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(Foto: ©Torbz – stock.adobe.com)
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Der Druck der Digitalisierung

Norbert Haab, Vertriebsleiter bei der GEDAK GmbH in Kempen, über innovative Softwarelösungen für den Mittelstand.



NRM: Herr Haab, die GEDAK GmbH bietet ihren Kunden DocXtrans. Was ist damit genau gemeint?

Norbert Haab: DocXtrans steht für eine neue innovative Softwarelösung im Bereich des Dokumentenmanagements. Mit unserer Lösung gehen wir einen Schritt weiter als die bisher üblichen Ansätze. Neben der reinen Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten nutzt unsere Software die Gelegenheit, bereits während des Scans die Dokumente zu analysieren. Wir überführen damit Merkmale und Inhalte der Dokumente in eine Datenbank, um echte Mehrwerte aus dem Prozess der Dokumentendigitalisierung zu gewinnen. Damit tauscht der Kunde nicht nur sein Papierarchiv mit einer Dokumentendatenbank, sondern erhält die Möglichkeit, weitere Kosten einzusparen und Prozesse zu optimieren. Einige unserer Kunden erhalten darüber hinaus Möglichkeiten, völlig neue Abläufe realisieren zu können, etwa im Bereich des Audits.

NRM: Warum ist Dokumentenkontrolle und -prüfung gerade heutzutage so wichtig?

Norbert Haab: Unternehmen stehen unter dem Druck der Digitalisierung. Einerseits wird die Archivierung von außen gefordert, andererseits müssen immer mehr Vorgänge mit weniger Ressourcen beherrscht werden. Die intelligente Kontrolle der Dokumente im digitalen Posteingang ist eminent wichtig, um bereits zu diesem Beginn des Gesamtprozesses die richtigen Schritte im Workflow zu sichern. So ist es z.B. erforderlich, die richtigen Dokumententypen zu erkennen und auch die Echtheit zu prüfen, um kostspielige Korrekturläufe zu einem späteren Zeitpunkt zu vermeiden. Um wirkliche Kosteneinsparungen zu realisieren und weitere Vorteile zu erzielen, ist neben der reinen Kontrolle auch eine tiefe Prüfung auf Inhalte machbar. Dokumentinhalte und Prüfergebnisse lassen sich direkt zu Beginn intelligent speichern und auch mit weiteren Daten aus dem Umfeld kombinieren.

NRM: Was sind Ihre Erfahrungen? Wissen alle Unternehmen um die Brisanz und die Bedeutung dieses Themas?

Norbert Haab: Viele Unternehmen lassen diese Aspekte leider zunächst außer Acht. Die Verantwortlichen wollen und müssen zunächst die Forderung der Archivierung zügig erfüllen und geben hier dem Projektdruck zu schnell nach. Es werden keine nachhaltigen Konzepte aufgestellt, die neben der allgemeinen Aufgabe der Digitalisierung auch die eigenen Anforderungen und Bedarfe sowie mögliche Folgeprozesse berücksichtigen. Hier kann man zu Beginn eines Projektes mit wenig Aufwand die richtigen Weichen stellen, um die Vorteile einer erweiterten Dokumentenmanagement-Lösung für das Unternehmen zu sichern.

NRM: An welche Art Firmen richtet sich Ihr Angebot?

Norbert Haab:  Unsere Lösung richtet sich an Firmen ab rund 100 Mitarbeitern aus Mittelstand und Industrie. Hierbei sind die Branchen Banken, Versicherungen, Dienstleister, Fertigungsunternehmen und Automobilzulieferer sowie Filialisten zu nennen. Überall dort, wo zahlreiche Vorgangsunterlagen relevant zu den Abläufen geprüft und verarbeitet werden müssen, ist unsere Lösung in der Lage, neben der Archivierung auch solche Verarbeitungsschritte zu automatisieren. So lassen sich Einreichungen bei Versicherungsunternehmen prüfen oder Serviceabrechnungen von Werkstätten kontrollieren. Die nachfolgenden Prozesse können abhängig vom Prüfergebnis nahezu vollautomatisch abgebildet werden.

NRM: Welche Vorteile haben die Unternehmen?

Norbert Haab: Neben der Erfüllung der digitalen Archivierung ergeben sich echte Zeit- und Kostenvorteile. Indem die inhaltliche Bearbeitung beim Anwender wegfällt und in unsere Lösung übertragen wird, können die Unternehmen eine erhebliche Anzahl von Vorgängen in kurzer Zeit abbilden. Das System kann eine Vielzahl von logischen Prüfungen auf Inhaltsebene durchführen, die Echtheit der Dokumente prüfen und auf die Kontrollergebnisse reagieren. Für den Einsatz des Prüfsystems lassen sich zu Beginn Vorgangstypen definieren und anlernen, sodass bei der folgenden Digitalisierung der Dokumente vorgangsabhängige Prüfungen möglich sind. Passen Dokument und Inhalt zum Vorgang? Je nach Ergebnis können wir entsprechende Prozessschritte ansteuern. Hier erreichen Unternehmen völlig neue Grade der Automatisierung aufgrund einer  Dokumentenprüfung.

NRM: Welche weiteren Möglichkeiten gibt es?

Norbert Haab: Unternehmen können die ausgelesenen Daten mit externen Daten vergleichen und anreichern. Darüber hinaus können ERP- und CRM-Systeme angebunden und die relevanten Dokumentendaten dorthin übertragen werden. Durch die Einbettung unserer Lösung können bestehende und neue Workflows realisiert werden. So lassen sich in den Bereichen Controlling und Audit schlankere und kostengünstigere Prozesse aufsetzen.

NRM: Können Sie Beispiele nennen, wie Kunden Ihr Angebot optimal nutzen?

Norbert Haab:  Einer unserer Kunden aus dem Mittelstand lässt im Zuge der digitalen Ablage die entsprechenden Belege rechnerisch nachprüfen. Unsere Software kann hierbei Einzelbeträge und Summen der Belege erkennen und nachrechnen. Zusätzlich nutzt der Kunde dies für entsprechende Tagesabschlüsse seiner Niederlassungen und für die Unterstützung seines Rechnungswesens.

NRM: Haben Sie ein weiteres Beispiel?

Norbert Haab: Ein weiterer Industriekunde setzt unser System europaweit in mehr als zehn Ländern ein, um seine Auditprozesse abzubilden. Für diesen Kunden fallen Personalkosten und Reisekosten in deutlichen Größenordnungen weg. Darüber hinaus ist der Umfang der Prüfung im Audit nicht mehr limitiert auf die eingesetzten Ressourcen, sondern kommt an die 100 Prozent heran. Es gibt nur noch eine Begrenzung seitens der teilnehmenden Partner und des Umfangs der Einreichungen. Unsere Lösung prüft hierbei derzeit rund 350.000 Vorgänge mit einer Million Belegen und steuert die Ergebnisse auf verschiedene Supportstufen aus. So werden hierbei nur rund 5.000 Vorgänge zur manuellen Nachbearbeitung zurückgegeben. Es fallen insgesamt vier Terrabyte-Datenvolumen an.

NRM: Welche Rolle spielt das Thema Datensicherheit?

Norbert Haab: Dieses Thema hat natürlich eine riesige Bedeutung. Wir arbeiten hierbei konform zu den aktuellen Datenschutz- und Datensicherheitsbestimmungen. Unsere Software arbeitet als SaaS-Lösung in einer Cloud. Das Hosting erfolgt ausschließlich in Deutschland in sicheren Rechenzentren. Neben dem Einsatz von Firewall-Systemen verfolgen wir alle bekannten Maßnahmen zur Einhaltung der IT-Datensicherheit wie Monitoring, Kompatibilitätstest, Einsatz redundanter Systeme, DDoS-Mitigation, Penetrationstests und einiges mehr. Alle Daten werden getrennt gehalten, sind zugangsgeschützt und verschlüsselt abgelegt. Ein externes Sicherheitsaudit ist jederzeit möglich und gewünscht.

Ausgabe 09/2017