Digitale Transformation: Erfolgreiche Lösungen für Ihr Unternehmen

Als Felix Binsack 1998 sein Unternehmen Timetoact gründete, steckte das Internet noch in den Kinderschuhen. Der Appell, der im Firmennamen steckt, ist heute aktueller denn je, betont der Geschäftsführer. So entscheide die digitale Transformation über Innovationskraft und unternehmerischen Erfolg. „Wenn die deutsche Wirtschaft im Jahr 2025 rund 235,8 Milliarden Euro für Digitalisierung, IT und Telekommunikation ausgegeben hat – das sind etwa 4,4 Prozent mehr als im Vorjahr – ist das dennoch eine traurige Zahl. Nur 1,4 Prozent des Bruttoinlandsprodukts sind in die Digitalisierung geflossen, Frankreich, Österreich und die USA liegen bei einem doppelt so großen Investitionsvolumen. Schweden und die Schweiz stecken sogar mehr als viermal so viel wie wir in diesen so wichtigen Bereich“, erläutert Felix Binsack. „Die Möglichkeiten, die in der digitalen Transformation verborgen sind, haben wir noch lange nicht ausgeschöpft. Dabei ist intelligentes Investment ein Motor für Wettbewerbsfähigkeit, Wachstum und Wohlstand.“ Das Ziel und damit der Aufruf an die Wirtschaft ist somit geblieben – doch aus dem Ein-Mann-Unternehmen ist inzwischen ein international tätiger Player für digitale Lösungen geworden. Im Jahr 2024 erzielte die Timetoact Group einen Umsatz von über 360 Millionen Euro. „Wir haben ganz bewusst neue Themen nicht innerhalb der bestehenden Organisation integriert, sondern auf eine Wachstumsstrategie gesetzt, bei der wir neue Unternehmen gegründet oder eigenständige Marken übernommen haben, um uns optimal zu positionieren.“

Weltweit erfolgreich mit digitalen Lösungen

Hauptsitz der Unternehmensgruppe ist Köln, mittlerweile unterhält die Timetoact Group 22 Büros in Deutschland, Österreich und der Schweiz, außerdem gibt es weitere Standorte in den USA, den Niederlanden, Italien und Spanien. Mehr als 1.700 Mitarbeitende sind hier beschäftigt. „Dazu betreiben wir Service-Hubs in Mitteleuropa, Südamerika und Südostasien“, ergänzt Binsack. Der Fokus der Group liegt auf Konzernen, Fortune-1000-Kunden, großen Mittelständlern und öffentlichen Auftraggebern, die bei der digitalen Transformation mit fundierter Beratung, technologischer Exzellenz und umfassender Projekterfahrung begleitet werden. Individuell auf die Herausforderungen ihrer Kunden abgestimmt, kombiniert die Gruppe die Kompetenzen ihrer einzelnen Gesellschaften und agiert als Generalunternehmer und strategischer Partner.

Auf Warren Buffett hören – andere Prioritäten setzen

Der bekannte amerikanische Unternehmer Warren Buffett riet einmal dazu – gefragt nach seinem Erfolgsrezept – nicht das Geld zu sparen, was nach allen Ausgaben noch übrig, sondern das auszugeben, was nach dem Sparen noch vorhanden ist. „Viele Entscheider sind der Meinung, dass sie sich diese finanzielle Disziplin, mit der Unternehmen langfristig Vermögen aufbauen, nicht leisten können“, sagt Binsack. In der Tat sei das Thema Konjunktur und Kostendruck herausfordernd. „Unsere Antwort darauf ist ein intelligentes Spend Management. Das bedeutet, wir überprüfen sämtliche Lizenz- und Subskriptionskosten.“ Alle Aufwendungen, die der Kunde im Bereich IT tätigt, kommen dabei auf den Prüfstand. Gewissermaßen aus der Vogelperspektive werden Schwächen und Potenziale analysiert. Felix Binsack: „Nutzen beispielsweise nur jene Mitarbeiter eine SAP-Lizenz, die sie auch wirklich benötigen? Gibt es teure Pakete, die einmal abonniert und danach nicht mehr hinterfragt wurden? Welche Lizenzen sind vorhanden, werden aber nicht optimal genutzt? Da steckt enormes Sparpotenzial drin.“ Außerdem arbeiten die Experten von Timetoact schon seit vielen Jahren eng mit Firmen wie IBM, Google, Oracle, Microsoft oder SAP zusammen und wissen, wie man Lizenzen in den benötigten Umfängen kosteneffizient erwerben kann. Auch hier unterstützt der Kölner IT-Dienstleister seine Kunden mit einer individuellen Beratung.

Künstliche Intelligenz: Effizienzhebel für Unternehmen und Organisationen

„Zudem ist die Nutzung von KI ein großes Thema“, so Felix Binsack, „Wir haben ganz gezielt auch unsere eigenen Prozesse mit Künstlicher Intelligenz durchleuchtet, an welchen Stellen und in welchen Projektphasen der Einsatz von KI sinnvoll ist. Unterm Strich konnten wir dabei rund 40 Prozent der Kosten einsparen. Das ging von der Anforderungsaufnahme über die User-Stories, die Entwicklung, das Gestalten und Testen der Software bis hin zur Implementierung. Diese Methodik wenden wir ebenfalls erfolgreich bei Kundenprojekten an.“ Gerade vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels biete KI nicht nur Automatisierung, sondern die Chance, Mitarbeitende für strategische Aufgaben gezielter einzusetzen, so Binsack.

Wissen um Chancen, Grenzen und Risiken

„Grundsätzlich gilt: Kein KI-Projekt ohne begleitende Security“, erklärt Felix Binsack. „Darüber hinaus müssen wir den Umgang mit KI in einem Unternehmen so einfach wie möglich gestalten. Ein gutes Beispiel aus unserer Praxis ist der Auftrag der Bonvita Group. Dieser Dienstleister bietet Gemeinschaftsverpflegung an, führt Betriebsrestaurants, stellt das Catering bei Veranstaltungen und Konferenzen sowie Automaten und Mini-Market-Angebote bereit. Unsere Aufgabe war es, den Zugriff auf Firmenwissen zentral und ortsunabhängig für alle Mitarbeitenden zu gewährleisten. Die Antworten sollten einfach, präzise und in natürlicher Sprache erfolgen – ohne komplexes Prompting. Wir haben eigens dafür den Chatbot ‚Bonnie‘ entwickelt. Dazu haben wir alle relevanten Bereiche in die Azure Cloud migriert und Azure AI Search daran angebunden.“ Das Ergebnis: Nun werden automatisch generierte Antworten per Backend-Service und bei Bedarf mehrsprachig über die Web-App ausgegeben. „Wichtig: Der Bot hat keinerlei Verbindung zu externen Quellen, um das Risiko von KI-Halluzinationen gering zu halten und maximale Datensicherheit zu gewährleisten“, erklärt Felix Binsack. „Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können den Bot über ihr Smartphone, Tablet oder den Laptop nutzen und sowohl per Text als auch per Sprache befragen.“

Strategischer Partner beim IT-Neuaufbau: Beispiel KWC Professional

Besonders umfassend war die Modernisierung und Neustrukturierung der gesamten IT bei KWC Professional. Letztlich konnte damit für den Kunden eine Kostenersparnis im hohen sechsstelligen Bereich realisiert werden. „Als strategischer Partner stellten wir dem Unternehmen einen Interim-Chief Digital Officer zur Verfügung und entwickelten zunächst eine Roadmap. Anschließend bauten wir einen zentralen IT Service Delivery Hub mit eigenen, festangestellten IT-Spezialisten in den Vereinigten Arabischen Emiraten auf. Diese Struktur übernahm kritische IT-Funktionen wie Service Desk, Infrastrukturmanagement und IT-Sicherheit. Wir ersetzten das bisherige System ‚ServiceNow‘ durch ‚Xurrent‘ und innerhalb von zwei Monaten entstand so ein standardisiertes und transparentes Servicemanagement mit klaren Rollen, Prozessen und Zuständigkeiten.“ Timetoact half dabei, bestehende Provider-Verträge zu konsolidieren. Es wurden Doppelstrukturen abgebaut und durch neue, kosteneffiziente Vereinbarungen ersetzt. „Die IT-Kosten sanken dadurch um 20 Prozent, im ganzen System herrscht nun ein hohes Maß an Kontrolle und Transparenz und die IT-Governance ist gestiegen“, so Binsack.

Nutzungstiefe optimiert und „Corona-Fehler“ korrigiert

Ein weiteres Praxisbeispiel zeigt, wie Digitalisierung nicht an der Technologie zu scheitern drohte, sondern am Wandel der Arbeitskultur: Der Verband der Wohnungswirtschaft (vdw) in Niedersachsen und Bremen kämpfte mit einer Problematik, die ebenso in anderen Unternehmen relevant ist. Während der Corona-Pandemie hatte der vdw kurzfristig und ohne ein begleitendes Change-Management-Konzept Microsoft 365 eingeführt. Jedoch wurde weiterhin stark in Papierform gearbeitet, Dateien doppelt in Outlook und auf Fileservern abgelegt. „Die Mitarbeiter kamen unterschiedlich gut oder schlecht mit Microsoft 365 und der Cloud zurecht. Außerdem waren die einzelnen Arbeitsbereiche so voneinander getrennt, dass sich eine einheitliche Arbeitsweise nicht entwickeln konnte“, erklärt Felix Binsack. Eine besondere Rolle spielten verschärfte Datenschutz- und Verschwiegenheitsanforderungen, die wichtig für den Prüfungsverband sind. novaCapta, der Microsoft-Spezialist der Timetoact Group, entwickelte ein maßgeschneidertes Konzept mit verschiedenen Change- und Adoption-Maßnahmen, um die Mitarbeitenden für das Programm und die Cloud fit zu machen. „Neben umfangreichen Schulungen richteten wir eine SharePoint-Landingpage als zentrale Anlaufstelle mit Lernmaterialien und begleitender Kommunikation ein.“ Dieses Projekt ist ein gutes Beispiel, dass unterstreicht, wie wichtig Projekterfahrung und ein strukturiertes Eingreifen sind – auch in einer absoluten Ausnahmesituation wie zu Zeiten der Corona-Pandemie.

„Simplicity First“ als Leitmotiv

Auch im Industrieumfeld ist Klarheit gefragt. Im Fall der Turck Holding GmbH, einem weltweit agierenden Unternehmen der Fabrik-, Prozess- und Logistikautomation, zudem noch Konsolidierung und Zukunftsorientierung. Turck stand vor der Herausforderung einer tiefgreifenden Neuausrichtung seiner IT-Strategie. Binsack: „Zuerst evaluierten wir die beste Option, um bestehende Prozesse zu verschlanken und die Effizienz zu steigern: Ausbau der internen IT oder verstärkter Einsatz externer Partner. Mit Management- und Mitarbeiterrunden konnten wir dann in Workshops ein klares Zielbild für die IT-Organisation erarbeiten. Neben vielen anderen Maßnahmen war besonders die Konsolidierung der Middleware auf zwei Hauptlösungen wirksam. Der ganzheitliche Transformationsansatz sichert Turck nun eine moderne, effiziente und zukunftssichere IT-Infrastruktur. “

Ausblick: INSIGHTS Conference 2026

Bereits zum dritten Mal veranstaltet die Timetoact Group eines der führenden Digital-Events für Fach- und Führungskräfte im deutschsprachigen Raum. Die Insights Conference, findet erneut im smartvillage in Köln statt. Am 23. April 2026 erwarten die Teilnehmenden wieder exzellente Keynote-Speaker. Allen voran ist wohl Philipp Klöckner zu nennen, der als einer der einflussreichsten Tech-Vordenker Europas gilt. Das Event mit über 500 Teilnehmenden richtet sich vor allem an IT-Entscheider, CIOs, Fach- und Führungskräfte aus Digitalisierung, Marketing und Vertrieb. Wesentliche Zukunftstrends stehen dabei im Mittelpunkt. Interaktive Formate wie Roundtables, Live-Podcasts und Diskussionen sichern einen Dialog auf Augenhöhe. Deep-Dive-Sessions zu konkreten Use Cases und Technologien sorgen für Klarheit bei typischen Herausforderungen. „Branchenspezialisten können sich hier perfekt austauschen und miteinander vernetzen“, so Felix Binsack, „Wie die überwältigende Resonanz auf die diesjährige Konferenz gezeigt hat, ist so ein Event für die Branche extrem wertvoll.“

Wenn Deutschland sich irgendwann einmal nicht mehr hinter anderen Ländern verstecken muss, was die Digitalisierung der Wirtschaft angeht, ist das vielleicht nicht allein der Verdienst von Felix Binsack, aber: mit der Expertise und dem Engagement der Timetoact hat er entscheidend dazu beigetragen.

TIMETOACT GROUP

Im Mediapark 5
50670 Köln

0221 973430

Ein Porträt des Unternehmens und weitere Informationen zu TIMETOACT GROUP finden Sie HIER

Teilen: