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Der Konferenzraum: Nach wie vor ein Symbol der Macht Foto: © Vadim Andrushchenko – stock.adobe.com

Effizient durch Technik

Moderne Konferenz- und Medientechnik verspricht, Meetings deutlich effizienter zu machen. Das Bild des verstaubten Konferenzraums hat dabei schon lange ausgedient.



Wann haben Sie zuletzt in einem dieser grauenvollen Mega-Meetings gesessen? Endlose Redebeiträge, verwirrende Diskussionen, die sich um den berühmten heißen Brei drehen, und langweilige Vorträge ohne ein konstruktives Ergebnis. Am Ende stand die Erkenntnis, dass alles schon mal gesagt wurde, nur noch nicht von jedem! Aber das haben Sie da sicher schon nicht mehr registriert, sondern sich über die vorsintflutliche Ausstattung des Konferenzraums gewundert: Flipchart, Overheadprojektor und Beschallungsanlage an einem viel zu großen Rednerpult – der Standard aus dem letzten Jahrtausend.

Die Konferenz- und Medientechnik hat sich in den letzten Jahren an immer offener und flexibler gestaltete Büro- und Arbeitssituationen angepasst. Gab es früher den einen Meeting-Room, das „Schmuckstück“ der Firma, der langfristig per Zeitplan reserviert werden musste, sind in den heutigen Büro-Arbeitswelten Besprechungszonen unterschiedlicher Größe und Ausstattung moderner Standard. Mega in sind sogenannte „Huddle Rooms“ – kleine Meeting-Bereiche für bis zu sechs Personen, die ganz flexibel ebenso für Kundengespräche genutzt werden können wie für spontane Team-Meetings oder Videokonferenzen mit externen Projekt-Mitarbeitern. Hier verbreitet kein großer Konferenztisch Langeweile. Der Huddle Room passt sich optimal in das Design der Büroetage ein und folgt dem ultimativen Gestalter-Motto: „Less is more!“

Trend: Huddle Rooms

An einem vergleichsweise kleinen, zentralen Tisch rückt man enger zusammen und ist daher auch auf einen produktiven, ergebnisorientierten Informationsaustausch eingestellt. Auf einem modernen Flatscreen in der passenden Größe können Dokumente oder Tabellen für die Gruppe visualisiert werden. Ideal geeignet sind dafür Multi-Touch-Geräte, bei denen die Bedienung mit dem Finger auf der Bildschirmoberfläche erfolgt, so wie man es vom Tablet-PC kennt. Es liegt also keine Tastatur herum und auch die Maus kann in der Falle bleiben. Das Kürzel BYOD steht dabei für den Trend „Bring Your Own Device“. Gemeint ist, dass jedes Teammitglied mit seinem eigenen Endgerät zum Meeting kommt, egal ob Laptop, Smartphone oder Tablet. Die neueste Medientechnik erlaubt es, sich problemlos mit dem Display zu verbinden. Hierfür gibt es auch bereits verschiedene App-Angebote.

Ist externer Rat erforderlich oder ein Blick an einen entfernten Projektort notwendig, kann schnell eine Skype-Verbindung oder ein Facetime-Call aufgebaut werden, um weitere Gesprächspartner über den Screen in das Meeting miteinzubeziehen. Huddle Rooms sind damit eine unkomplizierte, flexibel und spontan nutzbare sowie teamorientierte Bereicherung des Arbeitsalltags.

Und auch der Trend zu mehr Bewegt- und Livebild wird sich in der Konferenz- und Medienkommunikation in den kommenden Jahren mit zunehmend schnellerer Daten-Übertragungsgeschwindigkeit weiter durchsetzen. Livestreamings machen Veranstaltungen, Meetings oder besondere Ereignisse weltweit zeitgleich verfügbar. Jederzeit live dabei sein zu können, wird zur Selbstverständlichkeit, so wie auch die ehemalige Vielzahl unterschiedlicher großer Kommunikations- und Präsentationsgeräte immer unauffälliger wird und künftig im eigenen Mobile Device oder diskret getragenen Wearable ein multifunktionales Zuhause finden wird. Dabei werden Anzahl und Qualität der digitalen Anwendungen weiterwachsen. Augmented und Virtual Reality sind dabei, die früher dominierende Face-to-Face-Präsentation durch mehrdimensionale Inhalte zu ergänzen. Der Hype um das VR-Spiel Pokémon Go war da erst der Beginn einer Entwicklung, die mit den aktuellen VR-Brillen noch längst nicht am Ende angelangt ist. Wer kann heute schon sagen, wie das Standard-Businessmeeting der Zukunft aussehen wird?

Doch trotz aller Digitalisierungs-Tendenzen bleibt der persönliche Austausch von Informationen zwischen den Menschen eine wesentliche Kommunikationsform, die im Marketing-Mix von einem nachhaltigen Wachstumstrend geprägt ist. Die Anbieter von Konferenz- und Medientechnik profitieren als Teil der Branche der Veranstaltungstechnik auch in Zukunft vom internationalen Trend. So ergab unlängst die zweite Ausgabe der europaweiten Umfrage der Live-Communication-Branche: „Durchschnittlich 94 Prozent der Befragten erwarten, dass das Budget auf sieben Schlüsselmärkten wächst oder gleich bleiben wird.“ Die LiveCom Alliance European Industry Survey 2017 erfasste dabei Daten aus Belgien, Deutschland, Italien, den Niederlanden, Spanien, Schweden, Norwegen, Portugal und dem Vereinigten Königreich. Spitzenreiter in der Befragung waren Belgien mit 59 Prozent und Spanien mit sogar 84 Prozent der Antworten, die künftig höhere Budgets erwarten. In Deutschland lag der Wert bei 6,5 Prozent.

Nachwuchs ausbilden

Aber die Befragung brachte auch Schattenseiten ans Tageslicht: „Die Kehrseite der (Wachstums-) Medaille ist ein anhaltender Druck auf die Projektmargen.“ Eine zunehmende Effizienz und Kostensenkung gehört unverkennbar zu den Herausforderungen der Branche: „Mehr tun für weniger“, lautet das altbekannte Mantra. Außerdem sind komprimiertere Lieferzeiten an der Tagesordnung. „Die letzte, aber entscheidende Herausforderung besteht darin, neue Talente anzuziehen und zu fördern. Wir sollten uns darüber im Klaren sein, dass es unsere Aufgabe ist, die nächste Generation anzuspornen und auszubilden“, so der Branchenverband FAMAB in einer Pressemitteilung mit Bezug auf die Studienergebnisse aus der LiveCom Alliance European Industry Survey.

Um hier branchenweit für eine weitere, fundierte Informationsbasis zu sorgen, erstellt der Verband für Medien- und Veranstaltungstechnik (VPLT) derzeit eine Studie zu den Lohn- und Gehaltsstrukturen in der Branche, die sich ganz bewusst nicht nur an Verbandsmitglieder wendet. Eine möglichst breit angelegte Analyse und Auswertung soll laut VPLT die Effizienzanreize in der Branche durch Transparenz begünstigen. Die Veröffentlichung der Studienergebnisse ist für die Branchenmesse Prolight & Sound im April in Planung.

Integrierte Markenerlebnisse – also Maßnahmen der direkten und interaktiven Kommunikation mit Zielgruppen bei Messeauftritten, Marketing-Events, Kongressen und Ausstellungen – haben sich im Kommunikations-Mix der Unternehmen als feste Größe etabliert, teilt der Branchenverband FAMAB im Branchenbrief 2016/2017 mit: „7,19 Milliarden Euro gaben Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten in Schlüsselbranchen im Jahr 2016 dafür aus.“ Ein ansehnlicher Teil dieser Summe entfällt dabei auf Ausgaben für die sich kontinuierlich modernisierende Konferenz- und Medientechnik in Unternehmen und bei Marketing-Events.

Emrich Welsing | redaktion@regio-manager.de

Ausgabe 02/2018