Nicht nur durch eine positive Unternehmenskultur, sondern auch durch eine moderne, ergonomische Büroeinrichtung können Arbeitgeber die Motivation und Produktivität ihrer Mitarbeiter deutlich steigern. Zu der Frage, wie genau diese Effekte zu erzielen sind, gibt es ebenso viele Ansätze wie Studien. So sind beispielsweise die Förderung von Kreativität und innovativem Denken durch Bewegung sowie der positive Effekt von abwechselnder Sitz- und Steharbeit bereits erforscht worden. Auch liegen u. a. Arbeiten vor, die den Einfluss von Pflanzen auf die Raumgestaltung untersuchen. Darüber hinaus haben Wissenschaftler festgestellt, dass es sich positiv auf die Arbeitsleistung auswirkt, wenn die Mitarbeiter an der Planung ihrer Arbeitsumgebung beteiligt sind und diese bei Bedarf verändern können.
In den letzten zwei bis drei Jahren hat sich bei einem Großteil der Unternehmen außerdem der Trend des hybriden Arbeitens in Büro und Homeoffice durchgesetzt, weil das Zuhause und das Büro in der Zeit nach der Corona-Pandemie zunehmend zusammenwachsen und sich wechselseitig ergänzen. Diese Entwicklung hat dazu geführt, dass sich viele Arbeitnehmer eine Arbeitsumgebung wünschen, die Funktionalität mit Wohnlichkeit kombiniert.
Räume strategisch konzipieren
Um produktives Arbeiten zu fördern, ist es grundsätzlich wichtig, Räume und Tätigkeiten gut aufeinander abzustimmen. Da die Aufgaben und Tätigkeiten in Büros sehr vielfältig sind, sollten Räume veränderbar sein, damit sie an wechselnde Anforderungen angepasst werden können. Der nächste Punkt ist die Auswahl des Büromobiliars, bei das Thema Ergonomie eine zentrale Rolle spielt. Grundlage ist das gute Sitzen in allen Arbeitsbereichen. Eine noch neue, aber sehr sinnvolle Maßnahme besteht beispielsweise darin, auch in Kommunikationsbereichen Drehstühle einzusetzen. Ähnliches gilt für Sitz- bzw. Stehtische. Bei Schreibtischen hat sich der Einsatz höhenverstellbarer Tische längst durchgesetzt. Weil die Beschäftigten aber immer mehr Zeit in Kommunikationsräumen verbringen, sollte auch dort der Wechsel zwischen Sitzen und Stehen möglich sein.
Bei der Anordnung der Möbel in Räumen gibt es ein paar Grundregeln und viele spezifische Anforderungen aus dem Gesundheitsschutz, die alle auch der Produktivität zugutekommen. Dazu gehört, Schreibtische immer im rechten Winkel zu Fenstern aufzustellen, um Blendungen zu vermeiden. Darüber hinaus ist es wichtig, bestimmte Mindestgrößen und Mindestabstände bei den Arbeitsplätzen einzuhalten. Kenngrößen sind hier z. B. Arbeitsflächen auf dem Tisch von im Regelfall mindestens 160 x 80 cm sowie ein Mindestabstand von Person zu Person im Sitzen von 100 bis 120 cm. Hinzu kommen die Flächen für Flucht- und Verkehrswege im Gebäude und innerhalb der Räume, die immer frei bleiben müssen. Wer räumlich beengt arbeitet, leidet eher unter Stress. Und auch Störungen durch Lärm nehmen bei zu viel Nähe zu. Ein weiterer wichtiger Faktor ist es, die Arbeitsplätze für die Fokusarbeit räumlich von den Kommunikationsbereichen zu trennen, um Lärm und visuelle Ablenkung zu vermeiden. Hier empfiehlt es sich, auf die Beratung von Experten zu setzen.
Räume farblich gestalten
Bei der Farbgestaltung in Räumen kommt es mehr auf die Farbverteilung als auf die Auswahl bestimmter Farben an. Signalfarben sollten sparsam und nicht unbedingt im direkten Blickfeld von Arbeitsplätzen, die für Tätigkeiten mit hohen Anforderungen an die Konzentration vorgesehen sind, eingesetzt werden. In Kommunikationsbereichen kann man dagegen gerne kräftigere Farben verwenden. Räume sollten nie eintönig und langweilig wirken, denn das Fehlen visueller Stimulierung führt schneller zu Ermüdung. Viel besser ist es, Akzente zu setzen und gerade in größeren Räumen Farben auch zur Strukturierung der Räume zu nutzen. So können zum Beispiel einzelne Arbeitsbereiche durch unterschiedliche Akzentfarben gekennzeichnet oder verschiedene Bodenbeläge zur Markierung unterschiedlicher Funktionsbereiche genutzt werden. Wichtig ist auch, das Zusammenspiel von Farben und Beleuchtung zu beachten. Farben wie Blau oder Grün tragen zu einer entspannten und konzentrierten Arbeitsatmosphäre bei. Farben wie Rot oder Orange können wiederum die Energie und die Kreativität erhöhen.
Es gibt Studien, die belegen, dass Pflanzen oder auch ein Blick in die Natur und sogar Bilder von Pflanzen oder Landschaften das Wohlbefinden und die Zufriedenheit am Arbeitsplatz steigern. Auch zum Zusammenhang zwischen Pflanzen im Büro und der Produktivität der Beschäftigten wurde in Untersuchungen ein positiver Zusammenhang ausgewiesen. Allerdings ist bei diesen Studien nicht ganz klar, ob die höhere Produktivität tatsächlich speziell durch die Pflanzen ausgelöst wurde oder ganz allgemein durch die Verschönerung der Büros und die damit ausgedrückte Wertschätzung für die Mitarbeitenden. Definitiv ein Irrglaube ist, dass Pflanzen einen positiven Einfluss auf das Raumklima hätten oder Schall absorbieren könnten. Beides gilt nur, wenn großflächig spezielle Pflanzenwände eingesetzt werden.
Beleuchtung ist keine Nebensache
Auch beim Thema Licht gibt es wieder starke Parallelen zwischen Wohlbefinden, Gesundheitsschutz und Leistungsfähigkeit. Die Basis sind gute Sehbedingungen, also beispielsweise eine ausreichende Helligkeit sowie die Vermeidung von Blendungen und Reflexionen auf glänzenden Oberflächen. Ein weiterer Faktor ist dynamisches Licht bzw. das Konzept des Human Centric Lighting (HCL). HCL basiert auf der biologischen Wirksamkeit des Tageslichts, also auf der Steuerung des Wach- bzw. Schlafrhythmus durch Licht. Dieser Effekt lässt sich inzwischen sehr gut auch mit künstlichem Licht erzielen, das sich über den Tagesverlauf hinweg in seiner Lichtstärke und -farbe verändert. Leider sind die entsprechenden Systeme zwar noch relativ teuer, richtig eingesetzt amortisieren sie sich über die Steigerung der Produktivität aber relativ schnell.
Bei großen Unternehmen mit den entsprechenden Fachkräften im Haus sorgen Arbeitgeber öfters dafür, dass die Raumgestaltung einen wichtigen Stellenwert bekommt. Kleinere und mittlere Unternehmen tun sich da hingegen etwas schwerer, weil sie meist hausintern keine Fachkräfte für Arbeitsplatzgestaltung haben, die von Anfang an auf die Einhaltung bestimmter Standards achten könnten. Hier ist es sinnvoll, frühzeitig auf externe Beratung, zum Beispiel durch zertifizierte Fachberater, zu setzen. Diese können in der Regel auch in vorhandenen Einrichtungen relativ schnell Verbesserungen erzielen und so zur Produktivitätssteigerung beitragen.
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