Postfactory: Rechnungslogistik – ein Erfolgsfaktor

POSTFACTORY zeigt Potenziale.
Rechnungen zu versenden gehört nicht zu den Kernaufgaben eines Unternehmens, stellt jedoch einen unverzichtbaren, geschäftskritischen Schritt auf dem Weg zum Umsatz dar. Rechnungen, Mahnungen, Auftragsbestätigungen oder Lohnabrechnungen sind besonders zeitkritisch und gehören zur werthaltigen täglichen Post jedes Unternehmens. Die Rechnungslegung ist für Lieferant und Kunde ein sehr sensibler Akt. Alle Rechnungen müssen inhaltlich korrekt und verständlich sein. Der Versand muss termingerecht erfolgen. Werden die Rechnungen dezentral, in verschiedenen nationalen oder internationalen Niederlassungen, erzeugt, ist die Rechnungslegung sehr kritisch, unübersichtlich, schwer kontrollierbar und fehleranfällig. Das macht diesen Prozess sehr teuer. Zu den Rechnungsläufen kommt noch die sehr vielfältige Unternehmenskommunikation hinzu. In manchen Unternehmen erreicht der Aufwand Dimensionen von über 38 Prozent der täglichen Arbeitszeit für die Prüfung und Bearbeitung der Ausgangspost. Schaut man auf den Aufwand zur Bearbeitung der Daten und Informationen für die tägliche Erstellung der verschiedenen Geschäftsdokumente, den Druck, die Kuvertierung, die Sortierung, die Frankierung bis hin zum Versand, wird schnell klar: Es wird ein riesiger Arbeits- und Logistikaufwand betrieben, der betriebswirtschaftlich sehr kostenrelevant ist, aber nicht zu den Kernkompetenzen im Unternehmen zählt. Der Anspruch: Diese negativen Faktoren müssen eine Umkehrung erfahren. Deshalb machen wir aus einer Rechnungslogistik den ERFOGSFAKTOR RECHNUNGSLOGISTIK. Die korrekte Rechnung im richtigen Format, über den richtigen Übertragungsweg, zum richtigen Zeitpunkt, an den richtigen Empfänger zu bringen, und das bei niedrigen Kosten, das ist die Herausforderung, der sich die Unternehmen heute stellen müssen. POSTFACTORY stellt sich dieser Herausforderung mit einer Lösung, die die komplette Rechnungslogistik eines Unternehmens ohne zusätzlichen Aufwand unterstützt und die Erwartung „weniger Kosten – mehr Qualität“ voll erfüllt. Welche Potenziale in der Rechnungslogistik eines Unternehmens bisher nicht ausgeschöpft werden, zeigen nur aufwendige Einzelanalysen. Die Kosten stehen hierbei zwar im Mittelpunkt, aber Dokumente, wie Rechnungen, Mahnungen, Kontoauszüge, Gehaltsabrechnungen et cetera, sind zeitkritische und sensible Kommunikationsträger. Deshalb besonders schützenswert! Verschiedenen Dokumenten fehlt häufig ein einheitliches Erscheinungsbild. Diese Qualität wird durch POSTFACTORY sichergestellt und erhöht die positive Wahrnehmung eines Unternehmens am Markt. Nicht nur die enormen Kostensenkungspotenziale, sondern auch die vielen Qualitätsfaktoren sind ein wesentliches Argument für die integrierte Output-Management-Lösung von POSTFACTORY.

Unsere 20-jährige Erfahrung aus verschiedenen Projekten zeigt typische, häufig identifizierte Möglichkeiten der Kostensenkung und Qualitätsverbesserung:
- Automatisierung – weniger Arbeitskosten, weniger Fehler, schnellere Verarbeitung und Zustellung der Rechnung gleich früherer Zahlungseingang,
- Reduzierung manueller Tätigkeiten durch elektronische Sortierung und maschinelle Kuvertierung,
- Gruppieren von Dokumenten für denselben Empfänger, Ausnutzung von Portorabatten, Output-Optimierung zur Portoeinsparung,
- automatische Postbearbeitung und Inhaltsprüfung,
- Corporate Design, schnelle Änderbarkeit der Overlays,
- elektronische Zustellung (spart Porto und Papier),
- Versandformat nach Kundenwunsch, Postversand – E-Mail-Versand – Web-Portallösung,
- keine Anpassungen an Business-Applikationen erforderlich, Neuprogrammierung von Schnittstellen nicht erforderlich, kurze Projektzeiten, rasche Umsetzung.

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Ausgabe 02/2019

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50829 Köln
Telefon:0221/992280

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