenbestand ist so stets in Echtzeit abrufbar. Darauf können nicht nur die Mitarbeiter der Lagerverwaltung zugreifen. Auch der Vertrieb kann diese Daten jederzeit abrufen und die Verfügbarkeit einzelner Produkte an die Kunden weitergeben. Entsprechende Picklisten können von jedem mobilen Endgerät abgerufen werden. Ein Ausdruck ist nicht mehr nötig. Mehr zu den Einsatzmöglichkeiten, der erfolgreichen Umsetzbarkeit oder den Systemvoraussetzungen erfahren Sie in diesem Ratgeber rund um ERP.

Was ist in puncto Sicherheit zu beachten?
Beim Einsatz von ERP-Systemen und Cloud-Lösungen ist vor allen Dingen das Thema Datensicherheit zu bedenken:
• In erster Linie relevant sind sichere Passwörter, damit unberechtigte Dritte keinen Zugriff auf wichtige Unternehmensdaten erhalten.
• Zu klären ist außerdem, wie Daten verschlüsselt übertragen werden können.
• Wer das System über mobile Endgeräte nutzt, hat außerdem stets dafür Sorge zu tragen, dass diese nicht verloren gehen. Das ist insbesondere dann wichtig, wenn Sie offline arbeiten und bestimmte Informationen lokal auf den mobilen Geräten abspeichern.

Tipp: Es gibt die Möglichkeit, mobile Endgeräte mit PINs zu sichern. Man spricht hier von Mobile-Device-Management-Lösung. Um das Gerät entsperren und damit Zugriff auf die im System gespeicherten Daten zu erlangen, muss der Nutzer dafür den Code kennen. Oft gibt es außerdem eine Funktion, über welche gespeicherte Informationen per Fernzugriff gelöscht werden können. Das sorgt für zusätzliche Sicherheit im Falle eines Geräteverlustes.
ERP-Systeme vernetzen alle Abteilungen innerhalb eines Unternehmens miteinander und sorgen so für einen reibungslosen Arbeitsablauf und eine effiziente Arbeitsweise. Von der Buchhaltung über das Controlling bis hin zum Qualitätsmanagement – mit einem ERP-System haben alle zuständigen Mitarbeiter sämtliche Ressourcen und zu steuernden Geschäftsprozesse immer im Blick. Unterschiedliche Geschäftsbereiche haben die Möglichkeit, auf eine gemeinsame Datenbank zuzugreifen. Das ermöglicht ein einwandfreies Hand-in-Hand-Arbeiten.

Ausgabe 06/2018