Trotz digitaler Rechnungen und klar geregelter Abläufe geraten Zahlungseingänge noch immer häufig ins Stocken. Dieses Phänomen erleben auch zahlreiche mittelständische Unternehmen in NRW. Die Ursachen liegen häufig in unklaren Routinen, weniger in der eingesetzten Technik. Offene Forderungen bleiben liegen, Fristen verstreichen und genau hier entsteht ein finanzielles Risiko, das im Tagesgeschäft leicht untergeht.
Offene Zahlungen trotz gestellter Rechnungen
Digitale Buchhaltungs- und ERP-Systeme reduzieren den manuellen Aufwand zwischen erbrachter Leistung und dem Rechnungsversand. Angebote lassen sich idealerweise direkt weiterverarbeiten und Rechnungen entstehen automatisch aus dem System heraus. Zudem erreichen sie den Empfänger meist noch am selben Tag. Technisch endet der Prozess an dieser Stelle, organisatorisch fehlt jedoch häufig eine klare Anschlussroutine. Die Prüfung von Zahlungseingängen erfolgt nämlich oftmals unregelmäßig und ohne festen Zeitpunkt. Offene Posten rutschen dann im Tagesgeschäft leicht auf der Prioritätenliste nach unten.
Hinzu kommt, dass digitale Abläufe häufig eine trügerische Sicherheit vermitteln, denn eine versendete Rechnung gilt als erledigt, obwohl der wirtschaftliche Vorgang noch offen bleibt. Fehlt ein fester Ablauf zur Überprüfung, sammeln sich somit unbezahlte Rechnungen im System an. Einzelne Beträge wirken dabei unkritisch, verteilen sich auf verschiedene Kunden und bleiben lange unbeachtet. Erst mit zeitlichem Abstand wird sichtbar, dass sich diese offenen Forderungen mitunter signifikant summieren.
Besonders betroffen sind mittelständische Betriebe mit etablierten, über Jahre entstandenen Arbeitsabläufen. Die Unternehmen haben ihre Abläufe nämlich lange aufgebaut und digitale Werkzeuge nach und nach eingeführt.
Zwischen Rechnungsausgang und Zahlungseingang fehlt deshalb häufig ein durchgehender Ablauf. Verschiedene Mitarbeiter übernehmen einzelne Schritte, aber ein klarer Übergabepunkt fehlt. So wird es schwer, rechtzeitig zu erkennen, wann jemand aktiv werden sollte. Diese Unsicherheit hat direkte Folgen für die finanzielle Planung, weil verfügbare Mittel sich schwer einschätzen lassen und Rücklagen größer erscheinen, als sie tatsächlich sind. Entscheidungen verschieben sich dementsprechend, weil die tatsächliche Liquidität erst verzögert sichtbar wird. Genau in diesem zeitlichen Abstand entsteht der wirtschaftliche Nachteil, der im Alltag lange unsichtbar bleibt.
Mahnungen ziehen unnötige Ausgaben nach sich
Ein ungeordnetes Mahnwesen verursacht Kosten, auch ohne externe Dienstleister. Jede manuelle Prüfung und jede interne Rückfrage bindet schließlich Arbeitszeit. Zusätzlich sinkt die Zahlungsbereitschaft vieler Kunden, sobald Fristen folgenlos bleiben. Ein klar strukturierter Ablauf schützt vor genau diesem Effekt. Für das Team erleichtern klare Hinweise zum Thema Mahnungen und dazu, wann diese versendet werden, die tägliche Arbeit. Zudem führen sie dazu, dass offene Posten strukturiert nachverfolgbar bleiben.
Liquidität benötigt klare Abläufe
Eine geordnete Verwaltung offener Forderungen sichert die Liquidität eines Unternehmens. Feste Abläufe und klar definierte Regeln führen konkreter dazu, dass alle Beteiligten wissen, welche Schritte wann anstehen. Dazu zählen feste Zahlungsziele und eindeutige Verantwortlichkeiten. Besonders hilfreich ist auch eine schriftlich festgehaltene Abfolge, die alle Beteiligten kennen. Verschiedene Abteilungen ziehen dann an einem Strang, anstatt einander auszubremsen. Im Alltag haben sich obendrein einige Vorgehensweisen bewährt, darunter
- einheitliche Zahlungsziele in Angeboten und Rechnungen
- feste Zeitfenster für Zahlungserinnerungen
- klare Zuständigkeit im Team
Typische Stolperfallen im Rechnungs- und Mahnwesen sowie deren Auswirkungen im Unternehmensalltag zeigt hingegen die folgende Tabelle.
Entlastung durch Digitalisierung
Digitale Hilfsmittel strukturieren Prozesse, die Umsetzung hängt allerdings immer noch von den Verantwortlichen ab. Viele Entscheider zögern aus Rücksicht auf Kunden oder aus Unsicherheit. Eine zu zögerliche Vorgehensweise verzögert jedoch Zahlungen und kostet Geld, wohingegen eine sachlich formulierte Zahlungserinnerung Professionalität vermittelt. Sie unterstreicht außerdem, dass Vereinbarungen ernst genommen werden und das tägliche Handeln daran ausgerichtet ist. Unternehmen, die diesen Schritt konsequent gehen, erfahren Vorteile durch zügigere Zahlungseingänge und klarere Abläufe.
Mehr Ruhe durch feste Routinen
Ein funktionierendes Mahnwesen entlastet Teams, denn anstatt ständig offenen Posten hinterherzulaufen, arbeiten Mitarbeiter mit klaren Listen und festen Zeitpunkten. Gut eingeführte Routinen entlasten somit die Mitarbeiter und sichern einen reibungslosen Ablauf im Arbeitsalltag. Die Aufgaben verteilen sich gleichmäßiger und spontane Unterbrechungen nehmen ab.
Mit kleinen Anpassungen bestehende Abläufe verbessern
Große Umstellungen braucht es selten, in vielen Fällen reichen stattdessen überschaubare Schritte aus. Eine frühere Zahlungserinnerung sowie eine feste wöchentliche Prüfung offener Posten verändern den Ablauf bereits nachhaltig. Verantwortliche behalten so den Überblick, ohne ständig einzugreifen. Digitale Systeme liefern ferner notwendige Daten, klare Prozesse machen sie nutzbar. Fristen lassen sich so digital verwalten und ob Geld pünktlich eingeht, entscheidet sich im Umgang mit diesen Fristen. Analoge Nachlässigkeit bleibt demnach teuer, auch im digitalisierten Unternehmen.
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