Tipps für erfolgreiches Online-Marketing

Von digitalen, schnellen Prozessen ist in der Personalverwaltung vieler mittelständischer Unternehmen oft noch immer wenig zu spüren. Der Alltag war lange Zeit geprägt von Papierbergen, manueller Nacharbeit und zeitraubenden Abstimmungsprozessen. Seit mehr als 45 Jahren bietet die AIDA ORGA Dortmund durchgängige Organisationslösungen und hat mit dem aktuellen Produkt „AIDA Virtuelles Personalbüro®“ dem sprichwörtlichen Papierkrieg den Kampf angesagt. Mit der umfassenden Digitalisierung von HR-Prozessen und Automatisierung von Routineaufgaben schafft das Dortmunder Systemhaus der AIDA-Gruppe nicht nur Zeit- und Kostenersparnisse für seine Kunden, sondern garantiert auch eine gesetzeskonforme und revisionssichere Dokumentation.

Jens Vögeding, seit 2014 Geschäftsführer der AIDA ORGA Dortmund GmbH, bringt es auf den Punkt: „Mit unserem virtuellen Personalbüro und Compliance as a Service bieten wir eine ganzheitliche Lösung, die weit über reine Digitalisierung bestehender Abläufe hinausgeht und echte Prozesssicherheit gewährleistet.“ Die Digitale Personalakte ist dabei der nächste Schritt in Richtung moderner, zukunftsorientierter Personalverwaltung. Denn Excel-Tabellen und physische Ordner kosten nicht nur Nerven, sondern können die rechtlichen Anforderungen nur mit hohem Zeitaufwand abbilden. Mit Modulen wie der Digitalen Personalakte und dem integrierten Dokumentenmanagement-System lassen sich HR-Prozesse nachhaltig vereinfachen und wieder mehr Zeit für die wichtigen Dinge gewinnen.

Virtuelles Personalbüro^®eliminiert Medienbrüche

Was einst als reine Zeiterfassung begann, hat sich zu einem umfassenden Werkzeugkasten für die Digitalisierung von Unternehmensprozessen entwickelt. „Das größte Alleinstellungsmerkmal unserer AIDA-Lösung ist die Breite unserer Anwendung“, erläutert Christian Etscheid, Leiter der Organisationsberatung bei AIDA ORGA Dortmund. „Wir können aus einer Hand Prozesse automatisieren und optimieren, die andere in dieser Breite einfach nicht erreichen.“

Die Produktfamilie AIDA virtuelles Personalbüro^® steht exemplarisch für diesen ganzheitlichen Ansatz. Während früher ein Urlaubsantrag mehrere Personen und verschiedene Systeme beschäftigte, loggt sich der Mitarbeiter heute einfach per Webbrowser ein, stellt den Antrag digital – und dieser landet sofort automatisch beim passenden Vorgesetzten zur Genehmigung und anschließend in der Abrechnung. „Da waren früher drei, vier Leute mit involviert, die unterschiedliche Excel-Listen und den von Hand geführten Urlaubsanspruch geprüft und manuell nachgehalten haben“, sagt Jens Vögeding. „Das ist heute komplett automatisiert.“ Christian Etscheid ergänzt: „Das Wegfallen von Medienbrüchen spart unseren Kunden enorm viel Zeit und Ärger. Am Ende sind es oft kleine Bausteine, die großartige und nachhaltige Effekte erzielen.“

Compliance as a Service erweitert das Angebot

Besonders zukunftsweisend wird AIDA ORGA Dortmunds Ansatz beim Thema Compliance as a Service (CaaS). CaaS ermöglicht es Unternehmen, die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Vorschriften durch systemgestützte automatisierte Prozesse sicherzustellen. Mit AIDA haben Sie so nicht nur wertvolle Zeit eingespart, sondern reduzieren auch Ihr unternehmerisches Risiko. Z. B. müssen seit dem Jahr 2022 Unternehmen bestimmte Personalunterlagen wie Nachweise der Krankenversicherung oder Belege über die Elterneigenschaft revisionssicher elektronisch vorhalten. „Die Digitalisierung im Bereich E-Akte durch die Gesetzgebung ist eine wichtigere Komponente in der Außenkommunikation geworden“, so Vögeding. Die große Herausforderung für die Kunden sei diese Gesetzeseinhaltung. „Gerade kleinen und mittleren Unternehmen fehlt oft die Zeit und das Know-how, sich mit dem Thema detailliert auseinanderzusetzen, oder sie können nicht ohne Weiteres einen Unternehmensjuristen einstellen“, fährt der Geschäftsführer fort.

Hier greift das CaaS-Konzept: AIDA übernimmt mit ihrer Anwendung die Sanktionsprüfung für die Terrorismusbekämpfung, überwacht Ruhezeiten gemäß Arbeitszeitgesetz und stellt sicher, dass die Zehnstundengrenze und die vorgeschriebenen Pausen eingehalten werden. „Compliance ist viel mehr als nur die reine Gesetzeseinhaltung – es ist Prozesssicherheit“, verdeutlicht Etscheid.

Durchgängige Lösungen statt Insellösungen

Das Konzept der durchgängigen Organisationslösungen löst ein fundamentales Problem vieler Mittelständler: die Inselbildung bei IT-Systemen. Christian Etscheid: „Viele Unternehmen haben in Ihrer IT-Landschaft jede Menge Inseln, die, separat betrachtet, gut funktionieren. Aber zusammen? Irgendjemand muss sich die Arbeit machen, die Daten von Insel eins und Insel zwei abzugleichen und zu übertragen.“ Bei AIDA fließen die Informationen automatisch zusammen. Personalverwaltung, Urlaubsanträge, Zeiterfassung, Personaleinsatzplanung – alles greift nahtlos ineinander. „Ein System, das mehrere dieser Aufgaben gleichzeitig erledigt und all diese Informationen übereinandergelegt darstellt, eliminiert die Medienbrüche“, so Etscheid. „Diese Synergieeffekte sind ein enormer Mehrwert für unsere Kunden.“ Die automatisierte Dokumentenverwaltung ermöglicht es zugleich, alle Informationen zusammenzuführen, die das Unternehmen sonst manuell zusammentragen müsste, etwa für den Steuerberater. „Auf diese Weise sorgen wir für Prozesssicherheit und Prozessgüte“, resümiert Vögeding.

Mit 38 Mitarbeitern am Standort Dortmund ist AIDA ORGA Teil der AIDA ORGA Gruppe mit über 300 Beschäftigten und mehr als 10.000 Kunden bundesweit. Die AIDA ORGA GmbH mit Sitz im baden-württembergischen Böblingen programmiert die Software exklusiv für Systemhäuser der AIDA ORGA Gruppe. „Wir verstehen uns allerdings nicht als schlichtes Mitglied einer Systemhausgruppe, sondern als Mitglied der Unternehmensfamilie AIDA ORGA“, betont Vögeding die besondere Struktur. Verschiedene Partner bringen unterschiedliche Schwerpunkte ein – von Sicherheitssystemen über Betriebsdatenerfassung bis hin zur Warenwirtschaft. Von der über 50-jährigen Branchenerfahrung des AIDA ORGA Netzwerks profitieren natürlich auch die Dortmunder Kunden. „Niemand kann Experte in allen Bereichen sein“, meint Etscheid. „Der Hauptgrund, warum die AIDA-Lösungen so breit gefächert und das Portfolio so gut ausgestattet ist, ist unser großes Experten-Netzwerk.“

Zukunftstrend KI-Integration

Die technologische Entwicklung bestimmt auch bei AIDA ORGA die Richtung. „In vielen Bereichen der Personalwirtschaft bewegt sich der Trend weiter hin zur App“, berichtet Vögeding. „Weg von klassischen Zeiterfassungsterminals hin zur individuellen Mitarbeiter-App, wo ich meine Kalender direkt verfügbar habe.“ Parallel dazu wachse die Nachfrage nach Software as a Service. Ein besonders spannendes Feld sei die KI-Unterstützung bei Business Intelligence-Lösungen: „Bei der Bewertung von Massendaten hat man das Problem: Je mehr Daten man erfasst, desto schwieriger ist es, diese zu bewerten“, erklärt Vögeding. „Eine KI kann uns diesen hohen Aufwand abnehmen und Abweichungen, Muster und Trends sehr gut erkennen.“

Neben der reinen Software-Implementierung setzt AIDA ORGA auf kontinuierliche Weiterbildung. „Wir haben beispielsweise kürzlich ein Webinar zur digitalen Personalakte gegeben, das zeigt, wie Unternehmen einfach den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden können“, veranschaulicht Etscheid. Darüber hinaus organisiert AIDA ORGA in den verschiedenen Regionen regelmäßig kostenlose Networking-Veranstaltung für Kunden und Interessenten, die sogenannten Praxistreffs. Die Zukunft der Personalverwaltung liegt in der intelligenten Vernetzung sämtlicher HR-Prozesse. AIDA ORGA zeigt mit seinem virtuellen Personalbüro und dem CaaS-Ansatz, wie Mittelständler diese Transformation erfolgreich meistern können – und dabei gleichzeitig Zeit und Kosten sparen.