Für Ihre regionalen Projekte sind nicht nur leistungsfähige und kreative Manager gefragt. Oft werden für Projekte interne und externe Teams zusammengestellt, bei denen eine systematische Zeiterfassung grundlegend für das Prozess- und Aufgabenmanagement ist. Hier helfen digitale, App-basierte Lösungen weiter, den Überblick zu behalten und jedem Teilnehmer Möglichkeiten für Einträge und zur Kontrolle zu geben.
Mittels Zeiterfassung zum starken Zeitmanagement
Mit der Unternehmenssuche für Ihr Projekt leisten Sie den ersten Schritt zum Erfolg. Haben Sie die passenden Partner für Ihre bevorstehenden Aufgaben und Projekte gefunden, fällt dem strukturierten Projektmanagement eine wesentliche Bedeutung zu. Frühzeitige Klarheit über den zeitlichen Ablauf zu gewinnen und zu wissen, wenn welches Rädchen ins nächste greifen soll, kann eine zentrale Rolle bei der Einhaltung Ihres Budgets spielen.
Oft wird unterschätzt, wie eine systematische Zeiterfassung das gesamte Zeitmanagement fördert. Zwar lässt sich im Vorfeld überschlagen, über welche Zeiträume hinweg bestimmte Arbeitskräfte und Teams einzelne Prozesse ausführen. Alleine die systematische Zeiterfassung gibt jedoch Sicherheit und bewahrt vor Fehlkalkulationen, Überstunden und ähnlichen Begleiterscheinungen.
Wie gelingt die Zeiterfassung am besten?
Die Zeiterfassung Ihrer Projekte sollte keinen unnötigen Verwaltungsaufwand mit sich bringen und die einzelnen Teammitglieder mit in die Erfassung einbeziehen. Hier sind digitale Lösungen sinnvoll, die sich gleichermaßen im Webbrowser sowie als App auf den Handys der Teilnehmer installieren und nutzen lassen. Hier einige geeignete Anwendungen im Vergleich:
1. Factorial: Mit Factorial setzen Anwender auf eine intuitiv bedienbare Lösung zur Zeiterfassung, die viele weitere Aufgaben der digitalen Verwaltung unterstützt. Die Anwendung deckt alle relevanten Funktionen von der Zeiterfassung über die Schichtplanung ab, Ein- und Auschecken gelingt bequem per Klick. Ein großer Vorteil gegenüber anderen Lösungen der Zeiterfassung sind Funktionen zur Gehaltsabrechnung, den Finanzen oder dem Talentmanagement, für die sonst eher unkomfortable Einzellösungen zum Einsatz kommen.
2. clockin: Für den Einsatz als digitale Stechuhr mit einer umfassenden Zeit- und Projekterfassung kann clockin eine Alternative sein. Auch diese setzt die geforderte, digitale Zeiterfassung rechtssicher um und bietet ein breites Funktionsspektrum in diesem speziellen Bereich, allerdings ohne die Unterstützung einer komplexen Sichtplanung.
3. edtime: Falls für andere Bereiche der digitalen Bürokratie bereits Software zum Einsatz kommt, wird eine spezialisierte Lösung für die Zeit- und Pausenerfassung wie edtime zur sinnvollen Anschaffung. Hier ist für die Effizienz der digitalen Büroführung jedoch zu überlegen, ob dauerhaft auf Einzellösung für die jeweiligen Arbeitsfelder vertraut werden soll.
4. Clockodo: Für kleine und mittelständische Unternehmen ist Clockodo eine gute Alternative zur Zeiterfassung, die auch für einfache Sichtsysteme Lösungen bietet. Hier wird eine einfache Integration für die Lohnbuchhaltung unterstützt, womit ein leicht erweitertes Funktionsspektrum vorliegt.
Diverse Programme ermöglichen somit die beste digitale Zeiterfassung in Kombination mit weiteren Funktionen der Buchhaltung. So lässt sich die schnelle, rechtssichere Erfassung aller Arbeits- und Projektzeiten mit weiteren Pflichten und Aufgaben der digitalen Verwaltung am einfachsten kombinieren.
Während laufender Projekte hilft Software, Überstunden frühzeitig zu erkennen und adäquat zu erfassen. Dies unterstützt die Kostenkalkulation und gibt den jeweiligen Arbeitskräften die Sicherheit, dass die geleistete Arbeit in jedem Fall korrekt abgerechnet wird.
Zeiten korrekt erfassen und rechtliche Probleme vermeiden
In Anwendungen ist die Integration von Kernarbeitszeiten möglich. Wird bei Systemen mit einem Ein- und Auschecken ein entsprechender Schritt vergessen, weist die Anwendung per Benachrichtigung explizit hierauf hin und lädt zum Handeln ein. Probleme, die sonst eher im Nachgang auffallen, lassen sich so bequem vom Smartphone der Betroffenen aus mit wenigen Klicks erledigen.
So wichtig die Zeiterfassung wirtschaftlich für die beteiligten Betriebe ist, gewinnen Sie ergänzend rechtliche Sicherheit im Umgang mit Behörden und in puncto Arbeitsschutz. Themen wie der korrekte Umgang mit Überstunden oder der Nachweis bestimmter Arbeitszeiten und -abläufe bei anstehenden Revisionen lassen sich über die digitale Zeiterfassung einfacher dokumentieren und rechtssicher nachweisen.
Da zudem seit wenigen Jahren die Pflicht zur Zeiterfassung für die gesamte Belegschaft besteht, ist eine entsprechende Lösung im Zuge der betrieblichen Digitalisierung ohnehin unumgänglich. Hier ist je nach Größe und Komplexität des Projekts lediglich zu klären, auf welcher Seite die korrekte Zeiterfassung zu erfolgen hat.
Maximale Sicherheit im Umgang mit Personal
Die korrekte und präzise Aufzeichnung der Arbeitszeiten gibt auch allen am Projekt beteiligten Mitarbeitern das gute Gefühl, dass sich der Arbeitgeber um das persönliche Wohl bemüht. Dies sollte es erleichtern, die Belegschaft oder beteiligte Mitarbeiter an Ihrem nächsten Projekt von einer entsprechenden digitalen Lösung auf dem Handy zu überzeugen. Weitere Tipps rundum das Thema Personal im Projektmanagement finden Sie bei uns online!
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