Münsterland Manager: Herr Müller, der Caritasverband für die Diözese Osnabrück e.V. hat sich für eine komplette Neuaufstellung seiner IT entschieden. Was waren die ausschlaggebenden Faktoren für diese weitreichende Digitalisierungsstrategie?
Dieter Müller: Die Ausgangslage war eindeutig: Unsere Hardware und Server waren veraltet, die Sicherheitsstandards nicht mehr zeitgemäß und notwendige Erneuerungen standen an. Hinzu kam, dass viele unserer Prozesse noch analog abliefen – von durchgängig digitalen Prozessen waren wir weit entfernt. Diese Kombination machte deutlich, dass wir nicht mehr um eine grundlegende Neuausrichtung herumkamen.
MLM: Nach einem mehrstufigen Auswahlverfahren fiel die Entscheidung auf die group24 AG als IT-Partner. Welche Kriterien haben letztendlich für group24 gesprochen?
Müller: Wir haben 17 Unternehmen angefragt und intensiv geprüft. Letztendlich überzeugte group24 durch das beste Preis-Leistungs-Verhältnis und die Fähigkeit, komplexe Anforderungen gerade im Bereich der kritischen Infrastruktur umzusetzen. Besonders wichtig war uns, dass group24 nicht nur als Dienstleister agiert, sondern als Innovationspartner bei Themen wie Automatisierung und künstlicher Intelligenz. Wir haben auch unseren Servicedesk komplett ausgelagert und verfügen damit über gut ausgebildete Spezialisten, die kosteneffizient den IT-Betrieb für uns übernehmen. Die group24 AG fungiert als externe IT-Abteilung und ermöglicht es uns, uns vollständig auf unser Kerngeschäft zu konzentrieren.
MLM: Die Einführung des ERP-Systems Haufe X360 und der Wechsel in die Microsoft-Cloud sind zentrale Bausteine Ihres Projekts. Vor welchen Herausforderungen standen Sie?
Müller: An erster Stelle stand für uns der Datenschutz – ein absolut kritisches Thema in unserem Bereich. Die zweite große Herausforderung war die Automatisierung unserer Abläufe: Wir mussten eine Vielzahl von Anwendungen und Softwarelösungen für den Übergang als Cloud-Lösung in Microsoft Azure bereitstellen und gleichzeitig in moderne SaaS-Modelle überführen, um unser altes Rechenzentrum komplett außer Betrieb nehmen zu können. Das war extrem komplex. Mit der Einführung von Haufe X360 heben wir unser Ticketsystem im Servicedesk, die Kundenvertragsverwaltung und die Rechnungsprozesse auf ein völlig neues Level. Zusätzlich haben wir ein Kundenportal für unsere Einrichtungen aktiviert, über das wir komplett automatisiert arbeiten können.
MLM: Die schrittweise Ablösung von On-Premise-Systemen durch SaaS-basierte Anwendungen bedeutet einen grundlegenden Wandel. Wie ist das Feedback der Mitarbeitenden?
Müller: Das Feedback ist durchweg positiv. Entscheidend ist, dass jeder Mitarbeiter von überall aus mobil arbeiten kann. Alle Informationen stehen auf allen Geräten – ob Notebook, Tablet oder Smartphone – jederzeit zur Verfügung. Microsoft 365 bietet uns die Plattform für gemeinsames Arbeiten an Dokumenten und Aufgaben, unabhängig davon, wo sich der Mitarbeiter gerade befindet. Dabei werden der Datenschutz und unsere vielfältigen Anforderungen selbstverständlich umgesetzt und eingehalten. Unsere Arbeitskultur hat sich definitiv geändert. Die Mitarbeiter sind begeistert und bringen viele neue Ideen im Bereich der Automatisierung, Optimierung der Abläufe und zur Nutzung künstlicher Intelligenz im Arbeitsalltag ein.
MLM: Ab 2026 sollen die positiven Effekte der Digitalisierung spürbar werden. Welche konkreten Verbesserungen erwarten Sie für die Mitarbeitenden?
Müller: Die Mitarbeiter werden deutlich weniger Dokumente ausdrucken oder Excel-Listen per E-Mail verschicken müssen. Lästige Fleißarbeiten wie Dokumentationen werden automatisiert erledigt und schaffen mehr Zeit für das Wesentliche. Wir als Caritas haben die wichtige Aufgabe, Menschen in Not und in schwierigen Lebenslagen zu unterstützen. Je besser und effizienter wir die Mittel einsetzen, die uns dafür zur Verfügung stehen, desto mehr Menschen können wir erreichen und desto besser sind unsere Mitarbeitenden dafür ausgerüstet, ihnen umfassende Hilfe anzubieten.
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